Para asegurar el éxito de un programa de descripción de puestos, es necesario que resulte visible el apoyo de la administración superior. Los altos ejecutivos deben comunicar sus deseos acerca del programa, así como lo que esperan de los gerentessubalternos y supervisores.

Cuanto más amplia sea la participación deadministradores y supervisores en la preparación del programa, más importante será esta comunicación. El presidentede la compañía u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un anuncio oficial, una declaración normativa, dirigida a los que habrán de verse afectados.

El anuncio oficial debe contener elementos como:

La razón fundamental para realizar este análisis.
La persona o grupo que se encargará de su preparación y ejecución.
Las unidades de organización que abarca el programa.
El calendario para la puesta en vigor.
Qué se esperará de los empleados y administradores durante el desarrollo del programa

A continuación se observa un ejemplo de un memorando enviado con relación al incio de un programa de análisis de puesto.

Memorando

Para: Todos los gerentes y supervisores

De: Rodrigo Cáseres Gerente General

Asunto: Programa de análisis de puesto

Fecha: 20 de junio de 2006

En nuestro empeño por instituir un sistema justo y equitativo de remuneraciones para todos nuestros empleados, hemos determinado la necesidad de iniciar un proceso de análisis de puesto que permita establecer un plan orgánico de sueldos y salarios durante el transcurso de este año.

Como primerpaso hemos designado a un comité de tres personas para que prepare e inicie un programa de descripción de puestos en toda nuestra organización.Los miembros deeste comité son los señores Juan Gómez, José Rodríguez y Ángel Suárez.

Lalicenciada Adela Jiménez, gerente de recursos humanos, iintegará el comité como miembro coordinador Hemos encomendado al comité la tarea de iniciar los esfuerzos necesarios, a través del Departamento de Personal, para supervisar el programa y revisar todos los proyectos de descripción para asegurar su coherencia antes de su aprobación por la gerencia general.

Esperamos que esta labor quede terminadahacia fin de año.El Departamento de Personal se reunirá con Uds. individualmente o en pequeños grupos para familiarizarlos con los detalles del programa y los calendarios generales.Su participación en este programa es un componente necesario para su cumplimiento.

El comité les pedirá su asistencia en la confección de las primeras descripciones de puestos bajo su competencia. Por lo tanto, su plena cooperación será importante para lograr el éxito de este proceso de análisis de puesto.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, también sería útil el análisis de puesto anterior

El organigrama es una gráfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el título de la posición y a través de líneas conectoras quien reporta a quien, y quien está a cargo de qué departamento.

3. Escoger el método que se utilizará

Se puede utilizar cualquiera de los métodos que se describen a continuación:

La entrevista
La observación de puesto
Cuestionario de puesto
Bitácora del empleado
Combinación

Si desea obtener más informacion sobre estos métodos, favor oprimir la palabra continuación que aparece abajo.

Continuación

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