Gerente de proyectos: Funciones, perfil y descripción (que hace)

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Gerente de proyectos En este mundo cambiante, las organizaciones se ven en la obligación de estar en constante trasformación y en búsqueda de nuevos horizontes para seguir siendo competitivos.

En este proceso, el puesto de gerente de proyecto se convierte en uno de los más importantes. Los buenos gerentes de proyectos son personas con una excelente mentalidad empresarial.

Esto les permite pensar en un proyecto más allá del conjunto de habilidades básicas necesarias para administrarlo, y es el trabajo del gerente de proyecto dirigir a los equipos y miembros del equipo a la línea de meta.

En pocas palabras, el gerente de proyecto desempeña el papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos.

A continuación, se detallan las funciones, perfil y descripción de puesto del gerente de proyectos el cual puede ser tomado como modelo para su preparación en la organización que lo requiera.

Perfil del gerente de proyectos o administrador de proyectos

GENERALES DEL PUESTO
Título del Puesto: Gerente de Proyectos
Gerencia Ejecutiva: Servicios Compartidos
Gerencia: Proyectos y Sistemas
Reporta a: Gerente de Proyectos y Sistemas
Supervisa a: Asistente de Proyectos

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE GERENTE DE PROYECTOS
Misión del Puesto:
Asegurar la entrega oportuna de proyectos tendientes al mejoramiento de las operaciones de la empresa y de las marcas, así como al desarrollo de nuevos negocios y servicios, manteniendo altos estándares de calidad y un enfoque costo-beneficio.

Funciones y Responsabilidades Principales:
1. Asistir en el planeamiento conceptual y presentación de los proyectos solicitados por la alta gerencia de la empresa para la debida aprobación de la Junta Directiva.
2. Obtener, recopilar, evaluar y presentar la información necesaria (técnica, operativa, financiera, legal, de mercado, etc.) para el diseño de los proyectos aprobados y presentar recomendaciones a la Gerencia de Proyectos y Sistemas en base a la misma.
3. Asistir en la elaboración del Plan de Negocio de los proyectos de acuerdo a los objetivos de tiempo y resultados establecidos (técnicos, operativos y económicos), para la aprobación final de la alta gerencia y Junta Directiva de la empresa, según sea requerido.
4. Asistir en la negociación de términos y condiciones con los proveedores seleccionados y coordinar la entrega oportuna de productos y servicios contratados.
5. Planear, coordinar, ejecutar y controlar las diferentes tareas operativas y/o administrativas de los proyectos aprobados hasta la terminación de los mismos, asegurando el cumplimiento de fechas de entrega, calidad de los resultados y compromisos adquiridos.
6. Asistir en la revisión de aspectos legales que regulan el ofrecimiento de los servicios relacionados a cada proyecto y en la formulación de los contratos que regularán la relación de la empresa con el cliente meta.
7. Anticipar, identificar y evaluar posibles riesgos que puedan afectar el desenvolvimiento del proyecto, y proponer estrategias de mitigación a fin de que se cumplan los objetivos establecidos.
8. Asegurar la participación de todas las áreas técnicas y administrativas relacionadas, según el proyecto y/o estudio que se esté desarrollando (finanzas, recursos humanos, mercadeo y servicio al cliente, marca relacionada, entre otros).
9. Administrar los recursos asignados a cada proyecto (presupuesto, equipo, recurso humano, etc.), maximizando el uso de los mismos.
10. Apoyar en el desarrollo de documentación aplicable a los procesos una vez sea puesto en producción el proyecto (formularios para el desarrollo del servicio, procedimientos, procedimientos de contingencia, manuales, entre otros).
11. Informar periódicamente a la Gerencia de Proyectos y Sistemas sobre el progreso y estado de las tareas de cada proyecto y/o estudio realizado.
12. Elaborar el informe final de cada proyecto y/o estudio realizado.
13. Dar seguimiento en producción a los proyectos aprobados de forma periódica.
14. Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para su área de gestión.
15. Realizar las labores de supervisión y administración del personal bajo su cargo.
16. Realizar cualquier otra función relacionada al puesto.

