Certificado de trabajo: qué tipos existen, cuál es obligatorio y modelo
Bajo la expresión certificado de trabajo se agrupan documentos con régimen muy distinto: uno es obligatorio y reglado, otro es voluntario, y un tercero no lo emite la empresa sino la Seguridad Social. Pedir el que no toca es la causa habitual de que un trámite se retrase.
Para qué sirve
Tres documentos distintos y conviene saber cuál se necesita. El certificado de empresa es obligatorio, tiene contenido y formato reglados y se remite al servicio público de empleo a efectos del reconocimiento de la prestación por desempleo. El certificado de servicios prestados es voluntario, lo expide la empresa a solicitud de la persona y acredita puesto, periodo y funciones. El informe de vida laboral no lo emite la empresa: lo obtiene la propia persona de la Seguridad Social.
La consecuencia práctica es directa. Quien va a solicitar la prestación por desempleo necesita el primero, y una constancia genérica no lo sustituye. Quien va a acreditar experiencia en un proceso de selección necesita el segundo. Y quien necesita acreditar periodos de cotización no necesita nada de la empresa.
Sobre la obligación de entregarlo conviene ser preciso, porque de ello depende cómo reclamarlo. El certificado de empresa a efectos de desempleo lo remite la empresa a la entidad gestora, y su omisión impide tramitar la prestación, de modo que la vía cuando falta no es insistir indefinidamente sino comunicarlo a esa entidad, que puede requerirlo. Los demás documentos —certificado de servicios prestados, informes de trayectoria— no tienen ese carácter, y ante el silencio la única palanca real es la constancia escrita de haberlos pedido, que además fija una fecha si el asunto acaba discutiéndose. Pedirlo por escrito cuesta lo mismo que pedirlo de palabra.
Marco legal en España
El certificado de empresa tiene su fundamento en la normativa de protección por desempleo: la empresa debe comunicar la extinción y remitir la información sobre el periodo de ocupación cotizada y las bases, en el modelo y por el medio establecidos, dentro del plazo previsto. No es un documento que se entregue a la persona: se remite a la entidad gestora, y la persona puede obtener copia.
El artículo 49.2 del Estatuto de los Trabajadores obliga a entregar, a la terminación del contrato, una propuesta de liquidación de las cantidades debidas. Ese documento no es un certificado de trabajo, y conviene no confundirlos porque su firma tiene efectos distintos: la del recibo de liquidación puede interpretarse como conformidad con las cantidades.
El certificado de servicios prestados no está regulado. Su límite es el de la protección de datos: contiene hechos objetivos de la relación laboral y no valoraciones del desempeño ni datos de salud, ausencias o circunstancias personales, porque va destinado a terceros.
Si la empresa no remite el certificado de empresa, el reconocimiento de la prestación no queda bloqueado: puede acreditarse por otros medios y la falta de remisión es un incumplimiento con su propio régimen. Conviene no dejar de solicitar la prestación por esperarlo, dado el plazo de quince días hábiles: qué hacer si es despedido.
Qué debe contener
Los elementos que siguen no son de estilo: son los que determinan si el documento sirve para acreditar lo que pretende. Su ausencia es la causa habitual de que un escrito no sostenga nada.
- Identificación de la empresa con denominación, NIF y domicilio.
- Identificación de la persona trabajadora.
- Fechas de alta y de baja en la empresa.
- Puesto o puestos ocupados con el periodo de cada uno y el grupo profesional del convenio.
- Funciones desempeñadas, descritas con verbos concretos, cuando la finalidad es acreditar experiencia.
- Modalidad de contrato y jornada.
- Fecha, identificación, cargo y firma de quien lo expide.
Modelo
Ejemplo completo con partes ficticias, no un esquema de huecos: así se ve el registro y el grado de concreción que el documento requiere. Lo que hay que sustituir en cada caso figura debajo.
Certificado de servicios prestados
Talleres Berrocal, S.L., con NIF B-47XXXXXX y domicilio social en la avenida de la Estación 14, 47007 Valladolid, a través de quien suscribe,
CERTIFICA
Que don Rubén Salas Camacho prestó servicios en esta empresa desde el 15 de septiembre de 2021 hasta el 30 de abril de 2026, mediante contrato de trabajo por tiempo indefinido y a jornada completa.
Que durante ese periodo ocupó los siguientes puestos: operario de almacén, del 15 de septiembre de 2021 al 31 de diciembre de 2023, encuadrado en el grupo profesional 2 del convenio colectivo del sector del metal de la provincia de Valladolid; y responsable de recepción de material, del 1 de enero de 2024 al 30 de abril de 2026, encuadrado en el grupo profesional 3 del mismo convenio.
