Detección de necesidades de capacitación ejemplo y cuestionario

Detección de necesidades de capacitación ejemplo Como en cualquier proceso, tener una base sólida puede ayudar a garantizar el éxito.  Una adecuada detección de necesidades de capacitación sienta las bases necesarias para determinar las verdaderas necesidades de su organización y la mejor manera de que sus empleados reciban la formación requerida.

En este artículo, hablaremos de lo que es una detección de necesidades de capacitación, cuáles son sus niveles y cómo puede hacerla (ejemplos).

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¿Qué es? y su concepto

La detección de necesidades de capacitación es un proceso que permite a las empresas determinar los requisitos de rendimiento y los conocimientos, habilidades y destrezas que sus empleados necesitan para alcanzar las metas organizacionales.

Ésta pretende responder a algunas preguntas conocidas: por qué, quién, cómo, qué y cuándo. He aquí las descripciones de las preguntas y lo que el análisis puede para responderlas.

Por qué realizar la capacitación: Las organizaciones suelen llevar a cabo la formación para relacionar el problema de rendimiento con una necesidad laboral y asegurarse de que los beneficios de llevar a cabo la formación son mayores que los problemas. Para responder a esta pregunta, hay que realizar dos tipos de análisis: el análisis de viabilidad y el análisis de necesidades frente a deseos.

Quién  debe participar de la capacitación: En una formación suelen participar las partes adecuadas para resolver el problema de rendimiento. Para determinar los participantes a los que va dirigida la formación, hay que realizar un análisis de la población objetivo. Este tipo de análisis le permite saber todo lo posible sobre las personas que están implicadas en la deficiencia y cómo adaptar un programa de formación para que participen.

Cómo solucionar el problema de rendimiento: Realizar una capacitación puede ayudar a solucionar el problema de rendimiento. Pero hay que buscar otra solución si la capacitación no es adecuada. Para identificar la deficiencia de habilidades que hay que abordar, debe realizar un análisis del rendimiento. Este tipo de análisis investiga el rendimiento de su empresa o departamento en su conjunto.

Cuál es la mejor manera de actuar: Existe una forma preferible o mejor de realizar una tarea para obtener los mejores resultados. Para identificar la mejor manera de realizarla, hay que realizar un análisis de tareas. Este tipo de análisis llega a los detalles de lo que hacen exactamente sus empleados en sus funciones individuales.

Cuándo realizar la capacitación: Dado que las vacaciones, los ciclos de trabajo, etc. afectan a la asistencia de los participantes a la formación, debe determinar el mejor momento para impartirla. Puede realizar un análisis de contexto para responder a las cuestiones logísticas. El análisis de contexto es un método para examinar el entorno en el que opera una empresa.

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Método para su realización (ejemplo)

Hay cuatro pasos que debe seguir para realizar con éxito una detección de necesidades de capacitación. Estos pasos son los siguientes

Determinar los resultados deseados
Identificar los problemas o puntos conflictivos específicos
Determinar los conocimientos, habilidades y comportamientos deseados
Establecer plazos y prioridades de formación
Elegir las evaluaciones de las necesidades de formación y los formatos

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Detección de necesidades de capacitación ejemplo Paso 1. Determinar los resultados deseados

Determine dónde las cosas no están funcionando de la manera que usted necesita o desea, y cómo sería el éxito en esas áreas. Por ejemplo, puede querer mejorar la retención de clientes en un 5%, reducir el tiempo de las llamadas de asistencia a menos de tres minutos o aumentar la captación de nuevos clientes en un 10%.

Para establecer las métricas del éxito de su programa de capacitación, tiene que reunirse con los jefes de equipo, supervisores, gerentes, directores y otras partes interesadas. Una vez que haya identificado cuáles son sus objetivos, podrá determinar fácilmente los comportamientos que deben cambiarse para alcanzarlos.

Detección de necesidades de capacitación ejemplo Paso 2. Identificar los problemas  específicos

El siguiente paso es hacer coincidir los resultados deseados con las mejoras en la información, las acciones y las habilidades que los apoyan. Para ello, tiene que desglosar las funciones y los procesos inherentes a los resultados, de modo que pueda determinar los problemas o puntos específicos que deben abordarse.

Por ejemplo, si quiere disminuir el volumen de llamadas que recibe su servicio de atención al cliente, tiene que examinar cuál es la causa del volumen de llamadas que recibe actualmente.

