Analista de procesos o de operaciones Funciones, que hace y perfil de puesto

Analista de procesos  Cada vez más, las organizaciones comienzan a observar la importancia de la inversión continua en la transformación empresarial, la gestión del cambio y la mejora de sus procesos con el fin de seguir siendo competitivas.

Esa evolución es necesaria para la supervivencia de las propias organizaciones en este mundo moderno.  De allí que se requiera lanzar nuevos productos y servicios, lo que significa que se deben implementar nuevos procesos comerciales para respaldarlos.

Esa es la razón por la cual el puesto de analista de procesos u operaciones sea cada día más frecuente, pero, entonces, surgen las siguientes preguntas: ¿que hace un analista de procesos? ¿Cuáles son las habilidades esenciales que debe poseer? ¿Y cómo se pueden aplicar estas habilidades en un sentido práctico para lograr objetivos comerciales estratégicos?

Para aclarar estas preguntas, a continuación, se detallan las funciones, que hace y el perfil de puesto de un analista de procesos u operaciones el cual puede ser tomado como modelo a la hora de preparar una descripción de puesto en la organización que lo requiera.

.

Perfil de puesto de analista de procesos

Título del Puesto: Analista de Procesos
Gerencia Ejecutiva: Operaciones
Gerencia: Desarrollo
Reporta a: Gerente de Desarrollo
Supervisa a: N/A

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DEL ANALISTA DE PROCESOS
Misión del Puesto:
Velar por la eficiencia operativa de la organización a través de una revisión continua y permanente actualización de los procesos, así como su debida documentación, manteniendo un enfoque de calidad, trabajo en equipo y servicio al cliente.

Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Establecer, en conjunto con la Gerencia de Desarrollo, los objetivos y el presupuesto anual para su gestión y garantizar su cumplimiento.
2. Administrar los recursos del departamento con el fin de lograr las metas establecidas.
3. Asesorar a la Gerencia de Desarrollo y a la alta gerencia de la organización en aspectos relacionados a su gestión.
4. Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de trabajo relacionadas a la creación, redacción, documentación y actualización de las políticas, normas, métodos, procedimientos, técnicas y sistemas utilizados por las diferentes áreas funcionales de la organización.
5. Efectuar análisis continuo y diagnósticos de los diversos procesos realizados, tanto a nivel interno como de las áreas de negocios de la empresa, con el fin de proponer posibles mejoras a los mismos, velando por la mejora continua en los servicios ofrecidos a los clientes, la eficiencia operativa y la reducción en los costos.
6. Diseñar y dar seguimiento, en conjunto con los dueños de los procesos, a la implementación de las mejoras aprobadas para obtener retroalimentación y asegurar su funcionalidad.
7. Elaborar, mantener actualizados y debidamente documentados los instructivos o manuales de los procesos realizados en la organización.
8. Crear, actualizar y participar en las pruebas de los planes de contingencia para asegurar la operación continua de los servicios, en conjunto con el áreas de Desarrollo, Producción, Seguridad e infraestructura Tecnológica.
9. Participar en el desarrollo de nuevos proyectos en materia de métodos, procedimientos y técnicas, así como para levantar y documentar los instructivos o manuales operativos de los procesos relacionados a nuevos sistemas, proyectos o servicios.
10. Velar por el cumplimiento de políticas y procedimientos relacionados a su gestión.
11. Elaborar, documentar y actualizar, en conjunto con los responsables, el reglamento operativo de cada uno de los servicios.
12. Presentar reportes periódicos a la Gerencia de Desarrollo sobre los resultados de su gestión.
13. Realizar cualquier otra función asignada al puesto.

FACTORES DETERMINANTES
Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones desempeñadas en el puesto.
Mediano (Mediano Alto)

IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el logro de sus metas estratégicas.
Mediano (Mediano Bajo)
Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo y realizar las funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la educación formal y/u otros medios de instrucción.

Licenciatura en el área correspondiente, o tener conocimientos técnicos y/o administrativos equivalentes. Dominio parcial del idioma inglés.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el trabajo de analista  de procesos de manera satisfactoria. Puede ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o indispensable.
De 1 a 3 años

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS
Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de investigación, tornería, soldadura, etc.

Hasta 1 año en puestos que requieren de conocimiento técnico especializado

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto para que la persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente. (Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura organizacional, etc.).
De 3 a 6 meses

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión, análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

INNOVADOR (Innovador Bajo). Requiere de la búsqueda e investigación de elementos nuevos que deban ser considerados para el diseño de soluciones poco comunes.

AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar. Guiado por políticas generales y marcos de referencia amplios (Baja).

INTENSIDAD
Presión ejercida sobre el puesto para el logro los resultados. Puede darse por la trascendencia e importancia de las decisiones; la caducidad o carencia de insumos, productos o servicios que maneja; el ritmo o cantidad de trabajo; y por el cumplimiento con límites de tiempo y/o estándares de calidad requeridos por los clientes internos y externos.

RELATIVA (Relativa Media). En circunstancias determinadas hay cierta presión sobre el ocupante.
ACTIVOS
Magnitud de los perjuicios causados por distracción no intencionada del empleado (deterioro, pérdida o alteración de los bienes, valores o equipos manejados por el puesto). Considerar: el límite hasta el cual el perjuicio es controlado por el empleado, los controles a los que está sujeto el empleado por parte de terceros o por fuerza de los métodos de trabajo, la frecuencia con que está sujeto a cometer errores por la naturaleza del trabajo y la consecuencia de los errores.
Responsabilidad moderada por la protección de activos, equipo o prestigio de la organización (Baja).

RELACIONES INTERNAS
Interacción entre las personas de la organización manifestada en la comunicación, colaboración y trabajo en equipo.

INFLUENCIA (Influencia Baja). Comunicación, influencia y convencimiento de otros miembros de la organización para lograr la aceptación efectiva de ideas y cambios.

Proveedores internos Productos y servicios que recibe
Todas las áreas funcionales Información sobre la forma en la que se desarrollan los procesos

Clientes internos Productos y servicios que entrega
Auditor de Sistemas Procedimientos desarrollados
Todas las áreas funcionales Recomendaciones de mejoras a los procesos

RELACIONES EXTERNAS
Interacción con clientes, proveedores, autoridad y organismos externos, para el logro de los objetivos del puesto.

INTERCAMBIO (Intercambio Alto). Relaciones de comunicación, orientación, asesoría y apoyo.

Proveedores Externos Productos y servicios que recibe
N/A N/A

Clientes Externos Productos y servicios que entrega
Instituciones Financieras Reglamento Operativo de los Servicios

.

Conozca también

Descripción de puesto de Analista de Control de Calidad (ejemplo)

Descripción de puesto de analista programador (ejemplo)

Perfil de puesto de gerente de seguridad informática (ejemplo)

Descripción de puesto de asistente administrativo (ejemplo)

Descripción de puesto de gerente de recursos humanos