Gerente administrativo y finanzas (perfil, funciones y descripción de puesto)

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Gerente administrativo Este documento contiene un ejemplo de descripción de puesto o cargo de gerente de administración y finanzas el cual puede ser tomado como modelo para su preparación en la organización que lo requiera.

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Descripción de puesto de gerente de administración y finanzas

GENERALES DEL PUESTO
Título del Puesto: Gerente administrativo y de finanzas
Gerencia Ejecutiva: Servicios Compartidos
Gerencia: Finanzas y Administración
Reporta a: Gerente Ejecutivo de Servicios Compartidos
Supervisa a: Contador y Analista Financiero

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Misión del Puesto:
Planear y dar seguimiento a la gestión financiera de la empresa y suministrar oportunamente información válida y confiable sobre el rendimiento de las operaciones que permita la toma de decisiones, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.
Garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina y óptimo estado de las instalaciones físicas de la empresa.

Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Definir, en conjunto con la Gerencia Ejecutiva de Servicios Compartidos, la fijación y conducción de las políticas y estrategias para las actividades financieras de la empresa, dentro de las directrices fijadas por la Gerencia General y Junta Directiva, y de acuerdo a las estrategias del negocio.
2. Establecer y velar por el cumplimiento de políticas y procedimientos para las actividades de las áreas que se encuentran bajo su responsabilidad, así como de los controles internos financiero-contables para toda la organización.
3. Asesorar a la Gerencia Ejecutiva de Servicios Compartidos y a la Gerencia General en aspectos relacionados a su gestión.
4. Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de finanzas (tesorería, contabilidad, presupuesto, administración de efectivo, análisis financiero, costos e impuestos), garantizando el cumplimiento de las regulaciones establecidas tanto a nivel nacional, internacional, como interno de la empresa.
5. Proveer, a requerimiento de la Gerencia General, Gerencias Ejecutivas y Gerencias de Marcas, información financiera del negocio y de las marcas (rentabilidad, costos por producto, análisis de ingresos y gastos, etc.) para la toma de decisiones.
6. Preparar informes financieros periódicos y analizar variaciones significativas con relación a períodos anteriores.
7. Consolidar el presupuesto anual de la empresa y llevar el seguimiento y control de la ejecución del mismo.
8. Planear y coordinar las actividades de administración de la oficina como mantenimiento de las instalaciones, administración de contratistas, administración de las pólizas de seguro, control y pago a proveedores de servicios públicos, compras, entre otros.
9. Hacer recomendaciones a la Gerencia General y/o tomar acciones, dentro de su nivel de responsabilidad, para colocar los fondos y obtener el mejor rendimiento de las cuentas de inversión de la organización.
10. Establecer y analizar indicadores de gestión de su área y formular estrategias acordes con las mejores prácticas de la industria.
11. Realizar las funciones de administración del personal bajo su mando, de acuerdo a las políticas y procedimientos de Recursos Humanos, tales como: control de asistencia, planificación y control de vacaciones, identificación de necesidades de capacitación, evaluación de personal, acciones disciplinarias, entre otras.
12. Garantizar la disponibilidad de recursos a las áreas bajo su cargo, con el fin de que se puedan ofrecer servicios de alta calidad de forma oportuna y efectiva.
13. Presentar reportes periódicos a la Gerencia Ejecutiva de Servicios Compartidos sobre los resultados de su gestión.
14. Asegurar que se mantengan los adecuados archivos y/o registro sobre la información financiera–contable de la empresa.
15. Recibir, responder e implementar los cambios aprobados como resultado de las auditorias realizadas al área bajo su gestión.
16. Participar en el desarrollo de nuevos proyectos.
17. Realizar cualquier otra función asignada al puesto.

FACTORES DETERMINANTES

Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones desempeñadas en el puesto Alto (Alto Bajo)

IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el logro de sus metas estratégicas.
Alto (Alto Bajo)
Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo de gerente administrativo y realizar las funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la educación formal y/u otros medios de instrucción.