El problema puede radicar en la información que reciben los clientes sobre su producto o servicios, en cómo se registran las llamadas y se les da seguimiento, en la frecuencia y el nivel de comunicación proactiva entre los contactos con los clientes y los gestores de cuentas o en una combinación de todos ellos.

Hay varias formas de identificar las áreas que requieren mejoras. He aquí algunas de las más comunes y eficaces:

Observación y evaluación: Esto requiere que los jefes de equipo, supervisores o gerentes observen a los empleados para determinar las áreas comunes de dificultad.

Encuestas: Este método requiere que pregunte a los empleados sobre qué áreas les gustaría recibir más formación, apoyo y recursos. Sin embargo, hay que asegurarse de que escriban sus necesidades específicas. La creación de equipos o la comunicación son necesidades de formación tan amplias, por ejemplo, que tendría que realizar otra evaluación de las necesidades de formación sobre cada uno de estos temas.

Algunos ejemplos de necesidades de capacitación específicas son cómo resolver un conflicto, cómo escuchar de forma efectiva y profunda a un compañero de trabajo o cómo dar feedback a los compañeros.

Evaluación de datos: Esto requiere que se analicen los registros de RRHH para determinar si hay errores, problemas o incoherencias comunes que la formación pueda abordar.

Los registros de RRHH pueden incluir entrevistas de salida, competencias laborales, descripciones de puestos de trabajo, evaluaciones de rendimiento, informes de accidentes y seguridad y otros registros de la empresa como los de ventas, costes y producción.

Por ejemplo, si uno de los departamentos de su empresa tiene un aumento drástico de los accidentes laborales, puede revisar los informes de accidentes como parte de su análisis de deficiencias antes de impartir formación sobre prácticas y procedimientos de seguridad.

Entrevistas individuales: También puede entrevistar a sus empleados, supervisores y clientes para identificar problemas o lagunas. Si su empresa imparte formación en materia de seguridad, por ejemplo, sería aconsejable entrevistar a los empleados que hayan sufrido o presenciado un accidente.

Asimismo, entrevistar a los empleados que nunca han tenido un accidente podría ser útil para desarrollar un programa de formación que incluya prácticas y procedimientos seguros. Si los accidentes tienen que ver con equipos, puede que tenga que entrevistar a la empresa que los ha mantenido o fabricado. La información que pueda recopilar de sus entrevistas puede ayudarle a identificar las lagunas que su empresa debe abordar.

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Detección de necesidades de capacitación ejemplo Paso 3. Determine los conocimientos, habilidades y comportamientos deseados

Una vez que haya identificado los problemas específicos que necesita abordar, puede hacer coincidir los temas de formación con las carencias de habilidades identificadas. Para ello, primero debe elaborar una lista de conocimientos, habilidades y competencias que cada empleado formado necesita para alcanzar los objetivos establecidos.

A continuación, debe tener una forma de determinar si la formación ha tenido éxito a nivel individual, es decir, la forma de medir si las competencias y habilidades identificadas se han alcanzado al nivel requerido. Estas métricas de éxito suelen expresarse como una serie de objetivos de aprendizaje adaptados a cada problema y al resultado empresarial deseado.

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Detección de necesidades de capacitación ejemplo Paso 4. Establezca los plazos y las prioridades de la formación

Una vez que haya determinado los conocimientos, las habilidades o los comportamientos que sus empleados deben desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos, es el momento de desarrollar la agenda de formación completa.

Para ello, primero debe determinar la fecha de finalización prevista para la iniciativa y, a continuación, clasificar las prioridades de las sesiones individuales y de los grupos y ponerlas en un calendario. Debe determinar las prioridades en función de su urgencia (la rapidez con la que necesita ver los resultados de los empleados) y de la secuencia (la formación que debe tener lugar antes de que puedan tener lugar otras formaciones).

Ver: Formulario detección de necesidades de capacitación cuestionario

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Detección de necesidades de capacitación ejemplo Paso 5. Elija las evaluaciones de las necesidades de formación y los formatos

Ahora que sabe quiénes son los participantes a los que se dirige, qué formación es necesaria, cuáles son sus objetivos y con qué rapidez debe completarse el programa de formación, puede elegir cómo quiere administrar la formación.

Algunas buenas opciones son las sesiones virtuales o presenciales con instructor, los programas de audio y vídeo autoguiados, las simulaciones por ordenador y la formación en línea. Su recurso de Aprendizaje y Desarrollo -consultor o interno- puede ayudarle a elegir el curso adecuado para su empresa y proyecto.

Si desea conocer más sobre detección de necesidades de capacitación ejemplo, puede formular su pregunta en la sección de comentarios.

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