Seis familias de instrumentos, cada una con lo que recoge y con la regla que decide si va a servir de algo. Un formulario mal construido no devuelve información incompleta: devuelve información engañosa, porque las respuestas parecen comparables cuando no lo son.
Los instrumentos de esta sección tienen un rasgo común que conviene enunciar antes de entrar en ninguno: ninguno de ellos decide nada. Recogen información con un criterio establecido de antemano, y ese criterio —no el diseño del formulario— es lo que determina si el resultado es utilizable. De ahí que cada familia aparezca aquí acompañada de la regla que la hace funcionar y de un enlace al procedimiento del que forma parte.
Hay un error que recorre las seis y merece mención aparte: rellenar el instrumento después de haber decidido. Un cuestionario de análisis cumplimentado para justificar una reclasificación ya acordada, o una hoja de valoración rellenada al final del año con el recuerdo disponible, producen documentos que existen y no informan. La utilidad depende del momento en que se recoge el dato, más que del formato en que se recoge.
Qué recoge cada una, y la regla que la hace utilizable.
Instrumento para recoger tareas, frecuencia, decisiones, relaciones y requisitos de un cargo.
La regla Entre veinte y treinta preguntas, por hechos y no por valoraciones, con una pregunta abierta final sobre tareas no mencionadas.
Documento que resulta del análisis: identificación, misión, funciones, responsabilidad, relaciones, condiciones y requisitos.
La regla Verbos de acción concretos, y los requisitos separados en imprescindibles y deseables.
Las mismas preguntas para todas las candidaturas, con escala de valoración fijada antes de empezar.
La regla Preguntas por conductas pasadas en situaciones concretas, y registro durante la entrevista, no después.
Manual de factores con sus pesos y la escala de grados de cada uno, más la hoja de puntuación por cargo.
La regla De cuatro a ocho factores; cada grado definido con conductas y ejemplos, no con adjetivos.
Comparación entre lo que el puesto exige y lo que la persona aporta, por cargo y por área.
La regla El resultado es una lista de diferencias concretas, no una lista de cursos.
Registro del nivel en que se ha evaluado un programa: reacción, aprendizaje, transferencia o resultado.
La regla La transferencia se mide semanas después, no al terminar el curso.
Un formulario circula mejor que se revisa. La mayor parte de los cuestionarios de análisis de puesto y de las hojas de valoración que se intercambian en la práctica proceden de manuales de los años ochenta y noventa, se han fotocopiado y reescrito docenas de veces y han perdido en el camino precisamente lo que los hacía servir: la instrucción sobre cómo se rellenan y el criterio con el que se interpretan. Lo que queda es una cuadrícula de casillas que cada persona completa a su manera, y cuyos resultados no se pueden comparar entre sí.
Los instrumentos de esta página se han escrito partiendo de esa observación. Cada uno indica qué recoge, en qué momento del proceso se aplica y —lo que casi nunca se dice— cuál es la regla que lo vuelve utilizable: en un cuestionario de análisis de puesto, que la persona que ocupa el puesto describa tareas y no responsabilidades genéricas; en un guion de entrevista, que las preguntas se fijen antes de ver la primera candidatura; en una hoja de valoración, que los anclajes de la escala existan por escrito antes de que empiece el periodo valorado. Sin esa regla el formato es decorativo.
Dos secciones vecinas siguen el mismo criterio con otro formato: los cuestionarios de autoevaluación, que se responden en pantalla y no dejan registro en ningún servidor, y las herramientas de consulta, donde el dato oficial se busca en lugar de rellenarse.
Cartas, certificados, códigos de conducta, políticas y procedimientos, cada uno con el artículo del Estatuto de los Trabajadores que le afecta en España. Ver la biblioteca.
Misión, funciones y requisitos por cargo, con el grupo ocupacional de la CNO en el que se encuadra y la distribución salarial oficial de ese grupo. Ver la biblioteca.
No, y multiplicarlos suele empeorar el resultado. Un mismo cuestionario de análisis sirve para toda una familia de cargos siempre que las preguntas sean por tareas: lo que cambia de un puesto a otro es la respuesta, no el instrumento. Cuando cada área usa su propio formulario, los datos dejan de poder compararse entre áreas, que es justo lo que hace falta para valorar puestos o detectar necesidades formativas.
Que la persona que ocupa el puesto describa TAREAS y no responsabilidades genéricas. Un cuestionario que pregunta «¿de qué es responsable?» devuelve una frase de organigrama; uno que pregunta «¿qué hizo ayer, y cuánto tiempo le llevó?» devuelve algo con lo que se puede redactar una descripción y comparar dos puestos entre sí.
Cada ficha lo indica, porque el orden importa más que el formato: el cuestionario de análisis va antes de reclutar, el guion de entrevista se fija antes de ver la primera candidatura, y los anclajes de una escala de valoración existen por escrito antes de que empiece el periodo valorado. Aplicado fuera de su momento, el mismo formulario deja de informar.
Sí, conservando la regla que los sostiene. Añadir preguntas a un cuestionario no lo estropea; sustituir una pregunta sobre tareas por una sobre cualidades personales sí, porque las respuestas dejan de ser comparables entre personas y el instrumento pasa a medir la elocuencia de quien lo rellena.