Licenciatura en el área correspondiente, o tener conocimientos técnicos y/o administrativos equivalentes. Pleno dominio del idioma inglés.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el puesto de gerente administrativo de manera satisfactoria. Puede ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o indispensable. De 3 a 5 años

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS
Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de investigación, tornería, soldadura, etc. De 1 a 3 años en puestos que requieren de conocimiento técnico especializado

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto de gerente administrativo para que la persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente. (Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura organizacional, etc.).De 1 a 3 meses

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión, análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

INNOVADOR (Innovador Alto). Requiere de la búsqueda e investigación de elementos nuevos que deban ser considerados para el diseño de soluciones poco comunes.
Responsabilidad

AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar.

Guiado por políticas generales y marcos de referencia amplios (Medio).

INTENSIDAD
Presión ejercida sobre el puesto de gerente administrativo para el logro los resultados. Puede darse por la trascendencia e importancia de las decisiones; la caducidad o carencia de insumos, productos o servicios que maneja; el ritmo o cantidad de trabajo; y por el cumplimiento con límites de tiempo y/o estándares de calidad requeridos por los clientes internos y externos.

RELATIVA (Relativa Media). En circunstancias determinadas hay cierta presión sobre el ocupante.
ACTIVOS
Magnitud de los perjuicios causados por distracción no intencionada del empleado (deterioro, pérdida o alteración de los bienes, valores o equipos manejados por el puesto). Considerar: el límite hasta el cual el perjuicio es controlado por el empleado, los controles a los que está sujeto el empleado por parte de terceros o por fuerza de los métodos de trabajo, la frecuencia con que está sujeto a cometer errores por la naturaleza del trabajo y la consecuencia de los errores.
Responsabilidad alta por la protección de activos, equipo o prestigio de la organización (Bajo).

RELACIONES INTERNAS
Interacción entre las personas de la organización manifestada en la comunicación, colaboración y trabajo en equipo.

INFLUENCIA (Influencia Baja). Comunicación, influencia y convencimiento de otros miembros de la organización para lograr la aceptación efectiva de ideas y cambios.

Proveedores internos Productos y servicios que recibe
Gerencias Ejecutivas Información financiera sobre el manejo de las marcas, presupuestos, pagos a proveedores, costos y gastos.
Todas las áreas funcionales de la empresa Necesidades en el mantenimiento de instalaciones y administración de la oficina

Clientes internos Productos y servicios que entrega
Gerencias Ejecutivas y Gerencia General Información financiera sobre el manejo de presupuestos, rentabilidad de los negocios, manejo del flujo de efectivo de la empresa, movimientos y transacciones contables, entre otras.
Gerencia de Recursos Humanos Información relacionada a la planilla de empleados
Todas las áreas funcionales de la empresa Servicios de administración de la oficina e instalaciones

RELACIONES EXTERNAS
Interacción con clientes, proveedores, autoridad y organismos externos, para el logro de los objetivos del puesto.

NEGOCIACIÓN (Negociación Alta). Acciones que conducen a transacciones.

Proveedores Externos Productos y servicios que recibe
Bancos Servicios financieros para las empresa
Auditores Externos Servicios de auditoría financiera y contable
Servicios – Proveedores Servicios productos requeridos para el mantenimiento de la oficina

Clientes Externos Productos y servicios que entrega
Accionistas (Bancos) Información financiera del negocio

OPTIMIZACIÓN
Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.

MODIFICACIÓN (Modificación Alta). Identificación, evaluación y aplicación de alternativas de cambio.

NIVEL DEL PERSONAL SUPERVISADO DIRECTAMENTE
Amplitud de los deberes de dirección, supervisión y control del trabajo de subalternos que le reporten directamente, considerando el nivel del personal subordinado. Supervisa a personal profesional o a supervisores de grupos pequeños, en actividades homogéneas.

CANTIDAD DE PERSONAL SUPERVISADO
Número de personas supervisadas directa e indirectamente.Ejerce supervisión sobre 1 a 5 personas.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Magnitud de los problemas, daños o perjuicios que puede ocasionar un empleado por revelar información confidencial o cometer una indiscreción en el manejo de información confidencial.

