Oficinista Descripción de puestos ejemplo (que hace, perfil y funciones)

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Oficinista Para que una empresa funcione de forma adecuada, es necesario el trabajo armónico y colaborativo de todos sus integrandes siendo uno de ellos; la oficinista.

Sus funciones han variado con los avances de la tecnología y la innovación en las empresas de los últimos años y de enviar fax ha cambiado a enviar correos electrónicos, pero, entonces, surge la siguiente interrogante cuáles son las funciones del oficinista.

Este documento contiene un ejemplo de descripción de puesto o perfil de oficinista el cual puede ser tomado como modelo para su preparación en la organización que lo requiera.

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Descripción de puesto de oficinista

GENERALES DEL PUESTO
Título del Puesto: Oficinista
Gerencia: Gerencia General
Reporta a: Asistente Administrativa
Supervisa a: N/A

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Misión del Puesto:
Brindar asistencia administrativa, secretarial y de oficina al nivel gerencial de la empresa.

Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Preparar documentos (cartas, memos, faxes, entre otros) y brindar asistencia de oficina (copias, envío de faxes, etc.) para el grupo gerencial de la empresa.
2. Realizar y atender las llamadas telefónicas dirigidas a las gerencias de la empresa.
3. Realizar la mensajería interna de la empresa, según requerido.
4. Asistir en la administración de los archivos de la Gerencia General y/u otras gerencias.
5. Atender las visitas dirigidas a la Gerencia General u otras gerencias de la empresa, según requerido.
6. Asistir a la Asistente Administrativa en las labores de compras y abastecimiento de útiles y materiales a la oficina, coordinación de reuniones, así como otras funciones afines.
7. Coordinar viajes al interior del país según sea requerido por el personal de la empresa.
8. Asistir en la coordinación de viajes al extranjero.
9. Realizar otras funciones según sea requerido.

FACTORES DETERMINANTES

Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES DE OFICINISTA
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones desempeñadas en el puesto. Bajo (Bajo – Bajo)
IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el logro de sus metas estratégicas. Bajo (Bajo – Bajo)

Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo y realizar las funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la educación formal y/u otros medios de instrucción.

Secundaria completa o graduado de un colegio técnico o comercial. Conocimiento de la rutina administrativa. Dominio parcial del idioma inglés.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el trabajo de manera satisfactoria. Puede ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o indispensable.

Hasta 1 año
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS DE UNA OFICINISTA
Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de investigación, tornería, soldadura, etc. Conocimiento técnico especializado no es requerido.

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto para que la persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente. (Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura organizacional, etc.). Menos de 1 mes

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión, análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

COMPARATIVO (Comparativo Bajo). Requiere identificar de entre una gama de soluciones conocidas y seleccionar la que mejor aplique para la situación. Responsabilidad

AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar.

Sujeto a procedimientos que no puede variar (Alta)

INTENSIDAD
Presión ejercida sobre el puesto para el logro los resultados. Puede darse por la trascendencia e importancia de las decisiones; la caducidad o carencia de insumos, productos o servicios que maneja; el ritmo o cantidad de trabajo; y por el cumplimiento con límites de tiempo y/o estándares de calidad requeridos por los clientes internos y externos.

RELATIVA (Relativa Baja). En circunstancias determinadas hay cierta presión sobre el ocupante.
ACTIVOS
Magnitud de los perjuicios causados por distracción no intencionada del empleado (deterioro, pérdida o alteración de los bienes, valores o equipos manejados por el puesto). Considerar: el límite hasta el cual el perjuicio es controlado por el empleado, los controles a los que está sujeto el empleado por parte de terceros o por fuerza de los métodos de trabajo, la frecuencia con que está sujeto a cometer errores por la naturaleza del trabajo y la consecuencia de los errores.
Responsabilidad básica por la protección de activos, equipo o prestigio de la organización (Alto).

RELACIONES INTERNAS
Interacción entre las personas de la organización manifestada en la comunicación, colaboración y trabajo en equipo.

SERVICIO (Servicio Alto). Relaciones de colaboración y ayuda.

Proveedores internos Productos y servicios que recibe
Grupo Gerencial Solicitudes e información relacionada al trabajo diario

Clientes internos Productos y servicios que entrega
Grupo Gerencial Servicios secretariales y de oficina

RELACIONES EXTERNAS
Interacción con clientes, proveedores, autoridad y organismos externos, para el logro de los objetivos del puesto.

