Descripción de puesto de oficinista: funciones, requisitos y grupo salarial

El puesto en su contexto

La denominación es el problema de la propia descripción: «oficinista» no dice qué hace la persona. Dos puestos con este nombre en la misma organización pueden dedicarse a facturación y a gestión documental, que exigen conocimientos distintos y merecen valoraciones distintas. Una descripción que se queda en el nombre no permite seleccionar, ni evaluar, ni clasificar el puesto.

De ahí que lo primero que hay que fijar sea el área y el proceso concretos: oficinista de facturación, de gestión documental, de compras, de personal. El resto de la descripción se deriva de eso, y sin ese anclaje el documento describe una categoría del convenio en lugar de un puesto de trabajo.

Ficha del cargo

La ficha describe el cargo, no a la persona que lo ocupa. Es la distinción que sostiene todo lo demás: un puesto se define por el trabajo que hay que hacer, y no por lo que sabe hacer quien está hoy en él. El procedimiento para obtener estos datos —los cuatro métodos y el punto ciego de cada uno— está en análisis de puesto.

Qué no es este puesto

No es un puesto de análisis. El oficinista ejecuta un procedimiento establecido y responde de que el registro sea correcto y esté en plazo; interpretar la información y decidir a partir de ella corresponde a otros puestos. Cuando la descripción incluye análisis, el encuadre y el nivel retributivo son otros.

Tampoco es un puesto de atención al público, aunque atienda llamadas o correos del área. Si la atención pasa a ser el contenido principal, el grupo de ocupación correcto es el de empleados de oficina que atienden al público, y las competencias exigibles cambian: descripción de puesto de recepcionista.

Funciones

Enunciadas con el verbo de la acción que se ejecuta y con su resultado, que es lo que permite evaluarlas después. Una función redactada como área de interés —«apoyo a la gestión de»— no se puede evaluar ni delegar.

1. Registrar la documentación del área en el sistema de gestión, con la comprobación de que los datos están completos antes de darla por registrada.
2. Archivar y mantener localizable la documentación física y electrónica conforme al criterio de clasificación establecido.
3. Comprobar la correspondencia entre documentos —albarán y factura, pedido y recepción, solicitud y autorización— y escalar las discrepancias.
4. Preparar la documentación y los datos que el área necesita para sus informes periódicos.
5. Atender las consultas internas sobre el estado de un expediente del área.
6. Cumplir los plazos de tramitación establecidos y avisar con antelación cuando un plazo esté en riesgo.
7. Aplicar los criterios de conservación y de acceso a la documentación que la organización tenga establecidos.

Requisitos

Formación. Ciclo formativo de grado medio o superior en administración y gestión, o equivalente acreditado por experiencia.

Experiencia. Un año en tareas administrativas, preferentemente en el proceso concreto del puesto.

Competencias exigibles:

• Manejo del sistema de gestión de la organización y de hoja de cálculo a nivel de tablas y filtros
• Comprobación cruzada de documentos y detección de discrepancias
• Organización del propio trabajo con plazos simultáneos
• Redacción administrativa clara en correos y notas internas
• Aplicación de criterios de archivo y de conservación documental

Los requisitos formulados como mínimos innegociables reducen las candidaturas recibidas más de lo que mejoran su ajuste, y lo hacen de forma desigual: el efecto sobre las candidaturas femeninas está documentado. Conviene separar lo que hay que saber el primer día de lo que se aprende en el puesto — reclutamiento y selección desarrolla el criterio.

Grupo ocupacional y retribución

Este puesto se encuadra en el grupo Empleados de oficina que no atienden al público de la Clasificación Nacional de Ocupaciones. La atribución es propia y revisable: la clasificación ordena ocupaciones y no denominaciones de puesto, de modo que una misma denominación puede corresponder a grupos distintos según el contenido real del cargo.

La cifra corresponde al grupo, no al puesto. Sirve para establecer si una retribución concreta está fuera de toda proporción respecto a su grupo; no para fijarla. Y una advertencia aritmética que cambia la lectura de cualquier promedio: la media queda por encima de la mediana porque las retribuciones altas la desplazan, así que la mitad de los asalariados gana menos que la mediana.

La distribución por comunidad autónoma y por percentiles está en mercado laboral en España, y la localización de una denominación concreta dentro de los grupos, en la herramienta de grupos ocupacionales. Cómo se traduce un grupo en una banda salarial interna coherente: administración de compensación.

Otros puestos del mismo grupo de ocupación

La cifra salarial de arriba corresponde al grupo Empleados de oficina que no atienden al público, no a este puesto en particular, de modo que se aplica igualmente a los siguientes:

• Asistente administrativo

Qué ha cambiado en el puesto

La denominación ha sobrevivido a su contenido. Nombraba un trabajo reconocible —registro, archivo, mecanografía, cálculo auxiliar— que la ofimática y luego la digitalización fueron desmontando pieza a pieza, sin que apareciera un nombre nuevo para lo que quedó. Lo que quedó no es poco, pero es distinto en cada organización: en unas es tramitación con sistemas propios, en otras atención administrativa a clientes internos, en otras control documental. De ahí que este puesto sea el que más se resiste a una descripción reutilizable, y que la tentación de rellenarla con funciones genéricas sea aquí más fuerte que en cualquier otro. La prueba es sencilla: si la descripción serviría igual para tres empresas de sectores distintos, no describe el puesto sino la categoría. Conviene añadir una precaución más: cuando el contenido varía tanto entre organizaciones, la denominación no basta para situar la retribución, y compararla con la de un puesto homónimo de otra empresa produce un agravio tan frecuente como infundado, y sin base en la que sostenerlo.

Indicadores de desempeño

Verificables y propios de este cargo. Un indicador que no se pueda comprobar con un dato existente produce una evaluación basada en impresión, con las consecuencias que eso tiene sobre la retribución y la promoción: evaluación de puestos.

• Cumplimiento de los plazos de tramitación del área, con las causas de desviación registradas
• Errores detectados en revisión posterior sobre el total registrado, y su reincidencia
• Discrepancias documentales detectadas por el puesto frente a las detectadas después por otros
• Localización de un expediente solicitado dentro del tiempo comprometido

Errores al redactarla

Quedarse en la denominación genérica. Sin el área y el proceso concretos, la descripción no permite seleccionar ni evaluar. Es el error de origen de este puesto y el más fácil de corregir: una línea.

Enumerar el uso de aplicaciones como funciones. «Introducir datos en el sistema» describe el uso de una herramienta. La función es que el registro esté completo, sea trazable y llegue en plazo, que es lo que se evalúa.

Atribuirle responsabilidad sin capacidad de escalar. Responder de que un expediente esté correcto sin poder detener una tramitación con datos incompletos es responsabilidad sin facultad. La descripción debe decir qué puede rechazar y a quién escala.

Omitir los criterios de conservación de documentos. Buena parte del trabajo de este puesto es documentación con plazos de conservación y limitaciones de acceso. Sin nombrarlo, esa obligación queda sin asignar.

Preguntas frecuentes