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Política y procedimiento de uso de correo electrónico (ejemplo)

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Una política de acceso al correo electrónico de la empresa es imprescindible para el empleador, ya que afecta directa o indirectamente la forma en que los empleados realizan el trabajo. A los empleados no les importan las pautas que se les proporcionan para usar el correo electrónico o Internet.

Según una encuesta, más del 85% de las personas en EE. UU. Acceden a las redes sociales, por lo que la orientación sobre lo que los empleados pueden hacer y lo que pueden compartir se ha vuelto cada vez más importante. En lo que respecta a las pautas, no debe ser demasiado reactivo o inhibidor del derecho del empleado.

Dicha política es la mejor política de Internet para que los empleados y empleados la acepten y la sigan religiosamente. A los empleados no les gusta que los interroguen por algo que no sabían que existía, por lo que se hace necesario tener una política sólida de correo electrónico y uso de Internet, y dicha política debe comunicarse correctamente a los empleados.

Tener una política de correo electrónico de la empresa es una bendición para una organización. Mantiene una organización productiva y eficiente. Esta política actúa como un punto de referencia en caso de que un empleado viole la política. Una de las cosas más importantes es que esta política debe comunicarse a todos los empleados.

1. Productividad: Mejora la productividad de los empleados ya que no se pierde tiempo navegando en Internet para usos personales. Los empleados tampoco pueden usar los sitios de redes sociales y otros sitios web ya que su uso está restringido por las normas y reglamentos de la política. La implementación adecuada de los procedimientos y reglas de acceso a Internet evita que los empleados se distraigan con sitios web, blogs, etc.

2. Seguridad: este Reglamento brinda seguridad a la información confidencial que de otro modo puede transmitirse por Internet. La política de uso de Internet hace que las pautas sean muy claras con respecto al uso de información confidencial. La seguridad del sistema de la compañía puede dañarse mientras se transmite información, ya que el sistema se vuelve propenso a ataques de virus, etc. Esta política actúa contra dicha transmisión de información, por lo tanto protege a la compañía.

3. Recursos: los recursos mientras se usa Internet para uso personal consumen el ancho de banda que puede afectar el uso en algunos trabajos productivos.

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Ejemplo de política de política de correo electrónico 

Define claramente las pautas sobre el uso apropiado de Internet y el correo electrónico mientras trabajan. también describe lo que los empleados pueden y no pueden hacer cuando usan computadoras, redes, sitios web o sistemas. Tener una disciplina de este tipo protege tanto a la empresa como a los empleados.

Propósito: El propósito de esta política es asignar el cargo y el compromiso a los empleados por el uso del correo electrónico. El uso del correo electrónico debe realizarse de manera profesional.

Alcance: esta política se aplica a todos los empleados regulares de la empresa.

Principios

La política de correo electrónico y acceso a Internet para los empleados se basa en los siguientes principios:

1. El correo electrónico y otros datos electrónicos deben ser utilizados por un empleado principalmente para fines comerciales. Debe ser utilizado por un empleado de manera que no dañe la reputación de la empresa. Sin embargo, debe contribuir a las operaciones efectivas de la empresa.

2. El empleado es el único responsable del uso de internet y correo electrónico. El empleado será responsable de una actividad relacionada con el incumplimiento de la política de Internet.

3. Todo el material almacenado en cualquier dispositivo electrónico para cualquier fin comercial sigue siendo propiedad de la empresa.
Definiciones:

Empleado: un empleado incluye a todos los empleados de la empresa que tienen acceso al correo electrónico e Internet de la empresa.

Material ofensivo: el material ofensivo incluye mensajes o imágenes que son obscenos, insultantes, acosadores, sexistas, pornográficos, amenazantes o inapropiados.

Declaración de política de correo electrónico:

De acuerdo con la declaración de política de correo electrónico, significa que todas las formas de correo electrónico están destinadas a ser utilizadas únicamente con fines comerciales. A veces puede usarse para fines personales hasta el momento en que no sea excesivo o inapropiado y no sea a costa del trabajo oficial. El uso se define como excesivo o inapropiado cuando su uso obstruye el funcionamiento normal de una organización.

