Consejos para la elaboración de cartas de referencia laboral
Esta página está escrita para quien tiene que firmar la carta, no para quien la pide. Y la decisión que más importa se toma antes de redactar nada: si se puede escribir algo con contenido o conviene ofrecer en su lugar un certificado de servicios prestados.
Para qué sirve
La carta de referencia y la recomendación se usan como sinónimos y hay un matiz útil: la referencia describe hechos de la relación laboral y puede ser neutra; la recomendación añade una valoración favorable explícita y un respaldo. Quien no puede respaldar puede sin embargo referenciar, y esa salida resuelve la mayoría de los casos incómodos. El modelo de la segunda está en carta de recomendación.
La decisión previa es la que importa. Si no hay nada concreto que contar —porque el trato fue breve, porque el desempeño fue irregular, porque no se supervisó directamente— una carta con adjetivos perjudica a quien la pide: la va a entregar creyendo que le ayuda, y quien la lea interpretará, con frecuencia acertadamente, que no había nada que decir. Lo honesto es decirlo y ofrecer el certificado de servicios prestados, que acredita los hechos sin valorar: certificado de trabajo.
Marco legal en España
No hay obligación de expedir una carta de referencia. Lo que sí es exigible es el certificado de servicios prestados con los datos objetivos de la relación laboral, sin valoraciones.
La protección de datos fija el contenido admisible: se entrega a la persona interesada y va destinada a terceros, de modo que no proceden los datos de salud, las ausencias por incapacidad temporal, la situación familiar ni la afiliación sindical, aunque se mencionen para explicar un periodo. Tampoco procede indicar la causa de la extinción salvo que la persona lo pida.
Sobre el contenido inexacto: atribuir funciones o resultados que no existieron es una inexactitud comprobable con una llamada, y si un tercero contrata confiando en ella puede generar responsabilidad para quien firmó. De ahí la regla de no firmar un texto redactado por otra persona sin leerlo y corregir lo que no se pueda sostener.
Y una cuestión organizativa que conviene resolver antes de que llegue la primera llamada: quién responde en la empresa a las peticiones de referencia y con qué criterio. Sin una política, cada responsable improvisa y una respuesta imprudente compromete a la organización: referencias laborales.
Qué debe contener
Los elementos que siguen no son de estilo: son los que determinan si el documento sirve para acreditar lo que pretende. Su ausencia es la causa habitual de que un escrito no sostenga nada.
- Identificación de quien firma con cargo, organización y una vía de contacto real.
- La relación y su duración: en qué calidad y durante cuánto tiempo se conoció el trabajo. Si no fue supervisión directa, decirlo.
- Las funciones, con verbos concretos.
- Un hecho verificable como mínimo. Es lo que separa una referencia de una fórmula.
- La valoración, si se puede sostener, enunciada como consecuencia de lo anterior.
- El ámbito para el que se refiere: «para puestos de X». Una referencia para cualquier puesto no refiere nada.
- Disponibilidad para ampliar, lugar, fecha y firma.
Modelo
Ejemplo completo con partes ficticias, no un esquema de huecos: así se ve el registro y el grado de concreción que el documento requiere. Lo que hay que sustituir en cada caso figura debajo.
Carta de referencia laboral
Valladolid, 15 de julio de 2026
A quien corresponda:
Don Rubén Salas Camacho prestó servicios en Talleres Berrocal, S.L. entre septiembre de 2021 y abril de 2026. Durante los dos últimos años trabajó bajo mi supervisión directa como responsable de recepción de material.
En ese puesto se ocupaba de la recepción y verificación del material entrante, del registro de entradas en el sistema de gestión, del control de existencias del almacén de componentes y de la coordinación de dos personas del turno de mañana.
De su trabajo puedo referir un hecho concreto: en 2025 detectó que las discrepancias recurrentes entre el albarán y la existencia física provenían de un doble registro en el sistema, y propuso el cambio de procedimiento que las eliminó. Las incidencias de inventario del almacén de componentes pasaron de una media de once mensuales a menos de dos en los seis meses siguientes.
Fue puntual y ordenado en el registro documental, que en su puesto era la parte más sensible, y la relación con el turno siguiente funcionó sin incidencias reportadas durante todo el periodo.
Lo refiero con confianza para puestos de recepción, almacén o control de existencias. Quedo a disposición de quien lo desee para ampliar cualquier punto en el teléfono y el correo que figuran a continuación.
Atentamente,
Julián Ortega Ramos — Responsable de recursos humanos, Talleres Berrocal, S.L.
Teléfono · correo electrónico · firma
Qué hay que sustituir
- Los datos de quien firma, con contacto que funcione.
