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Modelo de procedimiento de evaluación del personal

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Este documento es un modelo de procedimiento que tiene como objetivo establecer las normas necesarias para evaluar al personal de la empresa donde se labora.

Puede ser redactado de la siguiente manera:

Para: Todos los gerentees y supervisores

Todo Gerente o Supervisor tiene la responsabilidad de guiar y evaluar el trabajo de sus Subalternos.  En una forma continua,  debe el SUPERVISOR  reconocer los logros del EVALUADO e, igualmente, recomendar acciones efectivas para que mejore aquellos aspectos que lo requieran.

En adición a las discusiones informales sobre el desempeño, que debe ser un proceso diario, sobre la marcha, la compañía requiere que se documente, de una manera formal, la evaluación del trabajador.  La utilidad fundamental de este sistema de evaluación es la MEJORA DEL GRUPO DE TRABAJO.

Nuestro sistema de evaluación y seguimiento, correctamente aplicado, deberá:

  • – Mejorar las relaciones entre Supervisor y Supervisados.
  • – Mejorar los métodos y el rendimiento del grupo.
  • – Dar ocasión al supervisado de exponer su punto de vista y de conocer la opinión del Supervisor.
  • – Pretender la objetividad. No enjuiciar a las personas.  Valorar hechos y resultados.  Debe sugerir.
  • – Generar diferentes tipos de acciones administrativas de personal.

El resultado de la evaluación formal es:

  • – Plasmar, por escrito, los logros del trabajador frente a los requerimientos del puesto, durante un período determinado.
  • – Establecer objetivos para mejorar el desempeño, ya sea por parte del trabajador o la empresa.

Como consecuencia, se generará acciones administrativas, tales como aumentos, promociones, transferencias, separación, capacitación.  El proceso de entrevista provee una oportunidad para que tanto el supervisor como  el trabajador intercambien opiniones sobre el tema.

El proceso de evaluación formal no debe sustituir la retroalimentación constante del supervisor (evaluación informal) que es la  más efectiva y válida.   Lo que se documente durante la evaluación debe ser únicamente una recapitulación de lo cubierto durante el período  y no debe constituir sorpresa alguna para el trabajador evaluado.

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A- CRITERIOS PARA EVALUAR DESEMPEÑO

Están constituidos  por escalas de valoración impresas.  El Departamento de Recursos Humanos lo envía al Supervisor o Gerente para que éste lo complete.

En general, el desempeño se mide en términos del grado en que se ha cumplido con los factores de eficiencia deseados o cuánto progreso se ha realizado hacia el logro de los mismos desde la evaluación anterior.

El elemento vital lo constituye el hecho de que el SUPERVISOR esté en capacidad de demostrar al evaluado conocimiento de cómo y por qué se lograron o no los resultados.  El conocer estos factores(sean del control o no del evaluado) le dará mayor fuerza a la evaluación y dará certeza al evaluado de que su trabajo es calificado a conciencia.

Esto no es tarea fácil y requiere del SUPERVISOR mucha percepción, observación, análisis, sensibilidad  a los factores ambientales, habilidad para escuchar y buscar información  sobre un trabajador por parte de otras fuentes con quienes se interrelaciona, etc. en fin, estar alerta a los distintos indicadores que le pueden proporcionar información sobre su subalterno.

Al evaluar los resultados, un SUPERVISOR debe tener en cuenta no sólo los resultados, sino también  el ESFUERZO hecho por el supervisado, los medios que ha tenido a su disposición y la MEJORA  respecto a su actuación en el período anterior.

Se cuenta con 3 clases de escalas o formularios de evaluación:

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Formulario No 1.    Evaluación del Desempeño para todo el personal.

Los factores que se ponderan están enunciados de forma general  y el evaluador deberá aplicarlos  al cargo que realiza el evaluado.  Es decir, para cada trabajador y posición que el supervisor vaya a evaluar, éste debe recordar y hacer referencia a aspectos específicos que competen al puesto desempeñado por el evaluado.

Frecuencia:  Las evaluaciones del desempeño se realizan  al segundo mes de labores para el personal  que está en el período probatorio.   Este mismo formulario se utiliza al momento de la terminación  laboral del  personal contratado por tiempo definido o al renunciar el trabajador.   Esta evaluación se utiliza como referencia para el Departamento de Recursos Humanos con el fin de evaluar si el trabajador puede nuevamente ser contratado o para dar referencias suyas a otras compañías.

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Formulario No. 2.  Para personal que no supervisa.

Los factores que se ponderan están enunciados de forma general y el evaluador deberá aplicarlos a la actividad que realiza el evaluado.  Es decir, para cada trabajador y posición que el supervisor vaya a evaluar, éste debe recordar y hacer referencia a aspectos específicos que competen al puesto desempeñado por el evaluado.  Esto se hará con el propósito de que ambas partes puedan apreciar, con ejemplos claros y específicos, los criterios de evaluación del desempeño y establecer objetivos específico de  mejoramiento.  El Supervisor  debe ser capaz de establecer puntos específicos a calificar en base a las funciones que desempeñe el evaluado que está siendo calificado en determinada ocasión.

Frecuencia:   Cada cuatro meses para el personal que está bajo contrato por tiempo indefinido, durante los 2 primeros años.  Posterior a éste período se realizará anualmente.

