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Cuide su imagen al enviar un mensaje por correo electrónico

 

En el mundo corporativo de hoy los mensajes enviados por correo electrónico (llamados en inglés e-mail) constituyen un medio de comunicación organizacional tan común como enviar una carta o un memorando.

Es utilizado usualmente para circular, de forma rápida, información dentro de las empresas.  Sin embargo, es también empleado para enviar y recibir comunicaciones de los clientes, proveedores, gobierno entre otros.

A pesar de ser muy habitual, los mensajes por correoelectrónico no se deben descuidar o redactar de cualquier modo, ya que también reflejan la imagen del emisor y de la empresa de la cual provienen.

 

Por ello, es necesario tener el mismo cuidado ortográfico, estético y de gramática como cuando se elabora una carta, un memorando o cualquier otro documento de la empresa.

Cuidados que debemos tener al redactar los mensajes por correo electrónico  A continuación se ofrecen algunos consejos y modelos de correos electrónicos para lograr una imagen eficaz.

 

Consejos a la hora de redactar los mensajes por correo electrónico

Es necesario, para tener una correcta presentación, tomar en cuenta los siguientes aspectos ortográficos y gramaticales:

  • Uso adecuado de las mayúsculas y evitar abusar de ellas.
  • No cometer errores sintácticos por falta de concordancia en cuanto a género, número y demás.
  • Aplicación correcta de la puntuación.
  • Uso correcto de conectores como sin embargo, pero, no obstante
  • Uso de los términos introductorias que sirven para enlazar el primer párrafo con el segundo y así sucesivamente.  Ejemplos de estos términos son  por consiguiente, en consecuencia, por ello.
  • Uso adecuado de las locuciones: con relación a, a fin de que...
  • Uso de fórmula de cortesía en lo referente a la despedida.

Otros consejos

  • Es importante a la hora de empezar a escribir un correo electrónico observar que éste no debe iniciarse inmediatamente con el mensaje sino que se debe escribir la fórmula de saludo: Señor Pérez: Doctor Gómez:. Profesora Ruiz:
  • Tampoco resulta conveniente el abuso de abreviaturas; las cuales, en muchas ocasiones, hacen ininteligible el mensaje.
  • No use mayúscula cerrada en la redacción de los mensajes por correo electrónico.
  • Evite escribir algo que tal vez más tarde se pueda arrepentir, ya que puede que los destinatarios lo reenvíen a otras personas.
  • Si está contestando un mensaje de otra persona, incluya algunos párrafos del mensaje original. Esto le permite dar un seguimiento al tema.
  • Se recomienda releer siempre los escritos antes de enviarlos, ya que, en muchas ocasiones, en una segunda lectura se puede detectar errores.

 

Modelos de correos electrónicos y sus correcciones

Modelo No.1

De:      María Gómez <mgomez@xxxxxxxx>

Para:    juliogonzalez®...

Asunto: Problemas en la cta.

Fecha:   Lunes, 21 de diciembre de 2008. 11:46:31+0000

El ck #0097 de mi cta. ha sido rebajado x $100.00 y no $50.00 como debe ser y, por esa razón, mi chequera no bal. con el bco. por esta razón. Favor de corregir este asunto. Trans. Fue proc. El 06/11/08. Esta solicisitud no es por el monto ni por Dif en suc. Debe ser verificada. Att. María Gómez

 

Correcciones: Es evidente que la cantidad de abreviaturas no permite comprender de manera fácil el mensaje que se trata de transmitir. A pesar que el correo electrónico es un medio de gran rapidez, éste no debe ser la excusa para escribir de esta forma.

Igualmente falta el tratamiento antes de introducir el mensaje como Estimado señor González y existe cierta información como el número de cuenta corriente a que hace referencia el correo electrónico.

En cuanto al orden de la fecha, en nuestro idioma ésta debe ser: día, mes, año, ya que en inglés tiene otro orden.   Por lo tanto, para evitar confusión, se recomienda colocar el mes escrito en letras.

En resumen, la imagen que proyecta este mensaje no es el más adecuado y lo más probable es que pueda surgir malos entendidos o equivocaciones por parte del destinatario por la confusión existente en la redacción.

 

El contenido del correo electrónico corregido sería:

De:      María Gómez <mgomez@xxxxxxxx>

Para:    juliogonzalez®...

Asunto: Problemas en la cta.

Fecha:   Lunes, 21 de diciembre de 2008. 11:46:31+0000

Estimado señor González:

El balance de mi cuenta corriente No. 8000976543 para el mes de noviembre del 2008 no me ha sido posible lograrlo, ya que se debitó $100.00 en lugar de $50.00 correspondiente al cheque No.0097.

Agradeceré que dicho monto sea corregido de inmediato de manera que puedan reversar la diferencia a mi cuenta corriente.

Quedo a la espera de su respuesta a este asunto.

Cordialmente,

María Gómez

 

 

Modelo No.2

De:      Mary Lucas <mlucas@xxxxxxxx>

Para:    raulherrera®...    soniaduarte@.....   joseperez@....

Asunto: Reunión

Fecha:   Lunes, 21 de diciembre de 2008. 11:46:31+0000

Según lo acordado en nuestra última reunión, les confirmamosque el lunes recibirán los reportes en el formato de los cambios sugeridos en nuestra reunión.

El siguiente paso a seguir será de examinar que dichos formatos cumplan con lo establecido y realicen las anotaciones correspondientes para luego realizar la siguiente reunión que tendrá lugar a las 9:00 a.m. en nuestras oficinas.

Favor confirmar su participación.

 

Correcciones: Es necesario ser un poco más específico en cuanto a la información de los cambios sugeridos para que los destinatarios puedan recordar de qué se trata.

Con respecto a las fechas, quien escribe este correo electrónico asume que todos saben las fechas mencionadas.  Es decir, la fecha de la última reunión e inclusive, en el segundo párrafo, no aparece el día de la próxima reunión sólo la hora y el lugar lo cual puede crear confusión.

 

El contenido del correo electrónico corregido sería:

De:      Mary Lucas <mlucas@xxxxxxxx>

Para:    raulherrera®...    soniaduarte@.....   joseperez@....

Asunto: Revisión de cambios para reunión

Fecha:   Lunes, 21 de diciembre de 2008. 11:46:31+0000

Estimados compañeros:

Según lo acordado en nuestra reunión del 18 de diciembre del2008, les confirmamos que el próximo miércoles recibirán los cambios sugeridos en los reportes de vacaciones en el formato de Excel.

Agradecemos examinen que dichos formatos cumplan con lo establecido y si existe alguna diferencia, le solicitamos realicen las anotaciones correspondientes para exponerlas en la próxima reunión del día lunes, 28 de diciembre del 2008 a las 9:00 a.m. en nuestras oficinas.

Favor confirmar su participación.

 

 

 

 

 

 

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