La importancia del protocolo empresarial para el éxito de los negocios

Publicado en Gestión empresarial

Muchas personas dudan sobre la importancia que tiene los buenos modales y la etiqueta empresarial (o business etiquette) en el mundo globalizado de los negocios considerándolo inclusive como algo superficial

Sin embargo, esta idea está lejos de toda realidad. En una encuesta publicada recientemente y donde el tema fue la falta de cortesía más del 50% de los ejecutivos expresaron que ésta lleva a la pérdida de negocio.

Además, de poner en riesgo la imagen de laorganización y hasta del propio profesional.

Ellos indicaron, igualmente, que el protocolo y los buenos modales son importantes, ya que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo; contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza.

Aunque el protocolo y los buenos modales en los negocios incluyen una gran variedad de temas, a continuación se presenta un resumen de los aspectos más importantes a tomar en consideración:

Almuerzos de negocios – Cuándo se invita o es el anfitrión

Hacer la invitación por lo menos una semana antes.

Dar la oportunidad al invitado que seleccione el restaurante de su gusto. En caso que le dé a usted la oportunidad de escoger, trate de reservar en un buen restaurante y pedir la mejor mesa, y de preferencia que esté en una de las esquinas, donde se puede ver todo el restaurante.

Confirmar la cita al invitado el día de la comida.

Llegar unos minutos antes que el invitado y cuando éste llegue, levantarse y extenderle la mano.

Ceder al invitado el mejor lugar (la silla que está contra la pared) de esta forma él o ella puedan tener la mejor vista (esto lo hará sentirse tranquilo e importante). Asegurarse que esa silla le quede a su derecha, si usted es diestro.

Permitir que el invitado ordene primero.

Aunque usted sea abstemio, debe ofrecer vino y aperitivo a su invitado. Si éste solicita sólo agua mineral, también usted tendrá que pedir algo sin alcohol. En caso que el invitado desee algún vino, éste no debe ser el más barato ni el más caro. Una vez que descorchen el vino, le darán el corcho para detectar que no esté muy reseco o muy blando, y debe olerlo para comprobar que esté bien. Como anfitrión debe degustarlo antes de que se sirva. Una vez aprobado, debe pedir que le sirvan el vino primero a los invitados y usted de último.

No fumar si el invitado no lo hace.

Excusarse si se retira de la mesa.

Presentar a su comensal, cuando alguien se acerque a saludarlo.

Ponerse de pie cuando una dama regresa a la mesa o sitio de reunión, pero si resulta difícil levantarse, hacer solo el ademán

Cuidar el volumen con el que habla en la mesa.

Cuidar los modales básicos como no hablar con la boca llena, no poner los codos sobre la mesa, masticar con la boca cerrada, etcétera.

Iniciar la conversación sobre temas generales, buscando puntos afines y preguntándole al invitado que hable de sí mismo. Evitar, en este punto, tocar el tema de negocios. Es importante señalar que en Latinoamérica, al igual que en Francia y en España, se tratan los negocios hasta el café, pues se considera de mala educación hacerlo antes. Los norteamericanos, por el contrario, tienen la costumbre de llegar al restaurante, pedir un martini doble e ir al grano, mientras que los japoneses lo tratarán por algún tiempo indefinido para conocerlo mejor, antes de que le propongan algo.

Indicar la hora de retirarse pidiendo la cuenta la cual debe ser solicitada de manera discreta para que no ostentar que usted está invitando.

No corregir una cuenta frente al invitado, despídase de él y regrese a hacer las correcciones necesarias.

Cuando usted es el invitado

Si usted tiene algún interés en la persona o en su producto, es conveniente aceptar la invitación a comer, pero si no está seguro del todo sobre la utilidad del producto, puede aceptar, pero indique que prefiere desayunar, ya que esta comida suele tramitarse más rápidamente. En caso que no quiera ir, no cancele a través de la secretaria ni tampoco deje la invitación sin responder. Debe responder personalmente diciendo sencillamente que tiene otro compromiso, pero con mucho gusto en otra ocasión.

Si al momento de hacer la cita le preguntan a qué restaurante quiere ir, es mejor indicar el de su preferencia, ya que, en caso contrario, puede que lo lleven a un lugar muy lejano o que sirvan un tipo de comida que no sea de su agrado.

Es de cortesía llegar en punto a la cita.

No se siente en cualquier silla; espere a que el anfitrión asigne su lugar.

No empezar a comer antes que su anfitrión. (Si es mujer debe iniciar al mismo tiempo)

Si después de conversar de negocios considera que no está interesado en el producto, pida la cuenta y pague usted, aunque originalmente haya sido invitado, y cortésmente debe despedirse.

Recomendaciones comunes tanto si usted es el anfitrión o el invitado

No colocar sobre la mesa celulares, carteras, llaves, portafolios o carpetas;
No ir de mesa en mesa, aunque encuentre conocidos.
No saludar de mano a otra persona si está comiendo.
No llamar la atención al mesero en público ni se muestre prepotencia.
No mostrar insatisfacción por los alimentos o servicio.
No invadir el espacio físico o moral del comensal, colocando manos, brazos u objetos fuera del espacio que le corresponde, o haciendo preguntas personales.

Presentaciones:

Mencionar primero a la persona de mayor jerarquía o mayor en años.

Reuniones:

Apagar teléfonos celulares;
Avisar a quienes deban participar con dos días de anticipación. Si se encuentran en otra ciudad, se le debe dar más tiempo.

Netiquette: (el término que se refiere a los «buenos modales» en las comunicaciones electrónicas).