Los resultados obtenidos en las evaluaciones son el principal factor para los incrementos salariales y/o promocionales a otras posiciones.   Se realiza revisión salarial anualmente para todos los cargos.  Las evaluaciones para determinar ajuste salarial anual serán enviadas a los Supervisores o Gerentes en el mes que sea asignado por la Gerencia General (aproximadamente en los meses de abril o mayo).  Aquel trabajador que haya sido evaluado cerca de la fecha asignada (1 mes previo) será tomada en cuenta dicha evaluación para el ajuste salarial.  Sin embargo, queda a discreción de la Gerencia General  y Junta Directiva otorgar dichos ajustes.

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Formulario No. 3   Para personal que supervisa.

Está diseñada para evaluar a Gerentes y  Jefes de departamentos.

Frecuencia: Se completa cada seis meses, durante los dos primeros años de contratación del personal.  Posterior a los dos años, se evaluará anualmente y se revisa trimestralmente con el propósito  de dar seguimiento y, de ser necesario, poder tomar medidas correctivas que ayuden a la consecución de objetivos.

Los objetivos deben basarse en las responsabilidades principales establecidas en las descripciones de sus funciones de forma cuantificada.  También deben contemplarse objetivos de desarrollo futuro.  Evite establecer objetivos no cuantificables.

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B- La Entrevista:

La conversación sobre el desempeño se llevará a cabo entre el supervisor y el evaluado luego de llenar el formulario de Evaluación de Desempeño No 2 y No. 3.  La evaluación final de desempeño (formulario No.1) no requiere entrevista.  La entrevista debe ser manejada con mucho cuidado, a fin de que se deriven de ella los beneficios esperados.

Esta será mucho más fácil si la comunicación entre Supervisor y  Evaluado ha sido franca y  continua durante el período de evaluación.  Esto ayudará a que el evaluado no tenga percepción errada e irreal sobre su desempeño, convirtiendo la entrevista en una confrontación en vez de una sesión de orientación y desarrollo.  De todas formas, el recibir o dar retroalimentación no es un proceso fácil y, por lo tanto, el supervisor debe  prepararse para ello.

He aquí algunas sugerencias:

  1. Apartar un tiempo específico con el evaluado para esta entrevista.
  2. Sugerir al evaluado que también prepare una autoevaluación como base para la discusión.
  3. Crear un ambiente favorable y positivo.
  4. Iniciar la sesión con comentarios generales del desempeño y luego pasar a las áreas fuertes y de logros importantes.
  5. Pasar a áreas donde los logros no fueron los esperados. Lo importante aquí es llegar a un entendimiento de los factores que incidieron para no lograr el objetivo (ya sea del control o fuera del control del trabajador).
  6. Desarrollar un plan de acción para satisfacer necesidades de desarrollo.
  7. Lograr un acuerdo por parte del trabajador sobre qué debe hacer él para mejorarse. Brindar asesoría y orientación para lograrlo.

Posibles recomendaciones a hacerle al evaluado para mejorar su ejecución futura son:

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RECOMENDACIONES PARA CUMPLIR OBJETIVOS FUTUROS

Personalidad:

1-Demostrar actitud positiva y entusiasmo  en sus acciones.

2-Mantener buenas relaciones interpersonales.

Liderazgo y Motivación:

1-Mejorar puntualidad y asistencia.

2-Enviar  cartas de reconocimiento a su personal  en las ocasiones propicias.

3-Motivar persistentemente a su personal en cuanto a las actividades que desarrolla la empresa y  el desempeño que realiza.

Comunicación:

1-Informar a su personal prontamente sobre nuevos procedimientos, políticas, promociones o eventos surgidos en la compañía.

2-Mantenerse accesible a sus trabajadores de forma que conozca su estado de ánimo, aspiraciones, quejas, etc.

3-Participar activamente en las reuniones gerenciales.

Control:

1-Conservar, por escrito, en los expedientes de su personal las acciones disciplinarias que ejerza.

2-Establecer y dar seguimiento a los objetivos propios y a los trazados a su personal.

Toma de Decisiones:

1-Investigar y reunir datos antes de tomar decisiones.

OTROS CONSEJOS IMPORTANTES  DURANTE LA ENTREVISTA

  • – Permita hablar al trabajador y que exprese su punto de vista, dé opiniones y sugerencias.  Sea buen escuchador.
  • – Haga énfasis en qué se puede mejorar, en lugar de hablar sobre lo que se hizo
  • – Sea un recurso de información y de orientación, no sea juez. La crítica debe ser constructiva.
  • – Enfoque la discusión positivamente. Aliente y aprecie lo bueno que se ha
  • – Dé suficiente tiempo a la entrevista y no lo corte abruptamente. El hacerlo dará la impresión al trabajador de que no se le da importancia.

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RESPONSABILIDAD DEL EVALUADODURANTE EL PERIODO DE EVALUACION

El proceso de evaluación debe ser de doble vía y es una responsabilidad compartida entre SUPERVISOR y EVALUADO.  Cada TRABAJADOR es responsable de evaluar sus puntos fuertes y necesidades de mejoramiento, buscar los recursos  para desarrollar e ir subsanando sus deficiencias, comunicar a su SUPERVISOR qué medidas está tomando para mejorarse e igualmente, qué contratiempo, fuera de su control, está confrontando y que estime afecte sus resultados.

El TRABAJADOR debe también buscar orientación y asistencia de su SUPERVISOR y no sentarse a esperar que los problemas se los resuelvan automáticamente.

Este proceso, como hemos mencionado anteriormente, debe ser de doble vía y así como los SUPERVISORES deben ser buenos administradores, los trabajadores deben aprender a ser subalternos efectivos.  Aquí ponemos en práctica el principio de responsabilidad de trabajar en equipo que debe de reinar en la compañía.

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