Politica de vacaciones empresa (procedimiento para solicitar vacaciones)

Publicado en Modelos de procedimientos de RRHH

Politica de vacaciones Una política de vacaciones es una pauta única definida por cada empleador que describe y establece los requisitos para solicitar vacaciones (siempre de acuerdo con las disposición legales) así como los días asignados que se otorgan a los empleados.

Las organizaciones deben definir claramente la politica de vacaciones de forma coherente para evita confusiones y que sus empleados puedan comprender qué pasos deben seguir para programar eficazmente su tiempo libre.

Sus beneficios y formas de gestionarlo

La política de vacaciones escrita es la mejor y más concisa forma de comunicar los requisitos para tomarse el tiempo de vacaciones. Las políticas deben establecer con claridad cuáles son las responsabilidades del colaborador por el tiempo que pasa fuera del trabajo, por ejemplo, si necesita encontrar otro empleado para realizar sus deberes mientras está fuera, o si necesita programar su tiempo de vacaciones de cierta manera o durante épocas específicas del año.

En este sentido, muchas organizaciones usan un sistema rotativo para organizar las vacaciones porque eventualmente les da a todos los empleados la oportunidad de elegir sus horarios de vacaciones preferidos. En un sistema rotativo, ciertos colaboradores pueden seleccionar primero sus días de vacaciones y esa lista de trabajadodres con la primera opción cambia cada año.

Otra opción frecuente es cerrar el negocio (especialmente si se trata de uno pequeño) por una semana o dos para que no haya ninguna posibilidad de que el favoritismo afecte a quién elige las épocas más codiciadas del año para tomar vacaciones.

Procedimiento para solicitar vacaciones, programación y manejo (ejemplo)

Este documento es un modelo de politica de vacaciones en una empresa que tiene como fin programar vacaciones anualmente del personal supervisado.

Puede ser redactado de la siguiente manera:

Politica de vacaciones en una empresa

Para: Todo el personal que supervisa

Procedimiento

1- El Departamento de Recursos Humanos les entregará anualmente a más tardar en el mes de octubre, a todos los Gerentes o Supervisores de Departamento, quienes tengan personal a su cargo, un formulario de programación de vacaciones.

2-Los Gerentes o Supervisores de Departamento, antes de determinar fechas de vacaciones, deben considerar evaluar los objetivos y metas de su Departamento y debe tomar en cuenta que el colaborador tenga derecho a treinta días por cada once meses continuos de trabajo o el tiempo proporcional a la fecha de la contratación del colaborador.

3-Tan pronto los Gerentes o Supervisores hayan evaluado las fechas, deben reunirse con el colaborador para conocer los intereses del mismo y, de esta forma, lograr un común acuerdo. La comunicación siempre debe ser de 2 vías.

4- Las vacaciones podrán ser tomadas el mes completo, aunque actualmente sólo aplica ésto para los operadores de redes electrónicas y procesamiento de documentos. Sin embargo, esta práctica está sujeta a evaluación para otras posiciones por parte del Gerente General o Gerente de área.

5- Deben ser divididas en 2 fracciones iguales como máximo (15 días), y estricta mente como se cita en el siguiente ejemplo: 1 al 15 de Marzo / 16 al 30 de agosto. Debe ser por quincena

Si el día 1 ó 16 es de descanso semanal, las vacaciones se inician el día inmediato posterior al último día de descanso En el caso que el 1 ó 16 sea de fiesta o duelo nacional, las vacaciones se inician a partir de esa fecha. Ejemplo: 1 de mayo, 1 de enero.

6- Una vez los Gerentes y Supervisores hayan determinado las fechas, deben enviar el formulario de programación de vacaciones y formulario de solicitud de vacaciones al Departamento de Recursos Humanos y deben quedarse con copia para revisión y control periódica al respecto Ver formulario.

7- El Departamento de Recursos Humanos, un mes antes de lo estipulado o programado para vacaciones de cada colaborador, enviará primeramente la notificación de las vacaciones al Gerente o Supervisor para su autorización y posteriormente al colaborador para su debida firma Ver formulario.

8- Si se diera la necesidad de cambio de fecha de las vacaciones acordadas por situación realmente significativa o justificada, avisar al Departamento de Recursos Humanos al respecto, entregando de inmediato por escrito la nueva fecha programada y acordada con el colaborador.

9-Queda a criterio del colaborador, solicitar la forma de pago de sus vacaciones. Esta puede ser:

a) Recibir el pago antes de irse de vacaciones,

b) Recibir el pago en la quincena que toma sus vacaciones,

c) Recibir el pago de los 30 días (de ser el caso) en la primera quincena de las vacaciones.

Esta solicitud debe darse por escrito, por parte del colaborador, en el formulario de notificación de vacaciones.

El Departamento de Recursos Humanos completará la sección para uso de Administrador de Seguridad del formulario para notificación de vacaciones. El Gerente de seguridad sellará la notificación como constancia de recibido y se le entregará copia a él, para que proceda a desactivar al usuario del sistema, como medida de seguridad, debido a la ausencia del colaborador, por vacaciones.