Que en el segundo de dichos puestos desempeñó las funciones de recepción y verificación de material entrante, registro de entradas en el sistema de gestión, control de existencias del almacén de componentes y coordinación de dos personas del turno de mañana.
Se expide el presente certificado a solicitud del interesado y para los efectos que estime oportunos.
En Valladolid, a 6 de mayo de 2026.
Julián Ortega Ramos, responsable de recursos humanos. Firma y sello de la empresa.
Qué hay que sustituir
- La denominación, el NIF y el domicilio de la empresa.
- El nombre de la persona y las fechas de alta y baja.
- Los puestos con su periodo y el grupo profesional del convenio aplicable.
- Las funciones, redactadas con verbos concretos y no como áreas de interés.
- La fecha, el nombre y el cargo de quien firma.
Variantes
Relación en vigor. Se sustituye la fecha de fin por la mención de que la persona continúa de alta a la fecha del certificado. Es la versión que piden las entidades financieras y los arrendadores, junto con la retribución.
Con retribución. Se añade la retribución bruta anual cuando la finalidad lo requiere y la persona la solicita. Para acreditar experiencia no es un dato necesario y conviene omitirlo.
Traducción para el extranjero. Para acreditar experiencia fuera de España suele exigirse traducción jurada y en algunos casos legalización o apostilla. Conviene comprobar el requisito del destinatario antes de encargar la traducción, porque el sobrecoste es apreciable.
Otros documentos de «Certificados y constancias»
Elegir el documento equivocado dentro de la misma familia es el error más frecuente, de modo que conviene ver qué más hay antes de redactar:
Errores frecuentes
Entregar una constancia genérica en lugar del certificado de empresa. Son documentos distintos con finalidades distintas. Retrasa el reconocimiento de la prestación por desempleo y obliga a rehacer el trámite.
Describir las funciones como áreas de interés. «Apoyo a la gestión de almacén» no acredita nada porque no dice qué hacía la persona. El verbo concreto —recibir, verificar, registrar, coordinar— es lo que hace utilizable el documento en un proceso de selección.
Omitir los cambios de puesto. Un certificado que consolida cinco años en la última categoría pierde precisamente la información que acredita una progresión, que es lo que interesa a quien lo lea.
Firmar el recibo de liquidación creyendo que es el certificado. Se entregan juntos y tienen efectos distintos: la firma del recibo de liquidación puede interpretarse como conformidad con las cantidades. Ante cualquier duda, se firma con la mención de no conformidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el certificado obligatorio?
El certificado de empresa, que la empresa remite al servicio público de empleo con la información del periodo de ocupación cotizada a efectos de la prestación por desempleo. El certificado de servicios prestados es voluntario y se expide a solicitud de la persona.
¿Qué hago si la empresa no me entrega el certificado de empresa?
Solicitar la prestación de todos modos dentro de los quince días hábiles: el periodo cotizado puede acreditarse por otros medios y la falta de remisión es un incumplimiento de la empresa. Esperar el documento hace perder días de prestación que no se recuperan.
¿Puede la empresa negarse a expedir un certificado de servicios prestados?
No existe una acción específica para exigir este documento concreto, y en la práctica la solicitud por escrito lo resuelve. Lo que la empresa no puede es incluir en él datos excesivos ni valoraciones que la persona no ha pedido.
¿Debe incluir una valoración del desempeño?
No. Es un documento de hechos objetivos y una valoración lo convierte en una opinión, con el riesgo de que una opinión tibia perjudique más que la ausencia del documento. Para respaldar una candidatura el instrumento propio es una referencia.
¿Sirve el informe de vida laboral en su lugar?
Sirve para acreditar periodos de alta y cotización, y no acredita puesto, funciones ni jornada. Lo obtiene la propia persona de la Seguridad Social, sin intervención de la empresa.
¿Cuánto tiempo después de salir se puede pedir?
No hay plazo, y conviene pedirlo el mismo día de la salida: localizar años después a quien puede firmarlo es notablemente más difícil, y la persona que conocía el trabajo puede haberse ido.
Esta página describe el uso general del documento; no sustituye el asesoramiento sobre un caso concreto. Las familias de documentos con el artículo que afecta a cada una están en modelos de cartas y documentos.
Cómo citar esta página
Redacción de rrhh-web.com. «Certificado de trabajo: qué tipos existen, cuál es obligatorio y modelo». rrhh-web.com, revisado el 31 de julio de 2026. https://www.rrhh-web.com/certificado_de_trabajo.html