Auditoria y control de recursos humanos Importancia, técnicas y procesos

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Auditoria y control de recursos humanos La auditoría, en el sentido amplio de la palabra, es una herramienta que permite medir no sólo el estado actual de una determinada área, departamento, división o la corporación en su totalidad sino también señalar las brechas que existen para poder llegar al estado deseado con el fin de mejorarlas.

Por lo general, cuando se habla de auditoría pensamos automáticamente en el área de finanzas, ya que por ser, en la mayoría de los lugares, una obligación legal, se realiza con cierta regularidad.

Sin embargo, en el caso de Recursos Humanos, aunque no existe ese contexto jurídico, es ampliamente recomendada su aplicación.

Como cualquier auditoría, la auditoria y control de recursos humanos, es un proceso formal sistemático, que está diseñado para examinar las estrategias, políticas, procedimientos, documentación, estructura, sistemas y prácticas con respecto a la gestión de recursos humanos de la organización. Evalúa sistemática y científicamente las fortalezas, limitaciones y necesidades de desarrollo de los recursos humanos existentes desde el punto de vista más amplio de mejorar el desempeño organizacional.

Además, a diferencia de las auditorías financieras que son rutinarias, reguladas y estandarizadas, la auditoria y control de recursos humanos no es rutinaria y puede diseñarse para satisfacer las necesidades únicas de la organización en un momento determinado. La forma en que se lleva a cabo la auditoría puede variar desde encuestas autodirigidas hasta intervenciones de consultores externos.

Importancia y beneficios

Su importancia radica en el hecho de procurar, mediante su realización, que las actividades de recursos humanos de la corporación logren alinear las necesidades y objetivos del personal y al mismo tiempo pueda mantenerse en consonancia con los objetivos organizacionales.

Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes:

Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.
Identifica problemas de importancia crítica.
Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.
Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales

Auditoría de la estrategia corporativa

Los problemas no se confinan estrictamente al área del departamento de recursos humanos sino que son amplios. Por eso, se evalúa:

El uso de los procedimientos de personal por parte de los gerentes y
El efecto que esas actividades tienen sobre el personal
Las estrategias corporativas y la forma en que se relacionan con la sociedad en general la cual En todos los casos las decisiones de la cúpula directamente afectan al departamento de personal
El trabajo del departamento de recursos humanos

Los integrantes del departamento de personal pueden familiarizarse a fondo con la estrategia corporativa a través de entrevistas y pláticas directas con dirigente, cumple con su trabajo y el grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en relación con los planes estratégicos de la compañía

Pasos y procesos

El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de personal, y asegurarse de:

Identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad.
Determinar los objetivos que persigue cada actividad.
Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos.
Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y procedimientos.
Formular un seguimiento para el plan de acción.

Áreas que cubre la auditoría de la administración de recursos humanos

Areas que cubre

Sistema de información sobre la administración de personal
Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)
Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)
Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)
Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)
Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación)
Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea)

Es importante saber si los gerentes de línea están cumpliendo en forma adecuada tanto las políticas de la empresa, como los lineamientos legales.

Auditoría del nivel de satifacción de los empleados

Ellos adquieran mayor respeto por las actividades de personal cuando el departamento de recursos humanos los consulta y toma en cuenta sus opiniones y sus comentarios y éstos se ponen en práctica.

Siempre que los gerentes y supervisores de línea perciban que el departamento de personal contribuye a que logren sus metas y objetivos departamentales, la reacción tenderá a ser positiva y constructiva.

Los departamentos de recursos humanos que alcanzan sus objetivos adecuadamente se preocupan tanto por el logro de las metas de la empresa como por el logro de los objetivos individuales de las personas que la integran ya que si las necesidades de los empleados se descuidan, el ausentismo, los conflictos y la tasa de rotación tienden a aumentar.

Técnicas de investigación para la auditoría

El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a continuación:

Enfoque comparativo El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente .

Consultor externo. El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa

Enfoque estadístico. A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros.. Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos. El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

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Instrumentos para investigaciones de cómo se desempeña la función de administración de los recursos humanos en una organización

Los instrumentos más utilizados para la auditoria y control de recursos humanos son los siguientes:

Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la auditoría de la función de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas

Sondeos de opinión Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información.

Análisis históricos: Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los recursos humanos de la empresa. (Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud Auditoría de conflictos Auditorías de la compensación)

Información externa Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.. Las fuentes más confiables para obtener información especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cámaras de comercio

Investigación en el área de los recursos humanos Comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el empleo, la compensación, la seguridad y otros.

Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores Además, los resultados de estos experimentos no son conclusivos También podría existir una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento

Auditorías internacionales

Si se trata de auditorías internacionales, a mayor dificultad que experimenta el equipo de auditores consiste en determinar cuáles prácticas y actitudes del personal se originan en fuertes tradiciones culturales y cuáles son susceptibles de modificarse

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El informe de auditoría

Es una descripción global de las actividades de recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas en las áreas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como negativos, se considera más balanceado y logra mejor aceptación.

El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la información que se proporcionó a los gerentes de línea, así como a los especialistas de recursos humanos. Además de estos aspectos, se proporciona retroalimentación al gerente sobre aspectos como:

Las actitudes de los gerentes de línea y del personal en general respecto al departamento y los servicios que presta.
Una verificación de los objetivos y planes del departamento, con recomendaciones acerca de cómo alcanzarlos.
Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades que ayude a la toma de decisiones.

Gracias a la información que el informe de la auditoría de los recursos humanos contiene, el gerente de personal puede adoptar una perspectiva global respecto a la función que está desempeñando. Además de resolver los problemas generales, puede concentrarse en los que permitirán que su área efectúe una contribución definitivamente mejor a la corporación.

Gracias al informe de auditoría, el gerente de personal puede establecer un calendario de actividades, así como prioridades para el nuevo periodo de trabajo que será evaluado una vez más durante la próxima auditoría de personal. Si desea conocer más sobe la auditoria y control de recursos humanos, puede fomular su pregunta en la sección de comentarios.