- La relación y su duración, precisando si fue supervisión directa o no.
- Las funciones con verbos concretos.
- El hecho verificable con su cifra o su consecuencia — el elemento que decide si la carta sirve.
- El ámbito concreto para el que se refiere.
Variantes
Cuando la valoración no es del todo positiva. Se escribe una referencia y no una recomendación: hechos, funciones, periodo, sin la valoración final favorable. Es honesto con las dos partes y quien lee entiende el matiz. Lo que no funciona es una recomendación tibia, que perjudica más que la ausencia de carta.
Cuando no se supervisó directamente. Se dice en la primera frase —«coincidimos en el proyecto X, sin relación jerárquica»— y se refiere solo lo que se pudo observar. Una referencia que aparenta una cercanía que no existió se desmonta en la primera pregunta de seguimiento.
Cuando la salida fue conflictiva. La referencia se limita a hechos objetivos del periodo anterior al conflicto y no menciona la causa de la extinción, que no procede salvo que la persona lo pida. Si no se puede escribir nada, el certificado de servicios prestados es la salida correcta.
Cuando la piden por teléfono. La conversación tiene el mismo límite que el documento: datos objetivos, y valoraciones solo si son pertinentes y sostenibles. Conviene tener decidido antes qué se va a decir, porque improvisar en una llamada es donde se producen los excesos.
Otros documentos de «Cartas de recomendación»
Elegir el documento equivocado dentro de la misma familia es el error más frecuente, de modo que conviene ver qué más hay antes de redactar:
Errores frecuentes
Sólo adjetivos. Sin un hecho, la carta certifica que alguien accedió a firmarla. Es el defecto que la hace irrelevante.
Firmar por compromiso. Una carta sin contenido perjudica a quien la pide, porque la entregará creyendo que le ayuda. Ofrecer el certificado en su lugar es más útil y más honesto.
Firmar un texto ajeno sin leerlo. Quien firma responde de lo que dice el documento. Es frecuente que la persona interesada redacte un borrador — admisible, siempre que se lea entero y se corrija lo que no se pueda sostener.
Incluir datos que no proceden. Salud, ausencias, situación familiar, afiliación sindical o la causa de la extinción no van en un documento destinado a terceros.
Sin contacto ni fecha. Una carta que no se puede verificar y que no dice de cuándo es se lee como un formulario reutilizado.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre carta de referencia y de recomendación?
La referencia describe hechos de la relación laboral y puede ser neutra; la recomendación añade un respaldo explícito. Quien no puede respaldar puede referenciar, y esa distinción resuelve la mayoría de los casos incómodos.
¿Qué hago si no puedo escribir algo positivo?
Escribir una referencia de hechos sin valoración final, o decir con franqueza que no es posible y ofrecer el certificado de servicios prestados. Una recomendación tibia perjudica más que la ausencia de carta.
¿Estoy obligado a firmar una carta de referencia?
No. Es voluntario. Lo que la empresa sí debe expedir a solicitud es el certificado de servicios prestados, con los datos objetivos de la relación laboral.
¿Puedo firmar un borrador que me ha escrito la persona interesada?
Es una práctica frecuente y admisible con dos condiciones: leerlo entero y modificar cualquier afirmación que no se pueda sostener. Quien firma responde del contenido.
¿Qué no debe incluir?
Datos de salud, ausencias por incapacidad temporal, situación familiar, afiliación sindical y la causa de la extinción salvo que la persona lo pida. Va destinada a terceros.
¿Debe indicar para qué puesto se refiere a la persona?
Conviene: «lo refiero para puestos de X» es una afirmación acotada y creíble. Una referencia válida para cualquier puesto no refiere nada.
¿Cuánto debe medir?
Entre cuatro y seis párrafos, una página. La extensión no añade credibilidad; la añade el hecho concreto, que ocupa dos frases.
¿Qué debe pedir quien solicita la carta?
Avisar con detalle —a qué puesto opta y qué conviene destacar—, y comprobar que la carta contiene un hecho concreto y el contacto de quien firma. Sin esos dos elementos no le va a servir.
Esta página describe el uso general del documento; no sustituye el asesoramiento sobre un caso concreto. Las familias de documentos con el artículo que afecta a cada una están en modelos de cartas y documentos.
Cómo citar esta página
Redacción de rrhh-web.com. «Consejos para la elaboración de cartas de referencia laboral». rrhh-web.com, revisado el 31 de julio de 2026. https://www.rrhh-web.com/consejos_para_la_elaboracion_de_cartas_de_referencia.html