Programa de formación de equipos de mejora o círculos de calidad

Publicado en Modelos de procedimientos de RRHH

Este programa tiene como objetivo lograr a través de equipos de mejora o círculos de calidad identificar, analizar, proponer soluciones a problemas vinculados a los objetivos de la empresa y llevando a la práctica las soluciones oportunas, con el debido consentimiento de la Gerencia General.

Los círculos de calidad o equipos de mejora es una técnica que tiene como propósito motivar a los colaboradores de distintos departamentos a trabajar juntos, ofreciéndoles oportunidades de participar en objetivos de la empresa, estimulando la innovación, creatividad, cohesionando los grupos para el éxito de las tareas que lleven a cabo para la organización, creciendo en calidad, productividad y servicio al cliente.

Un ejemplo de programa de formación de equipo de mejora o círculo de calidad

El Departamento de Recursos Humanos coordinará la formación de equipos de mejora o círculos de calidad de 4 a 5 integrantes aproximadamente, ya que esta cantidad permite una mejor comunicación y facilita la efectividad.

Los colaboradores se incorporarán a los equipos de mejora de manera voluntaria. Es decir, los colaboradores decidirán si desean pertenecer al circulo de calidad que coordinará el Departamento de RRHH de acuerdo con las debilidades detectadas o informadas por los Gerentes o Supervisores de área. Deberán involucrarse libre y decididamente, comprometiéndose en asistir a las reuniones.

Se estará cambiando de personal de los equipos paulatinamente , en la medida que se ejecuten las soluciones de determinadas problemáticas. El propósito de cambio de los integrantes de los equipos es evitar lo rutinario, y permitir la participación de otros colaboradores, para incentivar la cohesión de los equipos interdepartamental y el aprovechamiento de nuevas ideas.

Los Equipos de mejora o Círculos de Calidad se realizarán quincenalmente con cada círculo de calidad que se forme, en horario acordado, para que no exista descuido de sus responsabilidades prioritarias. Debe de respetarse el horario una vez fijado éste. Las reuniones tendrán una duración aproximada entre una hora a una hora y media.

Al formarse los equipos o al unir el personal implicado en un proceso, como equipos ínterfuncionales, deben mantenerse al tanto de lo que sucede, examinar las debilidades y generar una amplia variedad de ideas sobre posibles causas de un problema y sus soluciones. Se formarán equipos con objetivos en común.

Los círculos de calidad o equipos de mejora permitirán que sus integrantes conozcan el trabajo de los demás y comprenden mejor sus necesidades y problemas.

Acciones o actividades que realizarán los equipos de mejora o círculos de calidad para solución de debilidades que tengamos en servicio al cliente (externo e interno) y/o productividad:

- Identificar y realizar una lista de posibles problemas a tratar. Se utilizará la técnica de “brainstorming” o generación de ideas espontáneas, para lograr un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visión ajustada del estado actual del área de trabajo.
- Seleccionar un problema a resolver. Es decir, de la lista previamente elaborada, el circulo de calidad o el equipo de mejora elegirá un problema específico que tratará de solucionar, reduciendo la lista a través de un consenso sobre los problemas más importantes.
- Despejar dudas del problema. Es de importancia que todos los miembros del equipo comprendan el significado o implicaciones del problema seleccionado.
- Identificar y evaluar sus causas
- Identificar y evaluar las soluciones. El equipo de mejora o el círculo de calidad se confeccionará un listado de soluciones potenciales, que posteriormente serán evaluados por el equipo en función de determinados criterios.

Se utilizará la técnica de Brainstorming, de tal manera que los colaboradores den el máximo de números de ideas sobre el tema propuesto, procurando que las ideas sean originales, creativas y de solución.

- Desarrollar un plan de implantación de la solución, explicando cómo se ejecutará la solución elegida.
- Presentar a la Gerencia General. De ser aprobado, los miembros del equipo se harán responsable de su implantación en su área de trabajo, con el seguimiento y ejecución de acciones de RRHH de acuerdo con la situación manejada .
- Realizar un seguimiento, se evaluará los resultados de la solución propuesta y aprobada de forma tal que se pueda conocer de primera mano si la solución ha sido la adecuada..
- Optimizar los resultados de la solución del problema, de tal manera de prevenir su ocurrencia en las áreas que aún no se les ha presentado.

Los Círculos de calidad o equipos de mejora debe de tener un líder. De manera inicial del programa, será representado por el Gerente de Recursos Humanos en los diferentes equipos de mejora o círculos de calidad. Sin embargo, de considerarlo pertinente, el Departamento de RRHH involucrará al Supervisor y/o Gerente del Área de acuerdo con la problemática que se esté tratando.

Posteriormente, en la medida que se vaya familiarizando el personal de la empresa con la dinámica del programa se seleccionará un líder en el equipo de mejora o circulo de calidad. Éste podrá ser el Gerente, o Supervisor por lo general o un miembro del equipo indistintamente.

El líder seleccionado en los equipos de mejora debe ser una persona comunicativa, con buenas relaciones con el equipo y en otros departamentos o áreas, con gran sentido común, integridad y entusiasmo. El Departamento de RRHH estará presente en cada círculo de calidad o equipo de mejora, aun de existir los líderes en cada equipo.