Pueden causarse cuantiosos daños u obligaciones contingentes de relativa magnitud y trascendencia, por indiscreciones o por manejo inadecuado de la información confidencial.
Esfuerzo y Condiciones de Trabajo

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESFUERZO FÍSICO
Circunstancias y ambiente físico en los cuales se desarrolla el trabajo de gerente administrativo, así como la propia naturaleza del mismo. Se pueden manifestar en una gama de condiciones: cómodas, higiénicas, seguras, hasta incómodas, insalubres y con alto riesgo.
El trabajo se desarrolla en instalaciones cómodas, higiénicas y seguras. Muy poca actividad física.

COMPETENCIAS
Las competencias asociadas a la posición de gerente administrativo se listan a continuación. Las competencias remarcadas en letra negrita son consideradas de relevancia para este puesto de trabajo.

Organizacionales
Orientación a Resultados
Habilidad para obtener resultados y lograr metas a través del establecimiento de objetivos que contengan retos, emprender situaciones nuevas, asumir responsabilidades, tomar riesgos y superar las dificultades del medio.
Calidad y Optimización
Es la capacidad para contribuir en las mejoras de los procesos, la estructura y resultados de la organización mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio al cliente, la reducción de los costos y la modernización de los procesos.
Orientación al Cliente
Es la continua disposición a entregar un servicio de calidad que responda a las necesidades del cliente, ofreciendo un valor agregado que supere sus expectativas.
Trabajo en Equipo
Es la capacidad para mantener relaciones eficientes de colaboración con su grupo de trabajo y con otros grupos funcionales con el fin de producir resultados superiores a los que individualmente pudieran ser logrados, siguiendo las estrategias de la organización.

Gerenciales
Liderazgo
Es la capacidad para desarrollar una visión, desafiar los procesos rutinarios e innovar, para influir y transformar el ambiente y las condiciones establecidas.
Toma de Decisiones
Es la capacidad para definir y ejecutar acciones, asumiendo las responsabilidades y los riesgos implícitos que ello conlleva.
Planificación y Organización
Es la capacidad para definir objetivos, desarrollar estrategias y administrar recursos de manera sistemática y eficiente, con el fin de lograr las metas corporativas, de las áreas funcionales o grupos de trabajo.
Administración del Capital Humano
Es la capacidad para dirigir, orientar y desarrollar a otros propiciando un clima satisfactorio y de compromiso profesional, que haga de la administración del capital humano un factor estratégico dentro de la organización.

Funcionales
Comunicación
Es la capacidad para relacionarse provechosamente con los demás dentro de la empresa. Incluye la habilidad para expresar claramente las ideas, escuchar atentamente y comprender lo que otros manifiestan, así como la habilidad para influir en la toma de decisiones, resolución de conflictos y el establecimiento de acuerdos productivos.
Manejo de la Presión
Es la capacidad para lograr resultados en situaciones estresantes, manteniendo los estándares de calidad del trabajo.
Proceso Analítico
Es la capacidad para efectuar análisis de manera sistemática y racional, para llegar a conclusiones a partir de un conjunto de datos. Incluye la habilidad para percibir y analizar elementos significativos, evaluar situaciones y crear alternativas para encontrar soluciones viables y efectivas a problemas.
Conocimientos Específicos y Utilización de Metodologías y Herramientas
Es el grado de especialización y conjunto de experiencias que permiten el dominio de métodos, técnicas, procedimientos y equipos necesarios para el cumplimiento de las funciones. Incluye el aprendizaje de nuevas habilidades, conocimientos y metodologías.
Persuasión y Negociación
Es la capacidad para influir y establecer relaciones de intercambio recíproco con el cliente interno y el cliente externo en el cumplimiento de sus funciones.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y UTILIZACIÓN DE METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS

Habilidades gerenciales (manejo de presupuesto, análisis de estados financieros, planeación estratégica, entre otras).
Conocimiento en Sistemas de Calidad y Servicio.
Dominio de MS Windows a nivel de usuario.
Conocimiento del ciclo completo de Contabilidad.
Dominio de MS Office (Word, Excel, Power Point).
Conocimientos en técnicas y herramientas modernas de administración (programas computacionales y técnicas afines al puesto).
Dominio de MS Outlook (e-mail).
Conocimiento en sistemas computacionales de manejo financiero.
Conocimiento del funcionamiento de la Banca del país y el extranjero.