De manera similar, la política de acceso al correo electrónico dice que la empresa se reserva el derecho de acceder a todos los datos y archivos en cualquier sistema de red utilizado en la empresa. La compañía también se reserva el derecho de monitorear todo el contenido que se envía o recibe por correo electrónico, Contenido que se envía o recibe por correo electrónico. Los empleados deben ser conscientes de que la empresa tiene derecho sobre cualquier material enviado o recibido por ellos.

Ningún mensaje es privado y está sujeto a visualización, descarga, publicación y archivo por parte de los funcionarios de la compañía en todo momento para verificar su cumplimiento con el correo electrónico o la política de privacidad de la compañía.

Ningún empleado tiene derecho a ver o tener acceso al correo electrónico de otros empleados hasta que los altos funcionarios lo permitan.
Los correos electrónicos están sujetos a monitoreo en todo momento y la divulgación de información específica está sujeta a la ley aplicable de la compañía.

Además, el procedimiento de seguridad de correo electrónico de la compañía dice que los mensajes de correo electrónico recibidos no deben modificarse sin el permiso del remitente ni el correo electrónico debe modificarse o reenviarse a otro usuario.

¿Cuáles son los diferentes tipos de correos electrónicos?

En términos generales, el correo electrónico se puede diferenciar como correo electrónico personal o comercial según el uso del correo electrónico.

Correo electrónico comercial: correos electrónicos que se envían o reciben para llevar a cabo negocios organizacionales.
Correo electrónico personal: correos electrónicos destinados a fines personales.

Con la forma de redacción del correo electrónico comercial se puede definir más adelante como

• Boletín informativo: el boletín informativo es el tipo de correo electrónico más popular. Consiste principalmente en información sobre el próximo evento.

• Correo electrónico independiente: estos son tipos de correo electrónico que se envían para un propósito específico y ponen la llamada en acción al frente y al centro.

• Formación de clientes potenciales: estos correos electrónicos suelen ser una serie de correos electrónicos relacionados que se envían durante un período de varios días o semanas.

• Correo electrónico transaccional: estos son tipos de correos electrónicos que se envían para las operaciones diarias.

• Correo electrónico de hito: correos electrónicos que se envían para ocasiones especiales.

• Correos electrónicos de texto sin formato: correos electrónicos enviados sin ningún elemento HTML como texto sin formato.

• Móvil optimizado: optimizado en dispositivos móviles.

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Cómo escribir un correo electrónico comercial formal / Etiqueta para escribir un correo electrónico comercial

El proceso de escritura de correo electrónico en los negocios es la forma más común de comunicación empresarial. Por eso es importante escribirlo bien. Aunque la escritura por correo electrónico no es tan formal como la carta, hay ciertos puntos a tener en cuenta antes de escribir.

• Siempre comience el correo electrónico con saludos: comience el correo electrónico con saludos como Estimado xyz, si la relación es más formal, se puede usar el apellido de la familia foreg. Sra. Sharma Si la relación es más informal, podemos escribir HI xyz. Si se desconocen los nombres de las personas, podemos escribir querido señor / madre.

• Agradecer al destinatario: en caso de que uno responda un correo electrónico, siempre debe comenzar con un agradecimiento. Del mismo modo, si alguien ha preguntado acerca de su empresa, siempre escriba gracias por contactar a ABC Company. Además, en caso de que alguien haya respondido a su correo electrónico, siempre escriba gracias por su pronta respuesta.

• Propósito del correo electrónico: después de agradecer al destinatario, indique el propósito de escribir un correo electrónico en las primeras líneas. Después de aclarar su propósito, avance al texto principal del correo electrónico. Intenta mantener las oraciones cortas y precisas. Mientras escribe un correo electrónico, tenga en cuenta el uso correcto de la gramática, la ortografía, etc. para mantener una buena imagen de su empresa.

• Agregue sus comentarios de cierre: en la escritura de correos electrónicos comerciales antes de finalizar el correo electrónico, uno debería agradecer amablemente al lector una vez más. Se pueden usar los siguientes tipos de oraciones, tales como:
Gracias por su paciencia y cooperación.
Gracias por tu consideración
En caso de tener alguna pregunta, no dude en contactarnos.

• Terminar con un cierre: la etiqueta del correo electrónico comercial hace hincapié en la inclusión del cierre en el correo electrónico comercial.

