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Modelo de evaluacion de desempeño (con plantillas de formularios)

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Éste es un modelo de evaluación de desempeño que tiene como propósito ayudar a los gerentes y profesionales a completar los pasos relacionados con el sistema de evaluación de desempeño.

Este modelo enfatiza lo siguiente:

• Mejor comunicación entre individuos y administradores a través de una determinación mutua de resultados esperados.

• Reconocimiento de logros.

• Mejoramiento del comportamiento y habilidades profesionales.

• Desarrollo individual de carreras.

El sistema de evaluación de desempeño esta basado en el principio de que cada individuo debe recibir una evaluación constructiva de su comportamiento, y guías de cómo mejorarlo y desarrollarlo para el futuro.

Esto debe ocurrir de manera formal por lo menos una vez al año. Discusiones informales sobre el comportamiento y las responsabilidades deben ocurrir mas frecuentemente.

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Procesos en el modelo de evaluación de desempeño (paso a paso)

A continuación se presenta los siguientes pasos en que deben ser desarrolladas las diferentes fases del proceso de evaluación de desempeño.

Por favor revíselo antes de seguir con este modelo de guía

• Se envían los formularios a todos los participantes.

• Los individuos completan la sección de resumen de logros, le dan los formularios al superior y planean una reunión.

• Los supervisores llevan a cabo una revisión del comportamiento y realizan discusiones sobre planes de desarrollo del individuo.

• Los supervisores completan las secciones de resúmenes de desempeño y planes de desarrollo, y le hacen llegar el formulario a los superiores.

• Los superiores revisan, aprueban y regresan los formularios a ios gerentes que llevan a cabo la evaluación.

• Los gerentes le dan copias al individuo y al departamento de recursos humanos.

• Los gerentes confeccionan los reportes de evaluación para apoyar las recomendaciones a la hora de revisar a cada individuo

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Preparando su resumen de logros

Si usted es el individuo que está siendo evaluado, es su responsabilidad iniciar el proceso de evaluación completando el reporte con sus logros de este año.

Este resumen debe presentarse en la sección de resumen de logros del formulario de desempeño y desarrollo.

• Para aquellos individuos que preparan metas formales (incluye la mayoría de gerentes) la sección de “desempeño” debe ser completada y adjuntarse.

• Para que no haya duplicidad, sólo los logros que no sean incluidos en este formularios se deben anotar en la sección resumen de logros del formulario de desempeño y desarrollo.

• Si usted no prepara metas formales (esto incluye la mayoría de empleados profesionales) usted debe mencionar sus responsabilidades básicas en el resumen de logros y mencione cuales fueron obtenidas con relación a sus responsabilidades para el año. Su descripción de puesto puede ser usada como una referencia para desarrollar sus responsabilidades básicas. Usted también debe mencionar cualquier logro extra no cubierto en la descripción de puesto, como también cualquier objetivo especial establecido por usted y su superior.

Esta sección debe incluir cualquier mejoramiento en las operaciones o procedimientos de trabajos, los cuales estaban bajo su responsabilidad.

Los logros deben ser presentados específicamente, incluyendo términos cuantitativos.

Ejemplo:

Lo siguiente es un ejemplo para una persona encargada de preparar reportes de producción.

“Yo soy responsable de preparar y analizar seis reportes de la producción del producto xyz. A través del año, estos reportes fueron preparados. Adicionalmente, fui capaz de revisar y consolidar cuatro de estos reportes en uno solo para eliminar cinco horas de trabajo de registro. Los procedimientos se mejoraron aumentando la eficiencia sin pérdida de información.”

Después de que el resumen de logros es contestado, usted debe darle el formulario al supervisor y preparar una reunión con él, para discutir su desempeño y desarrollo. Debe dedicarle tiempo a prepararse antes de la reunión.

