Medios de reclutamiento: fuentes internas y externas, con ejemplos y su rendimiento

La elección del canal se hace casi siempre por costumbre y se evalúa por el número de candidaturas recibidas, que es el indicador que menos informa. Un medio que trae cuatrocientas candidaturas de las que sirven tres es peor que uno que trae cuarenta.

Fuente y medio no son lo mismo

La fuente es de dónde procede la candidatura: interna, si la persona ya está en la organización; externa, si viene de fuera. El medio es el canal por el que la vacante llega a esa persona: un portal, la propia web, un referido, una consultora.

La distinción no es terminológica. La decisión de fuente se toma antes y condiciona todo lo demás: si el puesto se va a cubrir internamente, los medios externos son irrelevantes; si va a ser externo, la elección de medio pasa a ser la decisión principal.

Y una tercera cosa que conviene separar de ambas: el método de selección —qué pruebas y qué entrevista— no depende del canal por el que llegó la candidatura. Confundirlo produce el error de evaluar con menos rigor a quien viene recomendado. El embudo completo, con la validez comparada de cada método, está en reclutamiento y selección de personal.

Fuentes internas

Tres vías, y las tres exigen algo que muchas organizaciones no tienen.

Promoción. Cubrir el puesto con alguien de un nivel inferior. Es rápida, barata y con permanencia alta, y tiene un requisito: que exista un criterio de promoción conocido. Sin él, cada promoción se lee como preferencia personal por quienes no fueron elegidos.

Movilidad horizontal. Cubrirlo con alguien del mismo nivel de otra área. Es la vía más infrautilizada y la que más rinde en organizaciones medianas, porque conserva el conocimiento de la casa y resuelve a la vez un problema de contenido de puesto en el área de origen.

Referidos por la plantilla. Formalmente es un medio con fuente externa, y se cuenta aquí porque su motor es interno.

El requisito común a las tres es un inventario de quién sabe hacer qué. Sin él, la fuente interna se limita a quien alguien recuerda, que es una parte pequeña de la plantilla: planeación de recursos humanos y plan de sucesión.

Y su límite honesto: la fuente interna desplaza el hueco, no lo elimina. Promocionar a alguien deja su puesto vacante, y en organizaciones pequeñas la cadena puede tener tres eslabones.

Fuentes externas

Aportan lo que la interna no puede: capacidad que no existe en la casa y perspectiva de fuera. Y tienen dos costes que se cuentan poco.

El tiempo hasta la autonomía: entre tres y seis meses en un puesto cualificado, durante los cuales la persona rinde por debajo de lo propio. El riesgo de salida temprana: la incorporación externa que se va en el primer año destruye el coste completo de la selección, de la incorporación y del tiempo de quien formó: inducción de personal.

De ahí una regla que no siempre se aplica: la fuente externa se justifica cuando la capacidad no existe dentro o cuando la interna dejaría un hueco peor. Recurrir a ella por comodidad —porque publicar es más rápido que revisar el inventario propio— es la decisión más común y la que más cuesta.

Los medios, uno por uno

Portales de empleo. Volumen alto y ajuste bajo. Imprescindibles en puestos de entrada y en perfiles abundantes; en perfiles escasos producen mucho trabajo de cribado y pocas candidaturas útiles. Su rendimiento depende por completo de la calidad del anuncio: anuncios de empleo.

La propia web. Coste marginal nulo y candidaturas con el mejor ajuste de todos los medios, porque quien llega ya conocía la organización. Está infrautilizada por una razón trivial: la página de empleo suele estar escondida y sin mantener.

Referidos por la plantilla. El medio con mejor permanencia y menor coste por incorporación con bastante consistencia. Su límite es estructural: reproduce el perfil de quien ya está, con lo que como canal único homogeneiza la plantilla — un efecto que conviene vigilar por sí mismo y por sus consecuencias en materia de igualdad: liderazgo femenino.

Redes profesionales, con búsqueda activa. El único medio que alcanza a quien no está buscando, que en perfiles escasos es la mayor parte del mercado. Exige trabajo por candidatura y un mensaje que diga por qué esa persona en concreto.