SERVICIO (Servicio Bajo). Relaciones de colaboración y ayuda

Proveedores Externos Productos y servicios que recibe
Compañía Courrier Envío y recibo de documentos
Proveedores de suministros y servicios Materiales, útiles de oficina y servicios requeridos

Clientes Externos Productos y servicios que entrega
N/A N/A

OPTIMIZACIÓN
Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.

SUGERENCIA (Sugerencia Baja). Detección de oportunidades de mejoras y propuestas de cambio.

NIVEL DEL PERSONAL SUPERVISADO DIRECTAMENTE
Amplitud de los deberes de dirección, supervisión y control del trabajo de subalternos que le reporten directamente, considerando el nivel del personal subordinado. Solamente es responsable del propio trabajo. No tiene subalternos.

CANTIDAD DE PERSONAL SUPERVISADO
Número de personas supervisadas directa e indirectamente. No ejerce supervisión.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Magnitud de los problemas, daños o perjuicios que puede ocasionar un empleado por revelar información confidencial o cometer una indiscreción en el manejo de información confidencial.

Pueden causarse leves problemas a nivel interno como externo, por indiscreciones o por manejo inadecuado de la información confidencial (Alto).
Esfuerzo y Condiciones de Trabajo

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESFUERZO FÍSICO
Circunstancias y ambiente físico en los cuales se desarrolla el trabajo, así como la propia naturaleza del mismo. Se pueden manifestar en una gama de condiciones: cómodas, higiénicas, seguras, hasta incómodas, insalubres y con alto riesgo.
El trabajo se desarrolla en instalaciones cómodas, higiénicas y seguras. Muy poca actividad física.

COMPETENCIAS
Las competencias asociadas a esta posición se listan a continuación. Las competencias remarcadas en letra negrita son consideradas de relevancia para este puesto de trabajo.

Organizacionales
Orientación a Resultados
Habilidad para obtener resultados y lograr metas a través del establecimiento de objetivos que contengan retos, emprender situaciones nuevas, asumir responsabilidades, tomar riesgos y superar las dificultades del medio.
Calidad y Optimización
Es la capacidad para contribuir en las mejoras de los procesos, la estructura y resultados de la organización mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio al cliente, la reducción de los costos y la modernización de los procesos.
Orientación al Cliente
Es la continua disposición a entregar un servicio de calidad que responda a las necesidades del cliente, ofreciendo un valor agregado que supere sus expectativas.
Trabajo en Equipo
Es la capacidad para mantener relaciones eficientes de colaboración con su grupo de trabajo y con otros grupos funcionales con el fin de producir resultados superiores a los que individualmente pudieran ser logrados, siguiendo las estrategias de la organización.

Funcionales
Comunicación
Es la capacidad para relacionarse provechosamente con los demás dentro de la empresa. Incluye la habilidad para expresar claramente las ideas, escuchar atentamente y comprender lo que otros manifiestan, así como la habilidad para influir en la toma de decisiones, resolución de conflictos y el establecimiento de acuerdos productivos.
Manejo de la Presión
Es la capacidad para lograr resultados en situaciones estresantes, manteniendo los estándares de calidad del trabajo.
Proceso Analítico
Es la capacidad para efectuar análisis de manera sistemática y racional, para llegar a conclusiones a partir de un conjunto de datos. Incluye la habilidad para percibir y analizar elementos significativos, evaluar situaciones y crear alternativas para encontrar soluciones viables y efectivas a problemas.
Conocimientos Específicos y Utilización de Metodologías y Herramientas
Es el grado de especialización y conjunto de experiencias que permiten el dominio de métodos, técnicas, procedimientos y equipos necesarios para el cumplimiento de las funciones. Incluye el aprendizaje de nuevas habilidades, conocimientos y metodologías.
Persuasión y Negociación
Es la capacidad para influir y establecer relaciones de intercambio recíproco con el cliente interno y el cliente externo en el cumplimiento de sus funciones.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y UTILIZACIÓN DE METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS

Manejo de MS Windows a nivel de usuario.
Manejo de MS Office (Word, Excel, Power Point).
Dominio de MS Outlook (e-mail).
Manejo de equipo de oficina (copiadoras, faxes, sumadoras, entre otras).
Habilidad para redacción de documentos.
Conocimiento de taquigrafía en español.