Las oficinas modernas han cambiado mucho. Sólo hace un par de años no existían las computadoras ni los “scanner”.   En la actualidad, tenemos a nuestra disposición muchos equipos y programas que nos ayudan en la realización de nuestras tareas diarias en la oficina siendo uno de ellos el sistema de correo electrónico.

Podemos pasar horas enteras leyendo, escribiendo y hasta borrando los mensajes que nos llegan mediante el correo electrónico e incluso, después de unas hermosas vacaciones, cuando llegamos a la oficina nos aterramos al encontrar miles de correos sin leer

Gran parte del auge del correo electrónico se debe a su carácter instantáneo, ya que el mensaje que deseamos transmitir puede llegar al destinatario con sólo oprimir el botón de envío. Sin embargo, esa ventaja puede jugar en nuestra contra si cometemos una serie de errores al enviar un correo electrónico; errores que pueden hasta causar la pérdida de una venta o de un buen cliente.

A continuación, se presenta una serie de consejos que se deben tomar en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico.

Escribir siempre el asunto

Es necesario escribir en el apartado correspondiente al asunto una idea general del mensaje que deseamos trasmitir para que el destinatario lo lea con prontitud. Existen personas que reciben cientos de mensajes al día, y puede ser que al ver el asunto en blanco piense que es un “span” o correo indeseado y no lo lea. Por eso se dice que el asunto es como un gancho para que el contenido del correo electrónico sea tomado en cuenta a la mayor brevedad posible.

Evitar escribir un asunto no pertinente al tema del mensaje

Tampocose trata de escribir cualquier idea en el espacio correspondiente a asunto. Éste debe ser pertinente a su mensaje. Con sólo decir “Hola” o “Ayuda” el receptor no sabrá de qué trata el mensaje. Además, de no parecer muy profesional.

Cambiar el asunto después de varios forward 

Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su originador y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie. Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un vendedor de coche a su cliente puede ser: Asunto: Precio de coche nuevo. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre las extras. La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Precio de coche nuevo y extras.  Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su fólder de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Colocar siempre un saludo en el cuerpo del mensaje.

No por ser enviado mediante un medio electrónico el mensaje se considera informal. Es necesario siempre al escribir el cuerpo del mensaje hacer un saludo como “Estimado señor Pérez” como sucede en las cartas enviadas en papel. Puede incluso escribir sólo “Estimado Juan” o “Juan”. Si falta este detalle, puede que el destinatario sienta que el mensaje es algo frío.

Escoger las palabras adecuadas 

Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse a través del ciberespacio.

Verificar la ortografía

Aunque se trate de un medio de comunicación instantáneo, esto no significa que debemos descuidar nuestra ortografía. Por el contrario, es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por nuestra ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes. Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Evitar escribir de más

El mensaje electrónico está diseñado para ser breve y conciso. Es decir, para que las personas lo lean rápidamente. Para ello, se recomienda sólo un par de párrafos de pocas oraciones. Si, al escribir un correo electrónico, se observa que éste es muy extenso, resulta mejor llamar por teléfono o convocar a una reunión.

Evitar reenviar un mensaje sin permiso

Este es un aspecto delicado, ya que muchas personas, sin consultar con quien envía el mensaje, reenvía la información a una multitud. Pudiera ser que quien envía el mensaje quería que sólo un determinado destinatario lo recibiera. Gran cantidad de información confidencial se ha hecho conocida mundialmente por la falta de juicio de alguien.  Por ello, no se recomienda reenviar el mensaje a otra persona sin antes pedir permiso de quien envío el mensaje originalmente.

Evitar enviar un mensaje confidencial

Muy relacionado con el consejo anterior, es éste que indica que no se debe enviar, a través del correo electrónico, información confidencial, ya que podría ser reenviado. En este sentido, se recomienda mejor el empleo de otros medios para comunicar información personal o sensitiva.

Escribir siempre el nombre como firma

Una vez finalizado el mensaje, es importante cerrar con el nombre y agregar otro tipo de información como teléfono, fax y dirección, ya que pudiera ser que el receptor desea contactarle o enviarle documentos que no puedan ser enviados mediante medios electrónicos.

Evitar esperar por una respuesta instantánea

Aunque elcorreo electrónico es un medio instantáneo de enviar mensajes e información, no todo el mundo está conectado al computador. Pudiera ser que la persona a quien le está enviando el mensaje se encuentra en una reunión o en un viaje. Si el mensaje que desea trasmitir es muy urgente, es mejor utilizar otros medios como el teléfono.

El correo electrónico se está convirtiendo en un poderoso medio de comunicación que puede facilitar las relaciones comerciales y profesionales. Sin embargo, es necesario manejarlo con cuidado para evitar que nuestra imagen se pueda ver afectada.

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