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Procedimiento para el control de asistencia del personal (ejemplo)

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El presente documento contiene un ejemplo de procedimiento para el control de asistencia del personal con reloj biométicoel cual puede ser tomado como modelo para su preparación en la organización que lo requiera.

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Procedimiento para el control de asistencia del personal

INTRODUCCIÓN
Debido a los grandes cambios tecnológicos, las empresas requieren cada día más, automatizar algunas actividades a fin de hacerse más productivas y competitivas en el mercado, de forma que se ahorren costos operativos, y logrando la eficacia y eficiencia en las actividades que realiza el personal con el que cuenta. LA ORGANIZACIÓN, siguiendo su política de excelencia, se pone a la vanguardia con la adquisición de los Relojes con Biometría de mano, para realizar las actividades de Control de la Asistencia, para lo cual se desarrolla el siguiente procedimiento.

I. POLÍTICAS

A. RELOJ BIOMÉTRICO
1. Cada edificio donde existan oficinas de la organización, contará con un Reloj Biométrico, el cual será utilizado para que los colaboradores registren su asistencia.
Nota:
En ausencia de Reloj Biométrico, se utilizará las tarjetas de marcar o cualquier otro mecanismo que permita el registro y control de la asistencia del personal.
2. Los colaboradores registrarán en el reloj biométrico su hora de inicio y conclusión de labores en las diferentes jornadas.
Nota:
Los gerentes respectivos justificarán y recomendarán por escrito a la Gerencia de Recursos Humanos, las excepciones que por motivo del cargo, ameritan que se exima de registrar el inicio o conclusión de labores.
3. Los Relojes funcionan a base de la geometría de toda la mano, no basándose en huellas digitales. Se tiene que colocar la mano Derecha.
4. Los colaboradores que se trasladen temporalmente a otras áreas, serán registrados en el Reloj Biométrico que se encuentra en el área, por el supervisor encargado en éste lugar, por el tiempo que permanezcan en el mismo, por lo que registrarán su asistencia a través de este reloj.
5. La Llave y el Manual de cada reloj serán custodiados por cada Gerente de Sucursal. En los edificios distintos a Sucursales, se custodiará por un Gerente o Jefe encargado. Una copia de cada llave reposará en la Gerencia de Planificación de Personal.
6. El Reloj Biométrico debe mantenerse limpio en todo momento. Al momento de limpiarlo, no se le debe rosear el spray limpiador directamente al reloj, ni deben utilizarse productos muy fuertes como clorox, etc. (se puede usar, por ejemplo, un limpión húmedo con 409).
7. En cada Sucursal o Área debe haber por lo menos dos supervisores encargados de ingresar o eliminar los colaboradores en el Reloj Biométrico. Los supervisores que se acojan a vacaciones o licencias, deberán entrenar otro supervisor para que les reemplace en esta función por el tiempo que dure su ausencia.
Nota:
En el caso de Sucursal, uno debe ser el Gerente.
8. Cada vez que haya movimiento de personal, ya sea por traslado o cese de labores, se deben eliminar del Reloj Biométrico, ya que los relojes biométricos solo tienen capacidad para ingresar 500 códigos.
9. Cualquier daño, falla o anomalía que presenten los relojes biométricos, debe ser comunicada con la mayor brevedad posible a la Gerencia de Planificación de Personal, quienes se encargarán de coordinar con la Gerencia de Tecnología y Sistemas la verificación y solución de la situación suscitada.