Plantilla de formulario No.1

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Revisión de desempeño

La discusión de revisión de desempeño y plan de desarrollo debe ser un dialogo abierto entre el individuo y su supervisor. Debe enfocarse en el desempeño del año pasado, objetivos para el siguiente año, y el desarrollo profesional del individuo. Para tener una discusión efectiva, el supervisor y el individuo deben estar preparados para hacer comentarios y sugerencias acerca de experiencias pasadas y planes para el futuro.

El papel del evaluado…

Él querrá obtener el mayor beneficio posible de esta discusión, en lo relacionado al desempeño y la manera de mejorar las habilidades profesionales, así como a las posibilidades de promoción. Se listan a continuación algunas de las preguntas que lo podrán ayudar a prepararse para la discusión. Estas preguntas le ayudarán a enfocarse en:

• Las responsabilidades de tu trabajo actual

• Las habilidades necesarias para cumplir esas responsabilidades

• Áreas en las que usted puede mejorar,

• Qué le gusta hace y dónde están sus fortalezas

1. ¿En qué áreas está usted mejor o más fuerte en el trabajo?

2. ¿Cómo puede usted hacer mejor su presente trabajo?

3. ¿En qué áreas cree usted que su supervisor puede ayudarlo a hacer un mejor trabajo?

4. ¿Qué se ve haciendo usted en el futuro?

5. ¿Cómo usted propone prepararse para lo que quiere hacer en el futuro?

El papel del que evalúa…

Como el supervisor, usted debe prepararse para la discusión revisando el resumen de logros. También le podrán ayudar las siguientes preguntas:
1. ¿El resumen de logros refleja completamente todas las metas y /o responsabilidades que al individuo le fueron asignadas durante el año?

2. ¿Cuáles metas /responsabilidades fueron excepcionalmente logradas por el individuo?

3. ¿Qué tareas no fueron bien logradas?

4. ¿Cuáles son las fortalezas que usted le ve al individuo?

5. ¿Cómo la persona puede hacer su trabajo mejor?

6. ¿Cómo usted puede hacer que el individuo mejore?

7. ¿Qué objetivos deben ser establecidos para el desempeño del individuo para el próximo año?

8. ¿Dónde el individuo quiere mejorar dentro de la compañía?

9. ¿Qué actividades de desarrollo usted recomienda para el individuo?

Usted querrá utilizar estos nuevo puntos para la agenda de la discusión.

También deberá preparar notas informales para cubrir todos los puntos importantes.

Después de la discusión con el individuo, usted debe completar las secciones de resumen de desempeño y plan de desarrollo

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Preparando el resumen de desempeño

El supervisor debe completar este formulario resumiendo la discusión del desempeño y objetivos del comportamiento futuro.  Debe contener comentarios específicos del comportamiento del individuo ya que esto apoyará todo el puntaje que se le dará a la persona a la hora del aumento por mérito (si existe algún cambio entre este momento y el momento del aumento por mérito, no será necesario revisar el resumen de desempeño). Usted sólo deberá anotar las razones del cambio en el formulario.

Plantilla de formulario No.2

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Preparando el plan de desarrollo y mejoramiento del desempeño

El supervisor debe completar este paso mencionando los objetivos de desarrollo y las acciones específicas para ayudar al individuo a mejorar su desempeño y desarrollar su futuro.

Esta primera sección cubre el desarrollo de necesidades y objetivos

La segunda sección se relaciona con las experiencias en el trabajo. Se listan a continuación actividades que han demostrado ser efectivas. Naturalmente, cada departamento o área de trabajo determinará cuales serán apropiadas y cuales no.

• Se darán responsabilidades adicionales.

• Se asignará un proyecto específico.

• Participación en un comité o tarea especial.

• Rotación de puestos.

La segunda sección del plan de desarrollo también tiene que ver con entrenamiento y programa de educación.

El supervisor y el individuo también deben considerar el participar en entrenamiento dentro de la organización que se ofrezcan a través del año. Esto esta explicado completamente en el catálogo de la prueba.

Esta sección también debe incluir planes de educación formal establecidos por el individuo.

Es importante la fecha y quien está encargado de conseguir que se lleve a cabo el plan

Plantilla de formulario No.3

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