Consultoras de selección. Se justifican en puestos escasos, en búsquedas confidenciales y cuando no hay capacidad interna para el volumen. Conviene acordar por escrito el alcance, la garantía de permanencia y la propiedad de las candidaturas.

Servicios públicos de empleo. Sin coste, con oferta amplia en perfiles operativos y con programas de incentivos a la contratación que rara vez se aprovechan por desconocimiento del procedimiento.

Centros formativos y prácticas. El medio con mejor relación entre coste y ajuste para perfiles junior, porque permite observar el trabajo antes de decidir. Su condición es que la práctica tenga contenido real: la práctica profesional.

Colegios profesionales, asociaciones y prensa especializada. Alcance reducido y muy ajustado en perfiles regulados o de nicho.

Candidaturas espontáneas y base de datos propia. Coste casi nulo y la condición de que la conservación de esos datos tenga un plazo declarado y cumplido: solicitud de empleo.

Cómo se elige

Tres preguntas resuelven la decisión, en este orden.

¿La capacidad existe dentro? Se responde con el inventario de competencias, no con la memoria de quien decide. Si existe, la fuente interna es más rápida y más barata.

¿El perfil es abundante o escaso? Abundante: portales y propia web, y el trabajo está en el cribado. Escaso: búsqueda activa, referidos y consultora, y el trabajo está en llegar a la persona.

¿Qué plazo hay? Determina cuántos medios se abren a la vez. Abrir cinco canales para un puesto sin urgencia genera un volumen de cribado que nadie va a atender, y las candidaturas sin respuesta tienen un coste de reputación que aparece en el proceso siguiente.

Y una decisión previa a las tres: comunicar la vacante internamente antes o a la vez. El efecto va más allá de este puesto — descubrir por un portal que existía una vacante para la que uno podría haberse presentado deteriora la confianza en el sistema de promoción de forma duradera.

Cómo se mide el rendimiento de cada medio

Tres indicadores por canal, y ninguno es el número de candidaturas.

Coste por incorporación: lo pagado al canal más el tiempo de cribado dedicado, dividido por las incorporaciones efectivas. Incluir el tiempo es lo que hace útil el indicador, porque es donde los portales dejan de ser gratuitos.

Tiempo hasta la cobertura, desde la publicación hasta la aceptación de la oferta, desglosado por medio.

Permanencia a doce meses de las personas incorporadas por cada canal. Es el indicador que más informa y el que casi nadie calcula, y suele reordenar por completo la percepción de qué medio funciona.

Los tres se obtienen de los registros que la organización ya tiene, con una condición: anotar por qué canal llegó cada candidatura, lo que exige un campo en el formulario y nada más: planeación de recursos humanos.

Y una advertencia sobre el indicador que se persigue: reducir el tiempo de cobertura es fácil bajando el criterio de selección. El número mejora y el problema empeora, que es el efecto general de cualquier indicador convertido en objetivo: compensación variable lo desarrolla.

Marco legal en España

Cuatro obligaciones que afectan a la elección y al uso de los medios.

No discriminación. La oferta no puede establecer condiciones que supongan discriminación por sexo, edad, origen, estado civil, religión, orientación sexual, afiliación sindical o discapacidad, y eso alcanza a la redacción del anuncio en cualquier medio.

Protección de datos. Información sobre el tratamiento en el momento de la recogida, con finalidad, plazo de conservación y destinatarios — incluida la consultora cuando gestiona el proceso.

Transparencia de los sistemas automatizados. Cuando intervienen algoritmos en el cribado, existe el deber de informar a la representación de las personas trabajadoras de los parámetros en que se basan, y el marco europeo clasifica esos sistemas como de alto riesgo: tendencias en reclutamiento.

Reserva de puestos y programas de incentivos. La obligación de reserva para personas con discapacidad en empresas de cincuenta o más personas trabajadoras, y los incentivos a la contratación vinculados a determinados colectivos, condicionan la elección de canal más de lo que se supone. Las disposiciones que van modificando esta materia se recogen en seguimiento de la normativa laboral.