Analisis de puesto (que es un analisis de puesto en recursos humanos)

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Analisis de puesto El analisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

Situaciones donde se necesita o recomienda el analisis de puesto

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un analisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organización
Cuando se crea nuevos puestos
Si se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos
Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.
La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, como remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra.

Datos que se reúnen en el analisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:

- Actividades del trabajo
- Actividades y procesos del trabajo.
- Registros de las actividades
- Procedimientos utilizados.
- Responsabilidad personal.
- Actividades orientadas al trabajador
- Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.
- Movimientos elementales para el análisis de métodos.
- Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
- Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
- Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
- Habilidades requeridas
- Desempeño del trabajo
- Análisis de error.
- Normas de trabajo.
- Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
- Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
- Condiciones físicas de trabajo.
- Requerimientos personales para el puesto
- Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad

Permite realizar una mejor selección del personal

Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.

Beneficios para los empleados

•Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.

•Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo

Elegir el administrador del programa de analisis de puesto

El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos, dirige la reunión de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del calendario de ejecución. Puede ser el gerente de recursos humanos o algún otro.

Sus funciones más importantes consisten en eliminar superposiciones en las descripciones, asegurar que éstas estén redactadas en un estilo uniforme, dirigir los métodos de revisión, corrección y aprobación, y cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos.

Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compañía, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de línea.El administrador del programa y los supervisores de línea deben tener una meta común y confianza mutua.

Algunas compañías se valen de un consultor externo para presentar un nuevo programa de descripción de puestos.Se los emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparación del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa.

Algunas compañías contratan al consultor para que actúe como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir métodos o proporcionar aquellos servicios críticos de que carece la compañía. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolución.

Proceso de obtención de información para el analisis de puestos

Esa compuesta por seis pasos que son:

- 1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la administración superior sea visible.
  2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
  3. Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos
  4. Reunir y organizar la información obtenida
  5. Revisar la información con los participantes
  6. Desarrollar una descripción y especificación de puesto

Problemas en la realización del analisis de puesto

Un paso importante en el analisis de puesto es la determinación precisa de las relaciones de dependencia dentro de la compañía. Por eso, el analista de puestos debe primeramente bosquejar la estructura organizacional en la que se encuentran todos los puestos.

Una manera de aclarar las relaciones y las localizaciones de todos los puestos es mediante la confección de organigramas. Aunque la mayoría de los empleados saben de quién dependen y quiénes les están subordinados, pueden surgir circunstancias que hagan difícil al analista de puestos definir las relaciones de dependencia, o ubicar puestos en un esquema de manera que resulte aceptable a la administración.

Esto ocurre porque ciertos empleados tienen responsabilidades mixtas. Mientras que un gerente supervisa algunas de sus tareas, otro gerente supervisa las demás. Esto ocurre con frecuencia en compañías pequeñas. Si los gerentes se ponen de acuerdo sobre la distribución de responsabilidades y la división del tiempo del empleado entre sus funciones, esta situación no impedirá un correcto análisis del puesto.

Otra situación que dificulta el análisis de puestos se plantea cuando un empleado desempeña dos puestos completamente diferentes, aun dependiendo del mismo gerente. Durante ciertas horas, el empleado desempeña un puesto, y otro en las restantes. El analista debe comprender que son dos puestos separados, y que cada uno debe describirse por separado. El hecho de que los dos sean desempeñados por una misma persona debe considerarse como una situación temporaria. A la larga, existirán dos puestos separados, cada uno ejercido por un empleado.

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