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Políticas y procedimiento de programacón de vacaciones

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Este documento es un modelo de procedimiento que tiene como fin programar vacaciones anualmente  del personal  supervisado..

Puede ser redactado de la siguiente manera:

Para: Todo el personal que supervisa

Procedimiento

1-   El Departamento de Recursos Humanos les entregará anualmente a más tardar en el mes de octubre, a todos los Gerentes o Supervisores de Departamento, quienes tengan personal a su cargo, un formulario de programación de vacaciones..

2-Los Gerentes o Supervisores de Departamento, antes de determinar fechas de vacaciones, deben considerar evaluar los objetivos y metas de su Departamento y debe tomar en cuenta que el colaborador tenga derecho a treinta días por cada once meses continuos de trabajo o el tiempo proporcional a la fecha de la contratación del colaborador.

3-Tan pronto los Gerentes o Supervisores hayan evaluado las fechas, deben reunirse con el colaborador para conocer los intereses del mismo y, de esta forma, lograr un común acuerdo.  La comunicación siempre debe ser de 2 vías.

4- Las vacaciones podrán ser tomadas el mes completo, aunque actualmente sólo aplica ésto para los operadores de redes electrónicas y procesamiento de documentos. Sin embargo, esta práctica está sujeta a evaluación para otras posiciones por parte del Gerente General o Gerente de área.

5- Deben ser divididas en 2 fracciones iguales como máximo (15 días), y estricta mente como se cita en el  siguiente  ejemplo:     1 al 15 de Marzo / 16 al 30 de agosto. Debe ser por quincena

Si el día 1 ó 16 es de descanso semanal, las vacaciones se inician el día inmediato posterior al último día de descanso  En el caso que el 1 ó 16 sea de fiesta o duelo nacional, las vacaciones se inician a partir de esa fecha.  Ejemplo: 1 de mayo, 1 de enero.

6- Una vez los Gerentes y Supervisores hayan determinado las fechas, deben enviar el formulario de programación de vacaciones y formulario de solicitud de vacaciones al Departamento de Recursos Humanos y deben quedarse con copia para revisión y control periódica al respecto (formulario “Solicitud de vacaciones” adjunto).

7- El Departamento de Recursos Humanos, un mes antes de lo estipulado o programado para vacaciones de cada colaborador, enviará primeramente la notificación de las vacaciones al Gerente o Supervisor para su autorización y posteriormente al colaborador para su debida firma (formulario “Notificación de vacaciones”  adjunto).

8- Si se diera la necesidad de cambio de fecha de las vacaciones acordadas por situación realmente significativa o justificada, avisar al Departamento de Recursos Humanos al respecto, entregando de inmediato por escrito la nueva fecha programada y acordada con el colaborador.

9-Queda a criterio del colaborador, solicitar la forma de pago de sus vacaciones.  Esta puede ser:  a) Recibir el pago  antes de irse de vacaciones,  b) Recibir el pago en la quincena que toma  sus vacaciones, c) Recibir el pago de los 30 días (de ser el caso) en la primera quincena de las vacaciones.  Esta solicitud debe darse por escrito, por parte del colaborador, en el formulario de notificación de vacaciones.

El Departamento de Recursos Humanos completará la sección para uso de Administrador de Seguridad del formulario para notificación de vacaciones.  El Gerente de seguridad sellará  la notificación como constancia de recibido y se le entregará copia a él, para que proceda a desactivar al usuario del sistema, como medida de seguridad, debido a la ausencia del  colaborador, por vacacionesor.

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