Cómo recursos humanos puede ayudar a los gerentes a delegar?

Publicado en Recursos Humanos

Independientemente del tamaño de una empresa (pequeña, mediana o grande) una buena parte de su éxito dependerá de la habilidad de sus dueños, gerentes o administrativos en delegar funciones o proyectos a sus subalternos y es que un solo individuo no puede hacer todas las tareas requeridas para que una empresa pueda sobrevivir y crecer en el actual mundo globalizado altamente competitivo y donde las expectativas de los clientes son cada vez mayores.

Los dueños y gerentes deben concentrar sus energías y acciones en la ejecución de aquellas actividades que permitan que la compañía pueda obtener una mayor ventaja frente a la competencia y deben delegar las otras tareas a sus colaboradores. Sin embargo, surge las siguientes interrogantes ¿Cuándo delegar, a quién y qué delegar?

Es importante, primeramente, definir que significa delegar. Es aquélla acción de dar responsabilidad y autoridad a los subalternos para que cumplan con una determinada asignación o logren alcanzar una meta proporcionándole la libertad para decidir cómo ejecutarlas, permanecer disponible para ayudarlos y recompensar sus éxitos.

Todo gerente de recursos humanos conoce el valor de la delegación como un medio efectivo para desarrollar colaboradores más productivos, satisfechos y motivados. Inclusive existen muchos estudios organizacionales que así lo confirman.

Sin embargo, en ocasiones, para algunos gerentes la delegación no resulta tan fácil. Son muchas las razones que exponen. Algunos aseveran que ellos no delegan porque no están del todo seguros que sus empleados sepan ejecutar las tareas adecuadamente. Otros indican que no tienen tiempo para capacitarlos. Inclusive algunos señalan que han tenido malas experiencias en el pasado, ya que sus subalternos cometieron errores costoso para la organización y que, por esa razón, no delegan.

Es necesario indicar que muchas veces las malas experiencias son debidas al propio supervisor o gerente que delegó una tarea a alguien que no quería o era incapaz de efectuarla. También el hecho de estar demasiado involucrado o no en la realización de la tarea pudo desalentar al colaborador.

Es importante observar que, en algunos casos, el no delegar pudiera significar que el jefe tiene miedo que los subalternos le quiten el puesto de trabajo, ya que cabe la posibilidad que ellos aprendan a realizar las tareas, igual o mejor que él.

En este sentido, el gerente o el departamento de recursos humanos puede ayudar a este tipo de ejecutivo para convencerlos de que, sólo por medio de la delegación, tendrán tiempo libre para concentrarse en lo que realmente aporta mayor valor para la empresa.

Además, el gerente de recursos humanos debe brindarle una orientación para que puedan determinar cómo deben realizar correctamente la delegación. Para ello, puede proporcionar una lista de sugerencias que podrían incluir los siguientes puntos:

Recomendaciones para delegar exitosamente

Determinar lo qué se debe delegar El gerente debe, primeramente, analizar qué es lo que debe delegar. Para ello, debe confeccionar una lista de todas sus tareas con información relacionada a la frecuencia y tiempo que dedica a cada una de ellas. Luego, debe separar las tareas prioritarias como por ejemplo las relaciones con proveedores importantes de aquellas que puede ser desempeñada por otra persona como decisiones de compras menores para la oficina. Después, debe considerar el tiempo que tiene disponible para enseñar esas tareas y qué expectativas tendrá al finalizarlas.

Escoger la persona más adecuada El gerente debe seleccionar al colaborador más apropiado para realizar la tarea. Para ello, debeconsiderar la experiencia y capacidad para el cumplimiento de la función o tarea,y que también muestre buen criterio para tomar decisiones y alto grado de responsabilidad.

Explicar la tarea y los resultados esperados El supervisor debe definir con claridad y de forma completa el trabajo a realizarse (meta, tiempo, recursos necesarios, resultados esperados) y debe entregar, al delegado, esta información por escrito. Es importante dar la libertad al subordinado para que pueda completar a su manera la tarea siempre y cuando cumpla con los resultados especificados.

Diseñar un plan para evaluar la forma cómo va desarrollando el trabajo.El gerente debe realizar reuniones semanales con el subordinado para poder determinar si la tarea se está desenvolviendo tal cual lo esperado y que debe involucrar detalles sobre lo que se hizo la semana pasada y lo que se hará próximamente. De esta forma se podrá efectuar las correcciones pertinentes para poder orientarlo hacia las metas.

Felicitar y recompensar al colaborador que termina con éxito el trabajo asignado. El gerente debe felicitar sinceramente al colaborador que culmina con éxito la labor asignada. Inclusive se recomienda proporcionar una recompensa a dicho trabajador la cual no sólo lo motivará sino también será un estímulo para sus demás compañeros quienes querrán, igualmente, demostrar sus capacidades a la hora que le delegan alguna tarea.

Debido a los grandes beneficios que brinda la delegación, el gerente de recursos humanos debe promoverlo constantemente dentro de la empresa como herramienta valiosa que permite no sólo que los gerentes puedan disponer de más tiempo para enfocarse en las tareas que realmente requieren de su atención sino también como un elemento que motiva a los trabajadores y los retieneen la empresa