Perfil de un asistente administrativo: funciones, requisitos y grupo salarial

El puesto en su contexto

El puesto se diferencia de un oficinista en una cosa concreta y es la que hay que fijar en la descripción: el margen de decisión. Un asistente administrativo que puede priorizar su propia carga, decidir el orden de tramitación y resolver un asunto sin consultar cada paso ocupa un puesto distinto de quien ejecuta una cola de trabajo asignada. Ambos son legítimos y no son el mismo cargo ni la misma banda.

La segunda cuestión es qué proporción del puesto es apoyo a una persona y qué proporción es gestión de un proceso. Cuando ambas conviven sin proporción declarada, el apoyo a la persona gana siempre —porque tiene alguien que lo reclama— y la gestión del proceso se retrasa hasta que alguien la echa en falta.

Ficha del cargo

La ficha describe el cargo, no a la persona que lo ocupa. Es la distinción que sostiene todo lo demás: un puesto se define por el trabajo que hay que hacer, y no por lo que sabe hacer quien está hoy en él. El procedimiento para obtener estos datos —los cuatro métodos y el punto ciego de cada uno— está en análisis de puesto.

Qué no es este puesto

No es un puesto de secretaría de dirección en sentido estricto, aunque se solapen. La secretaría gestiona la agenda, filtra el acceso y prepara la representación de un cargo; el asistente administrativo puede hacer parte de eso y su contenido principal es la tramitación y la preparación de información. Si la agenda y el filtro son el núcleo, la denominación correcta es otra.

Tampoco es un puesto de análisis: prepara la información con la que se decide y no la interpreta ni recomienda. Cuando la descripción incluye análisis y propuesta, el encuadre corresponde a técnicos y profesionales de apoyo y el nivel retributivo es otro: descripción de puesto de analista de procesos.

Funciones

Enunciadas con el verbo de la acción que se ejecuta y con su resultado, que es lo que permite evaluarlas después. Una función redactada como área de interés —«apoyo a la gestión de»— no se puede evaluar ni delegar.

1. Preparar la documentación y los datos que el área necesita para sus reuniones y sus informes, con las fuentes identificadas.
2. Tramitar los expedientes administrativos del área y mantener el control de su estado y de sus plazos.
3. Gestionar la agenda del área o del cargo al que presta apoyo, incluidas convocatorias y salas.
4. Redactar y tramitar la correspondencia y las comunicaciones internas ordinarias del área.
5. Mantener el control de lo pendiente y avisar con antelación de los plazos en riesgo.
6. Gestionar los pedidos y las contrataciones menores del área dentro del límite autorizado, con la verificación de la recepción.
7. Preparar la documentación de los desplazamientos y tramitar su liquidación de gastos.
8. Aplicar los criterios de archivo, conservación y acceso a la documentación del área.

Requisitos

Formación. Ciclo formativo de grado superior en administración y finanzas, en asistencia a la dirección, o equivalente acreditado por experiencia.

Experiencia. Dos años en apoyo administrativo, con experiencia demostrable en tramitación de expedientes con plazo y en preparación de documentación para reuniones.

Competencias exigibles:

• Hoja de cálculo a nivel de tablas dinámicas y control de seguimiento
• Manejo del sistema de gestión de la organización y de la herramienta de agenda
• Redacción administrativa y de actas
• Priorización de carga propia con plazos simultáneos y criterio para resolver sin consultar
• Discreción en el manejo de información reservada del área

Los requisitos formulados como mínimos innegociables reducen las candidaturas recibidas más de lo que mejoran su ajuste, y lo hacen de forma desigual: el efecto sobre las candidaturas femeninas está documentado. Conviene separar lo que hay que saber el primer día de lo que se aprende en el puesto — reclutamiento y selección desarrolla el criterio.

Grupo ocupacional y retribución

Este puesto se encuadra en el grupo Empleados de oficina que no atienden al público de la Clasificación Nacional de Ocupaciones. La atribución es propia y revisable: la clasificación ordena ocupaciones y no denominaciones de puesto, de modo que una misma denominación puede corresponder a grupos distintos según el contenido real del cargo.

La cifra corresponde al grupo, no al puesto. Sirve para establecer si una retribución concreta está fuera de toda proporción respecto a su grupo; no para fijarla. Y una advertencia aritmética que cambia la lectura de cualquier promedio: la media queda por encima de la mediana porque las retribuciones altas la desplazan, así que la mitad de los asalariados gana menos que la mediana.

La distribución por comunidad autónoma y por percentiles está en mercado laboral en España, y la localización de una denominación concreta dentro de los grupos, en la herramienta de grupos ocupacionales. Cómo se traduce un grupo en una banda salarial interna coherente: administración de compensación.

Otros puestos del mismo grupo de ocupación

La cifra salarial de arriba corresponde al grupo Empleados de oficina que no atienden al público, no a este puesto en particular, de modo que se aplica igualmente a los siguientes:

• Oficinista

Qué ha cambiado en el puesto

El puesto se ha desplazado del apoyo a la coordinación. Cuando el trabajo consistía en mecanografiar, archivar y sostener una agenda, la descripción se agotaba en una lista de tareas ejecutadas por indicación de otra persona; hoy incluye habitualmente la preparación de documentación para decisiones, el seguimiento de asuntos abiertos con varias áreas y la gestión autónoma de una parte del calendario. El cambio disuelve además la vieja frontera con el puesto de secretaría, que se sostenía en la adscripción a una única jefatura. Una descripción actual tiene que decir, por tanto, dos cosas que antes se daban por supuestas: de cuántas personas o áreas recibe encargos, y qué asuntos puede resolver sin consultar.

Indicadores de desempeño

Verificables y propios de este cargo. Un indicador que no se pueda comprobar con un dato existente produce una evaluación basada en impresión, con las consecuencias que eso tiene sobre la retribución y la promoción: evaluación de puestos.

• Plazos del área cumplidos, con las causas de desviación registradas
• Avisos anticipados de plazos en riesgo frente a plazos incumplidos sin aviso previo
• Errores detectados en la documentación preparada, sobre el total preparado
• Asuntos resueltos sin necesidad de escalar, sobre el total tramitado

Errores al redactarla

No fijar el margen de decisión. Es lo que distingue este puesto de un oficinista y lo que decide su banda salarial. Sin decirlo, el puesto se retribuye como ejecución y se le exige criterio.

Mezclar apoyo a una persona y gestión de un proceso sin proporción. El apoyo a la persona tiene quien lo reclame y siempre gana; el proceso se retrasa en silencio hasta que alguien lo echa en falta.

Redactarlo como una lista de tareas de aplicación. Convocar reuniones, introducir datos, archivar. Describe herramientas. La función es que la información esté lista y correcta cuando hay que decidir, y que nada con plazo se pase.

Omitir la discreción como requisito. El puesto maneja información del área antes de que sea pública. No nombrarlo deja sin asignar una obligación que existe de todos modos.

Preguntas frecuentes