Descripción de puesto de analista de procesos: misión, funciones y requisitos

El puesto en su contexto

El puesto tiene un rasgo que lo distingue de casi cualquier otro: su producto no es un entregable, es un cambio en cómo trabajan otras personas. Eso significa que el análisis más impecable no vale nada si el rediseño no se adopta, y que el factor decisivo del éxito no es metodológico —es tener acceso a quien puede ordenar el cambio—.

La segunda particularidad está en el levantamiento. El proceso documentado y el proceso real casi nunca coinciden, y la diferencia no es descuido: suele ser una adaptación razonable a una restricción que el documento ignora. Un analista que trata esa diferencia como incumplimiento pierde la información más valiosa disponible y, además, la colaboración de quien la tenía.

Ficha del cargo

La ficha describe el cargo, no a la persona que lo ocupa. Es la distinción que sostiene todo lo demás: un puesto se define por el trabajo que hay que hacer, y no por lo que sabe hacer quien está hoy en él. El procedimiento para obtener estos datos —los cuatro métodos y el punto ciego de cada uno— está en análisis de puesto.

Qué no es este puesto

No es el responsable del proceso. El analista documenta, mide y propone; ordenar el cambio y responder de su resultado corresponde a quien tiene la autoridad sobre el área. Cuando una descripción atribuye a este puesto la responsabilidad de la mejora sin darle esa autoridad, produce un puesto que responde de lo que no puede decidir.

Tampoco es un puesto de sistemas de información, aunque a menudo se le encargue la automatización. Automatizar un proceso mal diseñado lo hace más rápido y más difícil de corregir; el orden correcto es rediseñar y después automatizar, y conviene que la descripción no invierta esa secuencia.

Funciones

Enunciadas con el verbo de la acción que se ejecuta y con su resultado, que es lo que permite evaluarlas después. Una función redactada como área de interés —«apoyo a la gestión de»— no se puede evaluar ni delegar.

1. Levantar el proceso tal como se ejecuta, mediante observación directa y entrevista con quien lo ejecuta, no solo con quien lo dirige.
2. Documentar el flujo con la notación acordada, incluidas las excepciones que se tramitan de forma distinta.
3. Medir el rendimiento del proceso: tiempo de ciclo, tiempo de espera, volumen, retrabajo y puntos de decisión.
4. Identificar las actividades que no aportan valor al resultado y las que existen por una razón que ya no opera.
5. Proponer el rediseño con el efecto esperado cuantificado y los supuestos declarados.
6. Acordar con el responsable del área la implantación y su calendario.
7. Verificar el resultado tras la implantación comparando la medición posterior con la anterior.
8. Mantener la documentación de procesos actualizada y accesible para quien los ejecuta.

Requisitos

Formación. Titulación universitaria en ingeniería, administración o equivalente. Formación acreditada en análisis y modelado de procesos.

Experiencia. Dos años en análisis de procesos con al menos un rediseño implantado y con resultado medido después de la implantación.

Competencias exigibles:

• Modelado de procesos con una notación estándar
• Medición de tiempos y de volúmenes, y análisis de los datos obtenidos
• Conducción de entrevistas de levantamiento sin que se perciban como una inspección
• Cuantificación del efecto esperado de un cambio, con supuestos separados del cálculo
• Redacción de documentación de proceso legible para quien lo ejecuta

Los requisitos formulados como mínimos innegociables reducen las candidaturas recibidas más de lo que mejoran su ajuste, y lo hacen de forma desigual: el efecto sobre las candidaturas femeninas está documentado. Conviene separar lo que hay que saber el primer día de lo que se aprende en el puesto — reclutamiento y selección desarrolla el criterio.

Grupo ocupacional y retribución

Este puesto se encuadra en el grupo Otros técnicos y profesionales científicos e intelectuales de la Clasificación Nacional de Ocupaciones. La atribución es propia y revisable: la clasificación ordena ocupaciones y no denominaciones de puesto, de modo que una misma denominación puede corresponder a grupos distintos según el contenido real del cargo.

La cifra corresponde al grupo, no al puesto. Sirve para establecer si una retribución concreta está fuera de toda proporción respecto a su grupo; no para fijarla. Y una advertencia aritmética que cambia la lectura de cualquier promedio: la media queda por encima de la mediana porque las retribuciones altas la desplazan, así que la mitad de los asalariados gana menos que la mediana.

La distribución por comunidad autónoma y por percentiles está en mercado laboral en España, y la localización de una denominación concreta dentro de los grupos, en la herramienta de grupos ocupacionales. Cómo se traduce un grupo en una banda salarial interna coherente: administración de compensación.

Otros puestos del mismo grupo de ocupación

La cifra salarial de arriba corresponde al grupo Otros técnicos y profesionales científicos e intelectuales, no a este puesto en particular, de modo que se aplica igualmente a los siguientes:

• Analista programador
• Analista financiero
• Contador
• Analista de control de calidad

Qué ha cambiado en el puesto

El puesto ha ganado peso por una razón indirecta: no se puede automatizar lo que no está descrito. Cada decisión sobre herramientas —un gestor documental, un sistema de gestión, cualquier flujo automatizado— obliga previamente a levantar el proceso tal como se ejecuta, y ese levantamiento es exactamente lo que este puesto hace. La consecuencia es que su trabajo ha pasado de producir manuales que nadie leía a producir el insumo de una inversión, con la atención que eso conlleva. Lo que no ha cambiado es su condición de fracaso: sin acceso a quien tiene autoridad para modificar el proceso, el análisis termina en un informe descriptivo. Una descripción del cargo que no fije ese acceso está describiendo un puesto que no podrá cumplir su misión. Ese acceso conviene enunciarlo como una atribución concreta —a qué comité asiste, a quién puede convocar— y no como una expectativa de colaboración, que es la forma en que suele quedar escrito y la razón de que no se cumpla.

Indicadores de desempeño

Verificables y propios de este cargo. Un indicador que no se pueda comprobar con un dato existente produce una evaluación basada en impresión, con las consecuencias que eso tiene sobre la retribución y la promoción: evaluación de puestos.

• Proporción de rediseños propuestos que se implantan, que mide si el trabajo llega a producir efecto
• Mejora medida después de la implantación frente a la prevista, con la medición previa conservada
• Permanencia del cambio a los seis meses: cuántos procesos rediseñados siguen ejecutándose así
• Proporción de la documentación de procesos que corresponde a la práctica real, comprobada por muestreo

Errores al redactarla

Encargar el análisis sin acceso a quien decide. El producto de este puesto es un cambio en el trabajo de otros. Sin interlocución con quien puede ordenarlo, el análisis se archiva y el puesto se convierte en documentalista.

Levantar el proceso hablando solo con quien lo dirige. El proceso documentado y el real casi nunca coinciden, y la diferencia está en la cabeza de quien lo ejecuta. Omitir esa fuente produce un rediseño que choca con la realidad en la primera semana.

Pedir automatización antes que rediseño. Automatizar un proceso mal diseñado lo hace más rápido y más difícil de corregir. La descripción debe fijar la secuencia, porque la presión suele ir en el sentido contrario.

Preguntas frecuentes