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Descripción de puesto de asistente administrativo (ejemplo)

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Este documento contiene un ejemplo de descripción de puesto o cargo de un asistente administrativo el cual puede ser tomado como modelo para su preparación en la organización que lo requiera.

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Descripción de puesto de asistente administrativo (a)

GENERALES DEL PUESTO
Título del Puesto: Asistente Administrativa
Gerencia: Gerencia General
Reporta a: Gerente General
Supervisa a: Oficinista y Recepcionista

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Misión del Puesto:
Garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y financieros del negocio, manteniendo una operación continua y segura, a través de un enfoque de calidad en los servicios, trabajo en equipo y de satisfacción al cliente.

Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Coordinar y realizar, según requerido, la entrega de asistencia secretarial y de oficina a las gerencias de la empresa
2. Realizar y atender las llamadas telefónicas dirigidas a las gerencias de la empresa.
3. Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa.
4. Administrar los archivos de la Gerencia General y asistir a las otras gerencias cuando sea requerido.
5. Atender las visitas dirigidas a la Gerencia General u otras gerencias de la empresa.
6. Coordinar las compras y el abastecimiento a los diferentes departamentos de la empresa de los materiales de oficina, servicios de cafetería, botiquín de primeros auxilios, u otros según requerido.
7. Mantener control de la caja menuda.
8. Coordinar las reuniones de los diferentes comités y gerencias de la empresa.
9. Administrar la agenda del Gerente General de la empresa, según requerido.
10. Coordinar los trámites de viaje y reservas requeridos por el personal de la empresa en los casos de viajes al extranjero.
11. Supervisar al personal bajo su cargo y asistir a la Gerencia General en las actividades de administración de personal.
12. Realizar otras funciones según requerido.

FACTORES DETERMINANTES
Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones desempeñadas en el puesto.

Mediano (Mediano Bajo).

IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el logro de sus metas estratégicas.
Mediano (Mediano Bajo).
Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo y realizar las funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la educación formal y/u otros medios de instrucción.

Licenciatura en el área correspondiente, o tener conocimientos técnicos y/o administrativos equivalentes. Pleno dominio del idioma inglés.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el trabajo de manera satisfactoria. Puede ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o indispensable  De 1 a 3 años.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS
Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de investigación, tornería, soldadura, etc.

De 1 a 3 años en puestos que requieren de conocimiento técnico especializado.

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto para que la persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente. (Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura organizacional, etc.). De 1 a 3 meses

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión, análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

ADAPTATIVO (Adaptativo Bajo). Requiere modificar elementos de soluciones conocidas y adaptarlas a la nueva situación.
Responsabilidad

AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar.

Guiado por políticas específicas y marcos de referencia concretos, pero que, en algunos casos, no tienen procedimientos formales (Alto).

INTENSIDAD
Presión ejercida sobre el puesto para el logro los resultados. Puede darse por la trascendencia e importancia de las decisiones; la caducidad o carencia de insumos, productos o servicios que maneja; el ritmo o cantidad de trabajo; y por el cumplimiento con límites de tiempo y/o estándares de calidad requeridos por los clientes internos y externos.

RELATIVA (Relativa Media). Hay cierta presión sobre el ocupante.

ACTIVOS
Magnitud de los perjuicios causados por distracción no intencionada del empleado (deterioro, pérdida o alteración de los bienes, valores o equipos manejados por el puesto). Considerar: el límite hasta el cual el perjuicio es controlado por el empleado, los controles a los que está sujeto el empleado por parte de terceros o por fuerza de los métodos de trabajo, la frecuencia con que está sujeto a cometer errores por la naturaleza del trabajo y la consecuencia de los errores.
Responsabilidad moderada por la protección de activos, equipo o prestigio de la organización (Baja).

RELACIONES INTERNAS
Interacción entre las personas de la organización manifestada en la comunicación, colaboración y trabajo en equipo.

SERVICIO (Servicio Alto). Relaciones de colaboración y ayuda.

Proveedores internos Productos y servicios que recibe
Grupo gerencial Solicitudes e información relacionada al trabajo diario
Mensajería Servicios de mensajería externa

Clientes internos Productos y servicios que entrega
Grupo gerencial Servicios secretariales y administrativos

RELACIONES EXTERNAS
Interacción con clientes, proveedores, autoridad y organismos externos, para el logro de los objetivos del puesto.

INTERCAMBIO (Intercambio Alto). Relaciones de comunicación, orientación, asesoría y apoyo.

Proveedores Externos Productos y servicios que recibe
Proveedores de Suministros y Servicios Materiales, útiles de oficina y servicios requeridos
Empresas de apoyo logístico Coordinación de eventos
Compañía Courrier Envío y recibo de documento

Clientes Externos Productos y servicios que entrega
Miembros de la Red Intercambio de información

OPTIMIZACIÓN
Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.

