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Política y procedimiento sobre el uso de los vehículos propiedad de la empresa

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Este es un ejemplo de la política y procedimiento sobre el uso de los vehículos o automóviles propiedad de la empresa que puede ser usado como modelo para la preparación de esta política en cualquier empresa.

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Política y procedimiento sobre el uso de los vehículos propiedad de la empresa

A.1. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los colaboradores de la organización asignados al manejo de los automóviles de la empresa con el objetivo de cumplir responsabilidades laborales.

A.2. DEFINICIONES

o Automóvil: medio de transporte de personas.

o Colaborador asignado: empleado contratado por la empresa, que de acuerdo a sus responsabilidades requiere ser asignado, por el empleador y/o Gerencia de Administración y Contabilidad, para manejo del automóvil para el cumplimiento de sus funciones.

A.3. POLÍTICAS

No se permitirá el uso de los automóviles de la empresa, para asuntos personales. De darse alguna excepción a esta política, deberá ser aprobada únicamente por la Gerencia General o la Gerencia Administrativa y Contabilidad.

Los automóviles deberán estacionarse en los lugares asignados para tal fin, una vez terminada la jornada laboral o cuando finalice la tarea por la cual fue asignado.

Los automóviles de la empresa deberán estar debidamente inventariados, constando en expediente con la siguiente información: número de placa, marca, modelo, motor, serie, color, etc. Además deberá constar en expediente copia de la factura de compra y de las pólizas actualizadas de seguro de los automóviles y documentación del registro municipal de los vehículos. Dicha información deberá ser registrada y actualizada por la Gerencia Administrativa y Contabilidad.

Los colaboradores asignados en la utilización de los vehículos, serán responsables del cumplimiento del reglamento del tránsito. Por tanto, el colaborador que incumpla en el reglamento del tránsito, se hará responsable de los gastos ocasionados, tales como multas, daño del automóvil, etc.

Queda prohibido al colaborador el uso de bebidas embriagantes, o cualquier otra sustancia que afecte sus condiciones mentales o físicas, durante su jornada laboral y en las seis horas anteriores a su prestación de servicio en manejo del automóvil.

Es totalmente inaceptable, bajo cualquier circunstancia, transportar en los vehículos de la empresa, personas o carga que no estén autorizadas por la Gerencia General o Gerencia de Administración y Contabilidad.

Está prohibido intercambiar piezas entre los automóviles, salvo casos especiales, debidamente autorizados por la Gerencia General y/o Gerencia Administrativa y Contabilidad.

Los automóviles serán abastecidos de combustible, según sea necesario, en la estación de gasolina que la empresa considere, en la cual se creará una cuenta para tal fin. De ser necesario abastecer el automóvil de gasolina en una ubicación diferente a la asignada, por encontrarse fuera del perímetro de la misma, el colaborador procederá según lo indicado en el procedimiento de cuenta de gasto.

A.4. NORMAS

Para la utilización de los automóviles de la empresa el colaborador deberá estar autorizado por la Gerencia General y/o Gerente Administrativo, justificadamente para cumplir responsabilidades laborales.

A. 5. RESPONSABILIDADES

o De los Colaboradores asignados al manejo de vehículos
o Velar por el buen funcionamiento de los automóviles e informar a la Gerencia General y/o Gerente Administrativo cualquier alteración o desperfecto que observe.
o Revisar el vehículo asignado por la empresa diariamente antes de salir de las oficinas o del área de trabajo, a fin de prever algún desperfecto mecánico o falta de herramientas, equipos o de lubricantes o combustible.
o Registrar diariamente en la BITÁCORA DE AUTOS, la información solicitada la cual incluye, fecha, hora de salida y de entrega del automóvil, número de placa, kilometraje inicial y final del recorrido, nombre del conductor y cualquier observación que considere pertinente hacer sobre las condiciones del automóvil.
o Cumplir al máximo con todas los reglamentos del tránsito y las indicaciones técnicas dictadas por las autoridades.
o Pagar las multas que le sean impuestas por las autoridades al momento de utilizar los vehículos asignados, así como los daños causados a los mismos y/o a terceros por razón de accidentes de tránsito si son considerados culpables por las autoridades competentes.

o De la Empresa:
o Realizar las reparaciones y mantenimiento preventivo de los automóviles que garantice el correcto funcionamiento de los automóviles y la seguridad de los colaboradores.
o Proporcionar a los automóviles las herramientas indispensables para las reparaciones de emergencias.

A.6. PROCEDIMIENTO

El Gerente de Administración y Contabilidad revisará aproximadamente cada dos semanas que los automóviles estén en debidas condiciones físicas, estas revisiones pueden o no ser anunciadas.

En el caso de darse la necesidad de utilizar un automóvil propio del colaborador:

La empresa reconocerá el gasto de gasolina hacia, desde y dentro del destino correspondiente, así como otro relacionado con el uso del automóvil.

El colaborador deberá presentar el Formulario de Cuenta de Gastos de acuerdo al procedimiento establecido por la Gerencia Administrativa y Contabilidad.

El colaborador que utilice automóvil propio, será responsable por cualquier daño o eventualidad que pudiera surgir de su automóvil.

El colaborador será sancionado de acuerdo a la gravedad del caso o se terminará la relación laboral al no cumplir con las políticas establecidas en este documento.

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