Introducción a la administración de recursos humanos: definición, funciones y ubicación en la organización

La administración de recursos humanos reúne las decisiones que una organización toma sobre las personas que trabajan en ella. No es una sucesión de tareas independientes: casi todas descansan sobre una misma pieza, la descripción de lo que cada puesto comprende.

Definición

La administración de recursos humanos es el conjunto de funciones mediante las cuales una organización obtiene, mantiene y desarrolla a las personas que necesita para operar. La definición es amplia a propósito, porque el campo lo es: abarca desde la formalización de un contrato hasta la previsión de las capacidades que harán falta dentro de tres años.

Conviene una precisión sobre el nombre. «Administración de personal» fue la denominación dominante mientras la función era sobre todo contractual y retributiva; «recursos humanos» se impuso al incorporar la selección, la formación y el desarrollo; «gestión de personas» y «gestión del talento» subrayan el lado no administrativo del mismo campo. Los términos han cambiado más que las operaciones, que siguen siendo reconociblemente las mismas.

Las funciones que comprende

Ocho materias componen el conjunto, y el orden en que se presentan aquí no es alfabético: es el orden en que se aplican en una organización, porque cada una necesita el producto de la anterior.

La planeación establece cuántas personas y con qué capacidades harán falta. El análisis de puesto describe con precisión cada uno de esos perfiles y es la pieza documental sobre la que se apoya casi todo lo demás. El reclutamiento y la selección cubren los puestos. La capacitación cierra la distancia entre lo que el puesto exige y lo que la persona aporta al incorporarse. La evaluación de puestos ordena los cargos entre sí según su contribución, y la administración de compensación traduce ese orden en cifras. Las competencias atraviesan el conjunto: aparecen en el perfil, en las pruebas de selección, en el diagnóstico formativo y en los criterios de valoración.

A esas siete se añade la administración propiamente dicha —contrato, nómina, cotización, registro— que es la única obligatoria y por eso la primera que cualquier organización ejerce, aunque no tenga a nadie dedicado a ella.

Cómo llegó a ser lo que es

La secuencia histórica explica por qué la función se encuentra en estados tan distintos según la organización. Empezó como oficina de personal, ocupada del contrato y del pago. Incorporó después la selección y la formación, cuando la escasez de determinados perfiles hizo que reclutar bien tuviera consecuencias visibles. Añadió más tarde la valoración de puestos y las estructuras salariales, al crecer el tamaño de las organizaciones hasta el punto en que las decisiones individuales dejaron de poder explicarse una por una.

Una organización concreta puede estar en cualquiera de esas etapas con independencia del año en que viva, y eso importa al leer cualquier manual: describen el conjunto completo, no lo que a cada organización le corresponde hacer a continuación.

El recorrido histórico completo, etapa por etapa, está en las etapas de la administración de recursos humanos.

Dónde se sitúa en la organización

La dependencia jerárquica del área dice bastante sobre cómo se la entiende. Adscrita a administración o a finanzas, el peso recae en el control del coste de personal. Adscrita a dirección general, en la estructura y en las capacidades. Ninguna de las dos ubicaciones es incorrecta, pero determina qué decisiones se le consultan y cuáles se le comunican una vez tomadas.

Hay un reparto que conviene explicitar porque su ausencia genera fricción constante: la función no ejerce la gestión de las personas, la sostiene. Quien decide sobre el trabajo diario, quien observa el desempeño y quien enseña en el puesto es el responsable de área. El área de recursos humanos aporta el procedimiento, los criterios y la coherencia del conjunto. Cuando decide en lugar de los responsables, produce decisiones que después nadie aplica.

Qué no comprende la función

Delimitar hacia fuera aclara más que enumerar hacia dentro. La administración de recursos humanos no es asesoría jurídica laboral: aplica la norma y reconoce cuándo un asunto excede su criterio, momento en el que la decisión corresponde a quien responde de ella con firma profesional. Tampoco es la gestión de la nómina, aunque durante décadas se confundieran: el cálculo y el ingreso son una operación administrativa externalizable, mientras que la política retributiva que determina qué se paga y por qué no lo es. Y no es el área que decide sobre las personas de otros departamentos: aporta el procedimiento y los criterios, y quien decide es quien dirige.

La distinción no es formal. Las tres confusiones producen el mismo efecto observable —una función ocupada en tareas que no requieren su criterio y ausente de las decisiones que sí— y explican por qué en algunas organizaciones el área crece en volumen de trabajo mientras pierde influencia sobre lo que hace ese trabajo necesario.

El caso de la externalización de la nómina lo ilustra bien, porque suele leerse como una pérdida y rara vez lo es. Cuando el cálculo sale del área, lo que desaparece es una carga de trabajo cuyo resultado nadie discute mientras esté correcto; lo que queda dentro es la parte que exige criterio, que es también la que hasta entonces se atendía con el tiempo sobrante. La pérdida aparente de tamaño coincide así con una ganancia de contenido, y el problema que genera es de justificación ante quien mide la función por volumen de tareas y no por decisiones sostenidas.

Qué se mide

Seis cifras cubren lo esencial, y cada una responde a una pregunta que alguien acabará haciendo: plantilla y su composición; rotación, separada en voluntaria y no voluntaria; absentismo; coste de personal sobre el total; plazo medio de cobertura de vacantes; y horas de formación con el resultado de su evaluación.

Conviene una advertencia sobre el alcance. Esas seis describen actividad y coste. Lo que la función aporta —que las personas adecuadas estén en los puestos adecuados— se comprueba de forma indirecta y con retraso, mediante la permanencia de las incorporaciones y el desempeño alcanzado. Reconocer esa limitación evita construir cuadros de mando extensos que miden con precisión lo que resulta fácil de medir.

Para situar las cifras propias frente al conjunto del mercado español, los datos oficiales de paro, coste laboral y salarios ofrecen la referencia, con la fuente y la tabla de origen señaladas en cada serie.

El conjunto de los textos sobre la función de recursos humanos —planificación, análisis de puesto, selección, formación, valoración y compensación— está reunido en el índice de recursos humanos.