Solicitud de empleo: qué puede preguntar el formulario y qué no
El formulario de solicitud de empleo es el primer tratamiento de datos personales de todo el proceso, y el punto donde con más frecuencia se piden cosas que no pueden pedirse. Lo que sobra en él no es un exceso de celo: es un incumplimiento con sanción propia.
Para qué sirve
Tiene dos funciones y solo una se suele considerar. La primera es recoger información comparable: cuando cada candidatura llega con la estructura que quiere, comparar es imposible y el cribado se hace por impresión. Un formulario común resuelve eso, y es la razón por la que sigue existiendo pese al currículum.
La segunda es informar. Es el momento en que la organización debe decir qué datos trata, con qué finalidad, cuánto tiempo los conserva y cómo se ejercen los derechos. Omitir esa parte es el defecto más extendido de los formularios en uso, y el más fácil de corregir.
Una última cuestión que casi ningún formulario resuelve: qué ocurre con los datos cuando el proceso termina. Conservarlos para futuras vacantes requiere haberlo informado y tener una base para hacerlo, con un plazo definido y no indefinido; y la persona candidata conserva el derecho a pedir su supresión en cualquier momento. Incluir esa información en el propio formulario, en dos líneas y no en un aviso ilegible al pie, resuelve la obligación y produce además un efecto secundario útil: una organización que explica qué hará con los datos transmite exactamente eso sobre cómo trata a las personas antes de contratarlas.
Marco legal en España
La protección de datos fija el marco. Los datos recabados deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad, que es evaluar la idoneidad para un puesto concreto. En el momento de la recogida hay que informar de la identidad del responsable, de la finalidad, de la base del tratamiento, del plazo de conservación, de las posibles comunicaciones y de los derechos.
El principio de no discriminación del Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Igualdad excluyen las preguntas sobre circunstancias protegidas: estado civil, planes de maternidad o embarazo, situación familiar, religión, afiliación sindical, orientación sexual, origen. No pueden figurar en el formulario aunque se declaren voluntarias.
La fotografía no es un dato necesario para evaluar la idoneidad en la práctica totalidad de los puestos, y su exigencia facilita la discriminación por rasgos protegidos. Lo mismo la fecha de nacimiento, frente a la que basta la declaración de mayoría de edad cuando el puesto lo requiere.
Sobre la conservación: los datos de las candidaturas no seleccionadas no pueden guardarse indefinidamente. Conviene declarar un plazo —un año es el criterio habitual— y una vía para prorrogarlo con consentimiento si se quiere mantener la candidatura para procesos futuros. El resto del procedimiento está en reclutamiento y selección.
Qué debe contener
Los elementos que siguen no son de estilo: son los que determinan si el documento sirve para acreditar lo que pretende. Su ausencia es la causa habitual de que un escrito no sostenga nada.
- El puesto al que se opta y la referencia del proceso.
- Datos de identificación y de contacto: nombre, teléfono y correo electrónico. El documento de identidad solo si es necesario en esta fase, y normalmente no lo es.
- Formación con titulación, centro y año de finalización.
- Experiencia con empresa, puesto, periodo y funciones desempeñadas.
- Requisitos específicos del puesto cuando existan y sean verificables: idiomas con nivel, permisos, habilitaciones profesionales, disponibilidad de desplazamiento.
- La información sobre el tratamiento de datos con finalidad, plazo de conservación y ejercicio de derechos.
- Fecha y firma de la persona candidata.
Modelo
Ejemplo completo con partes ficticias, no un esquema de huecos: así se ve el registro y el grado de concreción que el documento requiere. Lo que hay que sustituir en cada caso figura debajo.
Solicitud de empleo
Puesto solicitado: técnica o técnico de montaje. Referencia del proceso: MON-2026-07.
Datos de contacto. Nombre y apellidos. Teléfono. Correo electrónico. Localidad de residencia.
Formación. Titulación, centro y año de finalización. Formación complementaria relacionada con el puesto, con su duración y la entidad que la acredita.
Experiencia profesional. Para cada puesto: empresa, denominación del cargo, periodo (mes y año de inicio y de fin) y funciones desempeñadas, descritas con verbos concretos.
Requisitos del puesto. Nivel de inglés (comprensión lectora de documentación técnica): básico, intermedio o avanzado. Permiso de conducción de clase B: sí o no. Disponibilidad para trabajo a turnos: sí o no.
Referencias. Nombre, cargo y teléfono de una o dos personas que hayan supervisado su trabajo. Se contactará con ellas únicamente con su autorización previa y en la fase final del proceso.