FACTORES DETERMINANTES

Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones desempeñadas en el puesto. Mediano (Mediano – Alto)
IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el logro de sus metas estratégicas. Mediano (Mediano – Alto)

Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo de gerente de proyectos y realizar las funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la educación formal y/u otros medios de instrucción. Licenciatura en el área correspondiente, o tener conocimientos técnicos y/o administrativos equivalentes. Pleno dominio del idioma inglés.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el trabajo de manera satisfactoria. Puede ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o indispensable. De 1 a 3 años

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS
Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de investigación, tornería, soldadura, etc. De 1 a 3 años en puestos que requieren de conocimiento técnico especializado

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto para que la persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente. (Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura organizacional, etc.). De 1 a 3 meses

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión, análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

INNOVADOR (Innovador Alto). Requiere de la búsqueda e investigación de elementos nuevos que daban ser considerados para el diseño de soluciones poco comunes.
Responsabilidad

AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar.

Guiado por políticas generales y marcos de referencia amplios (Baja).

INTENSIDAD
Presión ejercida sobre el puesto de gerente de proyectos para el logro los resultados. Puede darse por la trascendencia e importancia de las decisiones; la caducidad o carencia de insumos, productos o servicios que maneja; el ritmo o cantidad de trabajo; y por el cumplimiento con límites de tiempo y/o estándares de calidad requeridos por los clientes internos y externos.

RELATIVA (Relativa Alta). En circunstancias determinadas hay cierta presión sobre el ocupante.
ACTIVOS
Magnitud de los perjuicios causados por distracción no intencionada del empleado (deterioro, pérdida o alteración de los bienes, valores o equipos manejados por el puesto). Considerar: el límite hasta el cual el perjuicio es controlado por el empleado, los controles a los que está sujeto el empleado por parte de terceros o por fuerza de los métodos de trabajo, la frecuencia con que está sujeto a cometer errores por la naturaleza del trabajo y la consecuencia de los errores.
Responsabilidad moderada por la protección de activos, equipo o prestigio de la organización (Alta).

RELACIONES INTERNAS
Interacción entre las personas de la organización manifestada en la comunicación, colaboración y trabajo en equipo.

INFLUENCIA (Influencia Baja). Comunicación, influencia y convencimiento de otros miembros de la organización para lograr la aceptación efectiva de ideas y cambios.

Proveedores internos Productos y servicios que recibe
Contabilidad Información financiera y contable, pagos
Mercadeo Estudios de mercado
Sistemas Información técnica
Departamentos asignados al desarrollo del proyecto Información para el desarrollo de proyectos

Clientes internos Productos y servicios que entrega
Departamento usuario del proyecto Nuevos servicios o mejoras a servicios existentes

RELACIONES EXTERNAS
Interacción con clientes, proveedores, autoridad y organismos externos, para el logro de los objetivos del puesto.

NEGOCIACIÓN (Negociación Baja). Acciones que conducen a transacciones.

Proveedores Externos Productos y servicios que recibe
Proveedores de productos y servicios por proyecto Cotizaciones y propuestas, información sobre productos y servicios

Clientes Externos Productos y servicios que entrega
Bancos / Instituciones Financieras Nuevos servicios o mejoras a servicios existentes

OPTIMIZACIÓN
Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.

MODIFICACIÓN (Modificación Alta). Identificación, evaluación y aplicación de alternativas de cambio.

NIVEL DEL PERSONAL SUPERVISADO DIRECTAMENTE
Amplitud de los deberes de dirección, supervisión y control del trabajo de subalternos que le reporten directamente, considerando el nivel del personal subordinado.Supervisa personal de oficina y/o técnicos calificados, en actividades homogéneas.

CANTIDAD DE PERSONAL SUPERVISADO
Número de personas supervisadas directa e indirectamente.Ejerce supervisión sobre 1 a 5 personas.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Magnitud de los problemas, daños o perjuicios que puede ocasionar un empleado por revelar información confidencial o cometer una indiscreción en el manejo de información confidencial.

