Administracion del tiempo Que es, importancia y como administrarla mejor

Publicado en Empleo y vida en el trabajo

Administracion del tiempo Si deseamos ser profesionales éxitosos, resulta indispensable administrar nuestro tiempo de forma adecuada, ya que es uno de los recursos más valiosos; recuerde que el tiempo perdido no se recupera.

Es tan importante, incluso, que existe una frase muy común en el idioma inglés que dice “time is money” (el tiempo es dinero).

En este sentido, surge la siguientes interrogante: ¿En qué consiste exactamente la administracion del tiempo?

¿Cómo administrar mejor el tiempo?

Administrar el tiempo significa administrarse uno mismo, realizar todo lo que se tiene que hacer en su debido tiempo. Para esto, primero hay que descubrir en qué y cómo “gastamos el tiempo”; así tendremos más conciencia de lo que hacemos o dejamos de hacer.

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo en el trabajo es utilizar los últimos 15 ó 20 minutos de la jornada laboral para planear las actividades y la rutina del día siguiente.

Cabe mencionar que el tiempo rara vez se utiliza exactamente como se ha planeado, pero igual se debe procurar respetar los compromisos y actividades que se han establecido. Los mejores logros se obtienen por medio del establecimiento de objetivos; el tiempo disponible debe asignarse a las tareas por orden de importancia, también estableciendo fechas límites para cumplir con los compromisos y responsabilidades.

Mantener a la mano la agenda del día hace más fácil administrar correctamente el tiempo, se deben registrar todas las actividades que se realizarán en el transcurso del día, la semana o el mes, sin dejar atrás los pequeños detalles que al final pueden ser perjudiciales y generar una gran pérdida de tiempo. Ojo con confiar en su memoria, uno nunca sabe cuándo se le puede escapar un dato, mejor regístrelo.

Una forma de manejar mejor el tiempo es delegar tareas a terceros. Hay que concentrarse en una sola actividad a la vez; cuando logramos eso inmediatamente se tiene un periodo altamente productivo logrando una concentración al 100%. Hay que eliminar todo tipo de distracción como el teléfono, el móvil, los chats, el correo, etc. Todo esto puede interrumpir y dejar el esfuerzo de concentración a un lado.

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¿Qué sucede si, a pesar de ello, la administracion del tiempo no resulta?

Entre las excusas más frecuentes que se dan cuando hay un reporte o un resultado atrasado es que simplemente el tiempo no alcanzó; en los ambientes laborales una respuesta como esa es tan común que nadie la cree pero todos la aceptan. Pero así como es obligación cuidar de los recursos de la oficina como si le pertenecieran al empleado, es aún más importante cuidar de los recursos que realmente le pertenecen — como el tiempo— de la misma forma que se cuida el presupuesto personal.

Si pensar que no revisar el correo, no realizar llamadas personales o no utilizar messenger son las alternativas más útiles para manejar efectivamente el tiempo, existen otras formas más eficaces de ahorrarlo, incluso hasta para hacer todas estas cosas sin que interfieran con el trabajo.

Saber identificar las prioridades no significa hacer las cosas que se consideran importantes por encima de otras, significa determinar qué cosas son aquellas que me ayudan a alcanzar mis metas rápidamente; por ejemplo, si se está en el negocio de las ventas y se hacen visitas diarias, el orden de importancia se establece de acuerdo con aquellos clientes con los que se está más cerca de cerrar el negocio.

No todas las circunstancias desagradables son necesariamente problemas. Enfocarse en situaciones cuyas soluciones no están en manos de los colaboradores sino de los superiores es una verdadera pérdida de tiempo; si surge algo inesperado que no tiene solución inmediata parque depende de otras personas de la empresa, aun si afecta directamente a la persona debe dejarse a quienes pueden hacer algo al respecto. De lo contrario, aparecerán crisis o se empeorarán las circunstancias que no representaban riesgo alguno pero por su manejo erróneo se vuelven verdaderos problemas.

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Debe cuidarse de posponer, llamado también procrastinación, el cual ocurre cuando retrazas tareas en las que debería concentrarse en este momento. Cuando pospones tus tareas; todo se aplaza, pero entonces ¿Que se puede hacer para combatirlo?

Una estrategia útil, por ejemplo, es decirse a sí mismo que sólo va a comenzar un proyecto durante diez minutos. A menudo, los procrastinadores sienten que tienen que completar una tarea de principio a fin, y esta gran expectativa los hace sentir abrumados y ansiosos. En cambio, concéntrese en dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. ¡Eso es todo!

También puede resultarle útil utilizar planes de acción. Estos le ayudan a dividir los proyectos grandes en pasos manejables, para que sea fácil ver todo lo que necesita hacer y para que pueda completar pequeños fragmentos a la vez. Hacer esto puede evitar que se sienta abrumado al comenzar un nuevo proyecto.

Ser realista Muchas veces queremos que nuestro trabajo sea perfecto, pero la realidad es que el tiempo dedicado para ello puede ser demasiado. Es mejor que quede bien y a su tiempo que perfecto y tarde.

Como conclusión, podemos decir que a veces no es que una persona sea mala para un puesto, puede ser una persona que no sabe tomar decisiones ya sea por temor o por no confiar en sus capacidades laborales, si hay que hacer algo que requiera acción inmediata no debe aplazarse, puede que esto represente un quitatiempo para otra actividad.

Para ser un buen administrador del tiempo no se necesita quitar actividades o acciones sino de saber organizarse y cumplir con los compromisos previamente programadoso.