• Usamos como “Saludos cordiales”, “Gracias y recompensas”, “Gracias con el nombre.

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Pautas de seguridad del correo electrónico:

Las siguientes pautas se utilizarán según la política de seguridad del correo electrónico.

• Piense 2-3 veces antes de abrir cualquier archivo adjunto en el correo electrónico sin importar que alguien de confianza haya enviado un archivo adjunto.

• Los archivos adjuntos son la forma principal de propagar virus en Internet.

• La dirección de correo electrónico se puede moldear fácilmente, así que no confíes en el contenido del correo electrónico.

• No confíe fácilmente en un correo electrónico enviado desde el banco o la compañía de tarjeta de crédito para obtener una contraseña u otra información confidencial. Las empresas no solicitan estos detalles a los clientes por correo electrónico. Verifique primero con su banco.

• No abra el archivo adjunto en ningún estado o correo electrónico de confirmación de la dirección de correo electrónico que no reconoce. Si sospecha algún acto ilegal, confirme primero con el banco o la empresa.

• Sea escéptico si alguien le pide que pague dinero, un anuncio, etc. Puede ser un mensaje fraudulento completo.

• Nunca envíe información confidencial como el número de cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito a través de un correo electrónico, puede ser una amenaza para su información confidencial.

• Cree un grupo mientras envía un correo electrónico a varias personas. Esto protege la dirección de correo electrónico personal. También previene cualquier ataque de virus que pueda estar dirigido a la dirección del correo electrónico.

• No debe haber intercambio de argumentos acalorados en los correos electrónicos.

• Las direcciones de correo electrónico deben verificarse cuidadosamente según las políticas de seguridad del correo electrónico. Esto se hace para minimizar el riesgo de enviar correos electrónicos a una persona equivocada.

• La información confidencial no debe enviarse con un archivo adjunto. Debe enviarse con un hipervínculo que lleve al usuario al archivo deseado.

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Monitoreo de correo electrónico:

Con la configuración del sistema de correo electrónico en una empresa, el empleador lo posee y no puede ser interrogado para revisar su contenido. Los mensajes enviados dentro y fuera de la empresa están sujetos a supervisión por parte del empleador.

Para que la comunicación por correo electrónico sea segura, los empleadores pueden estar obligados a revisar las comunicaciones de los empleados en relación con la investigación de una posible mala conducta. Además, las compañías que manejan datos confidenciales temen que dichos datos puedan filtrarse afuera, por lo tanto, la privacidad y el monitoreo del correo electrónico son realizados por las compañías.

Pautas para el monitoreo de correo electrónico:

1. El correo electrónico debe usarse solo para fines comerciales.

2. Si la empresa lo exige, el empleador supervisará el correo electrónico e incluso puede divulgar el contenido del correo electrónico incluso después de que se haya eliminado.

3. El uso personal del correo electrónico se permite ocasionalmente, pero solo hasta el punto en que no se use indebidamente. El empleador puede monitorear el correo electrónico personal también como los correos electrónicos comerciales.

4. No se puede realizar ninguna tarea comercial utilizando los correos electrónicos personales.

5. Los empleados deben tener en cuenta todas las pautas al redactar un correo electrónico como lo hacen al escribir una carta formal.

6. Hasta el momento, la tecnología no permite que ningún secreto comercial de la empresa y la información confidencial se puedan compartir con el correo electrónico. Esto es según las pautas de la política de correo electrónico.

7. El uso del sistema de comunicación del empleador constituye el consentimiento para el monitoreo.

8. Cualquier falla en el cumplimiento del correo electrónico puede resultar en una acción disciplinaria estricta que puede llevar a la terminación.

9. La responsabilidad del monitoreo se debe otorgar a un grupo seleccionado de empleados.

10. Implemente un sistema uniforme para la eliminación periódica de correo electrónico después de cierto tiempo.

Información confidencial:

Uno de los propósitos más importantes del correo electrónico es enviar o recibir datos confidenciales. Debe escribirse simplemente que el mensaje debe ser leído solo por el destinatario original y está estrictamente prohibido compartirlo. Aunque el monitoreo del correo electrónico se realiza, el intercambio de información está relacionado con las leyes aplicables sobre confidencialidad. Las reglas y regulaciones del procedimiento de seguridad del correo electrónico son aplicables al compartir información.

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