B. CONTROL DE ASISTENCIA

1. Los jefes inmediatos (o la persona que éstos designen) serán responsables del control, supervisión y registro de la asistencia y puntualidad del personal a su cargo, ya sea en el Módulo de Control de Asistencia o en el sistema (manual, electrónico, etc) que se esté utilizando para tales fines.
Nota:
Es responsabilidad de los jefes inmediatos aplicar las sanciones a los empleados que incurren en faltas de asistencia y puntualidad, según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
2. Cuando se efectúen traslados de supervisores del Módulo de Control de Asistencia, se debe notificar a la Gerencia Ejecutiva de Recursos Humanos, para la eliminación o creación de la clave de acceso, según la necesidad del centro donde se realice el traslado.
3. Todo colaborador es responsable de dar oportunamente la justificación de cualquier ausencia o tardanza, por lo que ésta debe ser notificada el mismo día, al Jefe inmediato.
Nota:
En los casos en que el colaborador no pueda notificar su ausencia, la misma deberá ser comunicada a su jefe inmediato por alguno de sus familiares en las primeras horas de la mañana del día en que ésta da inicio.
4. Los Jefes de Gerencias, Departamentos y los Gerentes de Sucursales, o la persona que éstos designen, podrán autorizar los permisos de los colaboradores, los cuales serán justificados en el sistema de Control de Asistencia y Puntualidad.
Nota:
Todos los permisos otorgados deberán ser notificados a la Gerencia de Recursos Humanos mediante el formulario establecido. En caso de que los permisos otorgados a un colaborador excedan los dos días (16 horas), el tiempo excedido se cargará a vacaciones.
5. Toda ausencia donde medie una razón justificada, según las establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo, deberá ser notificada a Recursos Humanos mediante una acción de personal, acompañada de los documentos que sustenten la misma.
Nota:
Las ausencias por enfermedad no mayores de dos días, deberán ser notificadas a la Gerencia de Recursos Humanos mediante la acción de personal respectiva, a fin de descontar el tiempo no laborado de los quince (15) días de incapacidad a los que tiene derecho todo colaborador.
6. Dentro de los primeros cinco días del mes siguiente, los diferentes Centros deben enviar a la Gerencia Ejecutiva de Recursos Humanos toda la documentación (del mes anterior), tales como: Permisos, certificados médicos, constancias de asistencia, acciones de personal, amonestaciones, etc.
7. Los días lunes de cada semana, la Gerencia de Tecnología y Sistemas procederá a ejecutar el proceso de generación de novedades. Si el día lunes correspondiera a un día feriado, dicho proceso será realizado el primer día hábil siguiente.
Nota:
Los supervisores del Módulo de Control de Asistencia tendrán hasta el día lunes (hasta las 5:00 p.m.) para actualizar los registros de inconsistencias, ausencias y tardanzas del personal del área asignada.
8- Aquellos centros con horarios especiales, deberán enviar a la Gerencia de Recursos Humanos los turnos semanales correspondientes a más tardar el día martes, de tal forma que éstos puedan ser ingresados puntualmente al sistema.

II. PROCEDIMIENTO

A. RELOJ BIOMÉTRICO
a. Cada colaborador tiene que ser ingresado inicialmente en el sistema a través del Reloj Biométrico ubicado en el área de trabajo en donde se encuentra. Para realizar éste registro la persona autorizada hará lo siguiente:

1) Presionará las teclas “Clear” y luego “Enter”.
2) Ingresará su código de Supervisor (Número de empleado).
3) Coloca su mano derecha correctamente en la placa.
4) La luz verde en el reloj indicará que la operación está correcta
5) Se presiona el número 4 y luego la tecla “Enter”.
6) Selecciona la opción “Agregar Empleado”
7) Luego se introduce el número del empleado o supervisor (5 dígitos).
Nota:
En los casos en que el número del empleado tenga menos de 5 dígitos, se completará con ceros ( 0 ) al inicio.
8) El colaborador pondrá su mano en la placa tres veces seguidas.

2. ELIMINACIÓN DE REGISTRO DE COLABORADORES
a. Cada colaborador que sea trasladado o finalice su relación de trabajo con la institución, debe ser eliminado del Reloj Biométrico, que está ubicado en el área de trabajo en donde estaba laborando. Para realizar éste registro la persona autorizada, hará lo siguiente:
1) Presionará las teclas “Clear” y luego “Enter”.
2) Ingresará su código de Supervisor (Número de empleado).
3) Coloca su mano derecha correctamente en la placa.
4) La luz verde en el reloj indicará que la operación está correcta.
5) Se presiona el número 4 y luego la tecla “Enter”.
6) Selecciona la opción “Remover Usuario”.
7) Luego se introduce el número del empleado (5 dígitos).
Nota:
Se completará con ceros ( 0 ) al inicio, en los casos en que el número del empleado tenga menos de 5 dígitos.
Para esta operación, no es necesario que el colaborador esté presente.