Información sobre el tratamiento de sus datos. Responsable: Talleres Berrocal, S.L., avenida de la Estación 14, 47007 Valladolid. Finalidad: evaluar su candidatura para el puesto indicado. Base: su solicitud de participación en el proceso. Conservación: doce meses desde la finalización del proceso, transcurridos los cuales los datos se suprimen. Destinatarios: no se comunican datos a terceros. Derechos: puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación y la oposición dirigiéndose a la dirección indicada, y presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Declaración. Declaro que los datos consignados son ciertos y que he sido informada o informado del tratamiento descrito.
Fecha y firma.
Qué hay que sustituir
- El puesto, la referencia del proceso y los requisitos específicos que realmente se van a verificar.
- Los datos del responsable del tratamiento.
- El plazo de conservación, que debe ser el que la organización cumple de verdad, no uno declarado sin efecto.
- Los destinatarios, si el proceso lo gestiona una consultora externa: en ese caso hay que decirlo.
- Los requisitos que no se vayan a comprobar: se suprimen del formulario en lugar de dejarlos como campo opcional.
Variantes
Candidatura espontánea. Sin referencia de proceso, con un campo de área de interés en lugar de puesto. Aquí el plazo de conservación es más relevante todavía, porque la finalidad es futura e indeterminada: conviene declararlo con precisión y ofrecer una vía sencilla de solicitar la supresión.
Puesto con habilitación obligatoria. Cuando el puesto exige una habilitación profesional, un certificado o una formación en prevención concreta, se pide su acreditación y se indica que su ausencia excluye la candidatura. Es un requisito verificable y por tanto legítimo.
Formulario en línea. Las mismas reglas, con dos añadidos: la información sobre el tratamiento debe estar accesible antes de enviar el formulario, no después, y la casilla de aceptación no puede estar premarcada. Un campo obligatorio que pide un dato no necesario es el mismo incumplimiento que en papel.
Otros documentos de «Candidatura y empleo»
Elegir el documento equivocado dentro de la misma familia es el error más frecuente, de modo que conviene ver qué más hay antes de redactar:
- Carta de presentación: para qué sirve, qué estructura funciona y modelo
- Modelo de currículum vítae de gerente de proyectos: estructura y ejemplo
- Modelo de currículum vítae de asistente administrativo: estructura y ejemplo completo
- Modelo de currículum vítae de auditor de sistemas: estructura y ejemplo
- Carta de presentación de hoja de vida: qué añade al currículum y ejemplos
Errores frecuentes
Pedir fotografía y fecha de nacimiento. Ninguna de las dos es necesaria para evaluar la idoneidad en la práctica totalidad de los puestos, y ambas facilitan la discriminación por rasgos protegidos. Cuando el puesto exige mayoría de edad, basta la declaración.
Incluir estado civil o situación familiar. Son circunstancias protegidas y no guardan relación con el contenido de ningún puesto. Declararlas voluntarias no lo arregla: el dato queda recogido y el sesgo puede operar.
Omitir la información sobre el tratamiento. Es el defecto más extendido de los formularios en uso y el más sencillo de corregir. La información debe darse en el momento de la recogida, no cuando alguien la pide.
Guardar las candidaturas indefinidamente. Una base de datos de candidaturas de hace seis años es un tratamiento sin finalidad y sin base. El plazo declarado tiene que ser el que se cumple.
Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa pedir una fotografía en la solicitud?
No es un dato necesario para evaluar la idoneidad en la práctica totalidad de los puestos, y facilita la discriminación por rasgos protegidos. Su exigencia como campo obligatorio es un tratamiento excesivo.
¿Qué preguntas no pueden figurar en un formulario de empleo?
Las relativas a circunstancias protegidas sin relación con el puesto: estado civil, embarazo o planes de maternidad, situación familiar, religión, afiliación sindical, orientación sexual y origen. Declararlas voluntarias no las hace admisibles.
¿Cuánto tiempo pueden conservarse los datos de una candidatura?
El tiempo necesario para la finalidad, que termina con el proceso. Para mantener la candidatura para procesos futuros hace falta informar del plazo y contar con la conformidad; un año es el criterio habitual y debe ser el que realmente se cumple.
¿Puede pedirse el documento de identidad?
En la fase de solicitud no suele ser necesario y por tanto no procede. Su exigencia tiene sentido en el momento de la contratación, cuando existe una obligación de identificación.
¿Hay que informar si el proceso lo gestiona una consultora?
Sí. La comunicación de los datos a un tercero que participa en el proceso debe constar en la información que se facilita al recoger los datos, con la identificación de ese destinatario.
¿Puede la persona candidata pedir que se borren sus datos?
Sí, en cualquier momento, y la solicitud debe atenderse. El formulario tiene que indicar cómo se ejerce ese derecho y ante quién, además de la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control.
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Redacción de rrhh-web.com. «Solicitud de empleo: qué puede preguntar el formulario y qué no». rrhh-web.com, revisado el 31 de julio de 2026. https://www.rrhh-web.com/solicituddeempleo.html