Capacitacion en recursos humanos (rrhh) o de personal (que es y etapas)

Capacitacion Para poder tener un concepto claro sobre la capacitación, es necesario diferenciarlo del entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento es  la preparación que se sigue para desempeñar una función.

Mientras que el adiestramiento es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad.

En cambio, capacitación es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de una actividad  Se puedo señalar, entonces, que el concepto capacitación es mucho más abarcador.

La capacitacion en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona. Bajo este marco, la capacitación busca básicamente:

• Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la organización.
• Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mínimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitación organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

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Beneficios de la capacitación para las organizaciones

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitacion se pueden enumerar los siguientes

• Crear mejor imagen de la empresa
• Mejora la relación jefe subordinado
• Eleva la moral y la motivación de la fuerza de trabajo
• Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

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Beneficios de la capacitación para los trabajadores

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitación están:

• Elimina los temores de incompetencia
• Sube el nivel de satisfacción con el puesto
• Desarrolla un sentido de progreso

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Etapas de la capacitacion

Identificar y evaluar las necesidades El primer paso para desarrollar un programa de capacitación es identificar y evaluar las necesidades. Es posible que las necesidades de capacitación de los empleados ya estén establecidas en los planes estratégicos, de recursos humanos o de desarrollo individual de la organización. Si está creando el programa de capacitación desde cero (sin objetivos predeterminados), deberá evaluar en qué áreas enfocarse.

Establecer objetivos de formación organizativa: Las evaluaciones de las necesidades de capacitación (organizativas, de tareas e individuales) identificarán cualquier brecha en sus iniciativas de capacitación actuales y en los conjuntos de habilidades de los empleados. Estas brechas deben analizarse, priorizarse y convertirse en los objetivos de capacitación de la organización. El objetivo final es cerrar la brecha entre el desempeño actual y el deseado mediante el desarrollo de un programa de capacitación. A nivel de los empleados, la capacitación debe coincidir con las áreas de mejora, que se pueden identificar de manera integral a través de evaluaciones y comentarios 360.

Cree un plan de acción de capacitacion: El siguiente paso es crear un plan de acción integral que incluya teorías de aprendizaje, diseño instruccional, contenido, materiales y otros elementos de capacitación. También deberían detallarse los recursos y los métodos de impartición de formación. Al desarrollar el programa, también es necesario considerar el nivel de capacitación y los estilos de aprendizaje de los participantes. Muchas empresas ponen a prueba sus iniciativas y recopilan comentarios para realizar ajustes mucho antes de lanzar el programa en toda la empresa.

Implementar iniciativas de capacitacion: La fase de implementación es donde el programa de capacitación cobra vida. Las organizaciones deben decidir si la capacitación se impartirá internamente o se coordinará externamente.

La implementación del programa debe considerar el compromiso de los empleados y los objetivos de aprendizaje de los KPI, así como planificar a fondo la programación de las actividades de capacitación y cualquier recurso relacionado (instalaciones, equipos, proceso de creación de cuestionarios, etc.). A continuación, se lanza, promueve y realiza oficialmente el programa de formación. Durante la capacitación, se debe monitorear el progreso de los participantes para asegurar que el programa sea efectivo.

Evaluar y revisar la formación: Como se mencionó en el último segmento, el programa de capacitación debe monitorearse continuamente. Al final, se debe evaluar todo el programa para determinar si fue exitoso y cumplió con los objetivos de capacitación.

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Análisis situacional de la organización para la capacitacion

Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a ofrecer al público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen

El éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración de los elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función específica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateniendo a un objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su que hacer, éstos se refieren a las condiciones sociales, económicas, culturales, educativas y físicas del contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe representar para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda.

La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio ambiente y del mismo centro de trabajo.

Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar la situación real que en términos generales prevalece en el centro de trabajo.

El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la primera fase del proceso capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividad posteriores.

Por lo anterior, éste debe reflejar información sobre:

• Misión, objetivos y metas laborales
• Proceso productivo
• Estructura organizacional
• Funciones y líneas de autoridad
• Recursos disponibles
• Clientes y proveedores
• Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la componen.

Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitación

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La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser satisfechas con la misma.

Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en cuanto al desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción, formación, actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan indicadores que guiarán el curso de las acciones de capacitación; por lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso.

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Diagnóstico de Necesidades

La determinación de necesidades de capacitacion es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

• Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación son:
• Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos
• Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo, desperdicio.
• Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.
• Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización de máquinas y equipo.

La capacitacion que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las características del diagnóstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán sustancialmente de la veracidad de la información.

Factores que provocan necesidades de capacitación

• Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados
• Trabajadores transferidos o ascendidos
• Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo
• Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa
• Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la organización.

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Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situación que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

• Localización de necesidades reales a satisfacer
• Determinación de perfiles depuesto y/o actualización de los mismos.
• Identificación clara del universo a capacitar, número de trabajadores, áreas y puestos.
• Definición de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
• Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida
• Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las acciones que se programen

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