3. REGISTRO DE ASISTENCIA DIARIA
a. Todo el personal del Banco registrará su asistencia a través del Reloj Biométrico de la siguiente manera:

1) Se introducen los dígitos correspondientes al Número del Empleado.
2) Se indica si se refiere a entrada o salida, y elige marcando el #1 para registrar la entrada laboral o el #3 para registrar la salida laboral.
3) En el caso de la marcación del inicio y terminación de la hora de almuerzo, se presiona la tecla #2 y luego se elige el #1 para registrar el inicio de almuerzo y el #3 para el final del almuerzo.
4) Inmediatamente después se coloca la MANO DERECHA en la placa.
Las figuras muestran la forma correcta de colocar la mano
5) Las luces rojas se apagarán indicando que la mano ha sido colocada correctamente.
6) Una luz verde indicará que se ha registrado correctamente.
7) De encenderse una luz roja, ésta indicará que la marcación no ha sido registrada.

4. CAMBIO DE HORA DEL RELOJ
a. Únicamente los Supervisores de los relojes estarán autorizados para cambiar la hora del Reloj Biométrico del cual se encuentra encargado.
b. Para hacer el cambio de la hora se hará de la siguiente manera:
1) Se presionan las teclas “Clear” y luego “Enter”.
2) Se coloca el código de Supervisor (Número de Empleado).
3) Se coloca la mano derecha en la placa.
4) Se presiona la tecla #2.
5) Se acepta con la tecla Yes.
6) Aparecerá en la pantalla el menú de cambio de hora, así:
a) Entrar Idioma
Yes No (se selecciona la opción No)
b) Formato de Fecha
Yes No (se selecciona la opción No)
c) Poner Hora y Fecha
Yes NO (se selecciona la opción Yes)
Mes MM: Se coloca el mes (dos dígitos)
Día DD: Se coloca el día (dos dígitos)
Año AA: Se coloca el año (dos dígitos)
Hora hh: Se coloca la hora (dos dígitos)

Nota:
La hora debe ser militar.
Mnuts mm: Se colocan los minutos (dos dígitos).
d) Presionar la tecla “Clear” para volver a la pantalla.

B. CONTROL DE ASISTENCIA
Pasos a seguir para la utilización del Sistema de Control de Asistencia:
a. El Supervisor ingresa al Sistema de Control de Asistencia completando los campos que se muestran en la siguiente pantalla:
b. En esta pantalla el Supervisor ingresa su nombre de usuario, contraseña y presiona aceptar, luego selecciona la empresa y nuevamente presiona aceptar.
c. Una vez que haya ingresado en el Sistema de Control de Asistencia, selecciona dentro del menú PROCESOS, la opción CONTROL DE NOVEDADES, mostrando la siguiente pantalla.
d. En esta pantalla se deben definir los siguientes campos, siguiendo en el orden que se indica a continuación:
1. DESDE – HASTA: Estas fechas permiten escoger el periodo que se desea supervisar.
2. DEPARTAMENTO: En este campo se selecciona el nombre de la Sucursal, Gerencia o Departamento que está bajo su cargo.
3. NOVEDAD: En este campo se coloca el tipo de novedad que va a supervisar: Ausencias o Tardanzas.
Una vez se haya completado ésta información, aparece la pantalla que indica la descripción de la novedad seleccionada (ausencia o tardanza).
1. Detalle de las Justificaciones
e. Dentro de la columna de JUSTIFICACION aparecen opciones que no se observan a simple vista, por lo cual se debe realizar lo siguiente:

Se debe dar un “clic” debajo de la columna de JUSTIFICACIÓN en la fila que aparece el nombre del colaborador que se está justificando.
Luego, se escogerá la justificación que aplica en el caso. Estas justificaciones se pueden visualizar presionando las teclas direccionales que aparecen en el teclado de su PC.
Estas justificaciones pueden ser las siguientes:

2. Ausencias Justificadas
En el caso de Ausencias Justificadas, el Supervisor realizará la justificación en el sistema de la siguiente manera.
Nota:
Las justificaciones deben realizarse al día siguiente, ya que éstas se reflejan en los reportes de asistencia, después que han sido justificadas por los supervisores.
a. Cuando las ausencias son justificadas, la columna de VALOR SUPERVISADO debe quedar en 0.00.
No aplica: se usa cuando la justificación necesaria no aparece dentro de esta ventana (de JUSTIFICACIÓN) en estos casos se debe anotar la observaciónpor la cual se está justificando. Misión oficial: Anotar el lugar (en la columna de observaciones)
b. En la Columna de APROBACIÓN, se debe poner el gancho ( ) de aprobación.
c. En la columna de JUSTIFICACIÓN, se debe escoger la justificación correspondiente. (Ver Detalle de Justificación, Págs. 7 y 8)
d. De escoger la opción NO APLICA, (la cual se utiliza cuando la justificación no aparece dentro de las opciones de la ventana de JUSTIFICACIÓN), se debe anotar en la columna de OBSERVACIÓN la justificación de la ausencia.
e. Luego de haber realizado las justificaciones respectivas, se procede a guardar los cambios dando clic en la opción de guardar .
Nota:

Los cambios que guarda el sistema, son los que tienen el gancho ( ) de la aprobación.
3. Ausencias Injustificadas
En el caso de Ausencias Injustificadas, el Supervisor procederá a realizar lo siguiente:
a. Cuando las ausencias son injustificadas, se debe anotar en la columna de VALOR SUPERVISADO las 8 horas no laboradas.
b. En la Columna de APROBACIÓN, se debe poner el gancho ( ) de aprobación.
c. La columna de JUSTIFICACIÓN queda con la palabra injustificado
d. Luego, procede a guardar los cambios realizados dando clic en la opción de guardar .
Nota:
Toda ausencia injustificada debe ser sancionada de acuerdo a lo establecido en el Artículo 32 del Reglamento Interno de Trabajo.

4. Tardanzas Justificadas
En el caso de Tardanzas Justificadas, el Supervisor realizará la justificación en el sistema de la siguiente manera.
Nota:
Las justificaciones deben realizarse al día siguiente, ya que éstas se reflejan en los reportes de asistencia, después que han sido justificadas por los supervisores.
a. En esta pantalla, la columna de VALOR SUPERVISADO debe quedar en 0.00 ya que se está justificando la tardanza.
b. En la Columna de APROBACIÓN, se debe poner el gancho ( ) de aprobación.
c. En la columna de JUSTIFICACIÓN, escoger la justificación correspondiente. (Ver Detalle de Justificación, páginas 7 y 8)
d. De escoger la opción NO APLICA, se debe anotar en la columna de OBSERVACIÓN la justificación de la tardanza.
e. Luego, procede a guardar los cambios realizados dando un clic en la opción guardar .

5. Tardanzas Injustificadas
En el caso de tardanzas injustificadas, se procede de la siguiente manera:
a. El tiempo de la tardanza se refleja en la columna de VALOR CONTROL, el Supervisor debe anotar ese tiempo de tardanza en la columna de VALOR SUPERVISADO,.
b. En la Columna de APROBACIÓN, se debe poner el gancho ( ) de aprobación.
c. La columna de JUSTIFICACIÓN queda con la palabra injustificado.
d. Luego, procede a guardar los cambios realizados dando clic en la opción de guardar .
Nota
La acumulación de cinco (5) o más tardanzas injustificadas en el periodo de un mes deben ser sancionada de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26 del Reglamento Interno de Trabajo.
6. Corrección de Inconsistencias en Spyral II
Las inconsistencias se dan cuando el empleado no realiza correctamente cualquiera de las cuatro marcaciones debidas (entrada y salida laboral o salida y entrada del almuerzo) o cuando omite una de ellas.