SUGERENCIA (Sugerencia Alta). Detección de oportunidades de mejoras y propuestas de cambio.

NIVEL DEL PERSONAL SUPERVISADO DIRECTAMENTE
Amplitud de los deberes de dirección, supervisión y control del trabajo de subalternos que le reporten directamente, considerando el nivel del personal subordinado. Es responsable del trabajo de personal de oficina y/u operativo no calificado, en actividades homogéneas.

CANTIDAD DE PERSONAL SUPERVISADO
Número de personas supervisadas directa e indirectamente. Ejerce supervisión sobre 1 a 5 personas.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Magnitud de los problemas, daños o perjuicios que puede ocasionar un empleado por revelar información confidencial o cometer una indiscreción en el manejo de información confidencial.

Pueden causarse problemas de importancia nivel interno y/o externo, por indiscreciones o por manejo inadecuado de la información confidencial (Alto). Esfuerzo y Condiciones de Trabajo

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESFUERZO FÍSICO
Circunstancias y ambiente físico en los cuales se desarrolla el trabajo, así como la propia naturaleza del mismo. Se pueden manifestar en una gama de condiciones: cómodas, higiénicas, seguras, hasta incómodas, insalubres y con alto riesgo.
El trabajo se desarrolla en instalaciones cómodas, higiénicas y seguras. Muy poca actividad física.

COMPETENCIAS
Las competencias asociadas a esta posición se listan a continuación. Las competencias remarcadas en letra negrita son consideradas de relevancia para este puesto de trabajo.

Organizacionales
Orientación a Resultados
Habilidad para obtener resultados y lograr metas a través del establecimiento de objetivos que contengan retos, emprender situaciones nuevas, asumir responsabilidades, tomar riesgos y superar las dificultades del medio.
Calidad y Optimización
Es la capacidad para contribuir en las mejoras de los procesos, la estructura y resultados de la organización mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio al cliente, la reducción de los costos y la modernización de los procesos.
Orientación al Cliente
Es la continua disposición a entregar un servicio de calidad que responda a las necesidades del cliente, ofreciendo un valor agregado que supere sus expectativas.
Trabajo en Equipo
Es la capacidad para mantener relaciones eficientes de colaboración con su grupo de trabajo y con otros grupos funcionales con el fin de producir resultados superiores a los que individualmente pudieran ser logrados, siguiendo las estrategias de la organización.

Gerenciales
Planificación y Organización
Es la capacidad para definir objetivos, desarrollar estrategias y administrar recursos de manera sistemática y eficiente, con el fin de lograr las metas corporativas, de las áreas funcionales o grupos de trabajo.
Administración del Capital Humano
Es la capacidad para dirigir, orientar y desarrollar a otros propiciando un clima satisfactorio y de compromiso profesional, que haga de la administración del capital humano un factor estratégico dentro de la organización.

Funcionales
Comunicación
Es la capacidad para relacionarse provechosamente con los demás dentro de la empresa. Incluye la habilidad para expresar claramente las ideas, escuchar atentamente y comprender lo que otros manifiestan, así como la habilidad para influir en la toma de decisiones, resolución de conflictos y el establecimiento de acuerdos productivos.
Manejo de la Presión
Es la capacidad para lograr resultados en situaciones estresantes, manteniendo los estándares de calidad del trabajo.
Proceso Analítico
Es la capacidad para efectuar análisis de manera sistemática y racional, para llegar a conclusiones a partir de un conjunto de datos. Incluye la habilidad para percibir y analizar elementos significativos, evaluar situaciones y crear alternativas para encontrar soluciones viables y efectivas a problemas.
Conocimientos Específicos y Utilización de Metodologías y Herramientas
Es el grado de especialización y conjunto de experiencias que permiten el dominio de métodos, técnicas, procedimientos y equipos necesarios para el cumplimiento de las funciones. Incluye el aprendizaje de nuevas habilidades, conocimientos y metodologías.
Persuasión y Negociación
Es la capacidad para influir y establecer relaciones de intercambio recíproco con el cliente interno y el cliente externo en el cumplimiento de sus funciones.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y UTILIZACIÓN DE METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS

• Dominio de MS Windows a nivel de usuario.
• Dominio de MS Office (Word, Excel, Power Point).
• Dominio de MS Outlook (e-mail).
• Manejo de equipo de oficina (copiadoras, faxes, sumadoras, entre otras).
• Habilidad para redacción de documentos de cierta complejidad, tanto en español como en inglés.
• Taquigrafía en español e inglés.

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