Pueden causarse problemas de importancia nivel interno y/o externo, por indiscreciones o por manejo inadecuado de la información confidencial (Alto).
Esfuerzo y Condiciones de Trabajo

CONDICIONES DE TRABAJO Y ESFUERZO FÍSICO
Circunstancias y ambiente físico en los cuales se desarrolla el trabajo, así como la propia naturaleza del mismo. Se pueden manifestar en una gama de condiciones: cómodas, higiénicas, seguras, hasta incómodas, insalubres y con alto riesgo.
El trabajo se desarrolla en instalaciones cómodas, higiénicas y seguras. Muy poca actividad física.

COMPETENCIAS
Las competencias asociadas a esta posición se listan a continuación. Las competencias remarcadas en letra negrita son consideradas de relevancia para este puesto de trabajo.

Organizacionales
Orientación a Resultados
Habilidad para obtener resultados y lograr metas a través del establecimiento de objetivos que contengan retos, emprender situaciones nuevas, asumir responsabilidades, tomar riesgos y superar las dificultades del medio.
Calidad y Optimización
Es la capacidad para contribuir en las mejoras de los procesos, la estructura y resultados de la organización mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio al cliente, la reducción de los costos y la modernización de los procesos.
Orientación al Cliente
Es la continua disposición a entregar un servicio de calidad que responda a las necesidades del cliente, ofreciendo un valor agregado que supere sus expectativas.
Trabajo en Equipo
Es la capacidad para mantener relaciones eficientes de colaboración con su grupo de trabajo y con otros grupos funcionales con el fin de producir resultados superiores a los que individualmente pudieran ser logrados, siguiendo las estrategias de la organización.

Gerenciales
Liderazgo
Es la capacidad para desarrollar una visión, desafiar los procesos rutinarios e innovar, para influir y transformar el ambiente y las condiciones establecidas.
Toma de Decisiones
Es la capacidad para definir y ejecutar acciones, asumiendo las responsabilidades y los riesgos implícitos que ello conlleva.
Planificación y Organización
Es la capacidad para definir objetivos, desarrollar estrategias y administrar recursos de manera sistemática y eficiente, con el fin de lograr las metas corporativas, de las áreas funcionales o grupos de trabajo.
Administración del Capital Humano
Es la capacidad para dirigir, orientar y desarrollar a otros propiciando un clima satisfactorio y de compromiso profesional, que haga de la administración del capital humano un factor estratégico dentro de la organización.

Funcionales
Comunicación
Es la capacidad para relacionarse provechosamente con los demás dentro de la empresa. Incluye la habilidad para expresar claramente las ideas, escuchar atentamente y comprender lo que otros manifiestan, así como la habilidad para influir en la toma de decisiones, resolución de conflictos y el establecimiento de acuerdos productivos.
Manejo de la Presión
Es la capacidad para lograr resultados en situaciones estresantes, manteniendo los estándares de calidad del trabajo.
Proceso Analítico
Es la capacidad para efectuar análisis de manera sistemática y racional, para llegar a conclusiones a partir de un conjunto de datos. Incluye la habilidad para percibir y analizar elementos significativos, evaluar situaciones y crear alternativas para encontrar soluciones viables y efectivas a problemas.
Conocimientos Específicos y Utilización de Metodologías y Herramientas
Es el grado de especialización y conjunto de experiencias que permiten el dominio de métodos, técnicas, procedimientos y equipos necesarios para el cumplimiento de las funciones. Incluye el aprendizaje de nuevas habilidades, conocimientos y metodologías.
Persuasión y Negociación
Es la capacidad para influir y establecer relaciones de intercambio recíproco con el cliente interno y el cliente externo en el cumplimiento de sus funciones.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y UTILIZACIÓN DE METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS

Dominio de MS Windows.
Dominio de MS Office (Word, Excel, Power Point).
Manejo de MS Outlook (e-mail).
Manejo avanzado de herramientas utilizadas en el control y seguirmiento de actividades relacionadas a los projectos (tales como Microsoft Project).
Actualización en las mejores prácticas de la industria bancaria asociadas a los nuevos proyectos a ser desarrollados.
Buen entendimiento de las leyes y regulaciones que afectan las operaciones y los servicios que brinda la empresa y los nuevos proyectos a ser desarrollados.
Conocimiento de las disciplinas de Administración Proyectos definidas por el Project Management Institute.
Conocimientos de finanzas básicas.