Pasos a seguir para realizar las correcciones de inconsistencias:
a. Una vez que el Supervisor ingresa al Sistema Spyral II, para realizar las correcciones de inconsistencias, selecciona dentro del menú Recursos Humanos la opción de Inconsistencias Almuerzo o Inconsistencias Laborables, según la corrección a realizar.
b. Luego, selecciona en el campo de Departamento, el nombre de la Sucursal, Gerencia o Departamento que está bajo su supervisión.
c. En el caso de escoger las Inconsistencia Laborables, el Supervisor debe realizar lo siguiente:

1) Anotar la hora que corresponde en la celda que aparezca en 00:00:00, ya sea la entrada o la salida que no marcó el colaborador
Nota
Es necesario verificar las marcaciones de los días que aparecen en las inconsistencias, ya que en muchas ocasiones los colaboradores duplican las marcaciones, y en estos casos hay que eliminar la marcación.
Las marcaciones aparecen en la ventana de REPORTES, seleccionar la opción Control de Asistencia.
2) Anotar en la columna de Observación la razón por la cual se está corrigiendo la marcación o inconsistencia.
Nota
Toda corrección debe tener una nota en la columna de OBSERVACIÓN por la cual se está justificando la inconsistencia.
3) Colocar el Gancho ( ) en la columna V (Verificado).
4) Luego actualiza los cambios realizados en la opción Actualizar.
d. Las Inconsistencias de Almuerzo se corrigen de la misma manera que las inconsistencia laborales.
e. En el caso de las Tardanzas de Almuerzo, éstas se manejarán de la siguiente manera:
Con las Tardanzas de Almuerzo Justificadas, se procede así:
1) En la columna de Valor Control se observa el tiempo de la tardanza. Se cambia la hora en la columna de Fin de Almuerzo, para eliminar el tiempo de la tardanza
2) Se anota en la columna de Observación la razón por la cual se está justificando la tardanza.
3) Se coloca el Gancho ( ) de Aprobación en la columna V (Verificado).
4) Luego se actualizan los cambios por medio de la opción Actualizar.
Con las Tardanzas de Almuerzo Injustificadas, se procede así:
1) Se coloca el Gancho ( ) de aprobación en la columna V.
2) Luego, se actualiza por medio de la opción Actualizar.
7. Eliminación de Marcaciones
Algunas veces es necesario eliminar ciertas marcaciones por una u otra causa, como por ejemplo: Cuando un colaborador duplica la marcación, por lo que se debe verificar las marcaciones antes de realizar las correcciones.
En estos casos después de haber verificado la marcación del colaborador en el Control de Asistencia que aparece en la opción de REPOTES no se debe tocar la marcación. Sólo se debe hacer “clic” tres veces en el cuadro de la columna de verificar “V” (para ponerlo en color gris) y se actualiza.
Nota: Después de corregir o eliminar las inconsistencias, puede comprobar las marcaciones en el menú Reportes, opción Control de Novedades.

C. REPORTES DE CONTROL DE ASISTENCIA

1. Dentro de los Reportes que se generan, tenemos los siguientes:
a. Reporte de Ausencias: En este reporte se lleva el control de ausencias injustificadas de cada empleado.
b. Reporte de Tardanzas: En este reporte se lleva el control de tardanzas injustificadas de cada empleado.
c. Inconsistencias Corregidas: En este reporte se refleja las diferentes inconsistencias y el motivo por el cual se ha corregido.
d. Inconsistencias Eliminadas: En este reporte se refleja todas la marcaciones inconsistentes que han sido eliminadas.
e. Asistencia: En este reporte se refleja todas las marcaciones laborales y de almuerzo.
f. Ausencias justificadas: En este reporte se lleva el control de ausencias justificadas.
g. Tardanzas justificadas: En este reporte se lleva el control de tardanzas justificas.

Nota:
Todos los reportes se pueden imprimir, por empleado o por centro

.

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