Es cierto que las reuniones son necesarias para el correcto funcionamiento de una  organización.   Incluso, se puede señalar que existen tres razones para que un grupo de personas se reúna:

• Crear un foro: es una oportunidad para que gentes con distintos valores, ideas y experiencias compartan sus puntos de vista y aprendan cada una de la otra;
• Tomar decisiones: para resolver un problema o definir una estrategia consensuada en línea con la organización; y
• Formar un equipo: desarrollar las capacidades   interpersonales   de   un grupo para alcanzar unos objetivos de forma colectiva.

Sin embargo, pocas reuniones se ajustan con rigor a estas razones. La mayoría obedece al proverbio que afirma: «Una reunión es un comité de expertos, cada uno de los cuales no puede hacer nada por su cuenta, pero que se juntan para decidir que no pueden hacer nada en conjunto».

¿Por qué ocurre la reunionitis?

Según varios especialistas, esta situación pudiera estar íntimamente conectadas con la cultura organizacional y el estilo de mando implantados, por los dirigentes de la empresa que se refleja en el comportamiento de todos los que están por debajo a todos los niveles. Esa cultura condiciona la eficacia de las reuniones y puede hacerlas fracasar.

Un ejemplo es aquella reunión organizada por un jefe dictatorial que quiere hacer creer a sus subalternos que es un jefe democrático y que está dando la oportunidad de intercambiar ideas y puntos de vistas con ellos cuando la realidad es otra y lo que quiere es decir sólo su decisión y lo que hay que hacer.

En otros casos, hay  organizaciones cuya máxima prioridad es «no cometer un error jamás» y, aunque el propósito de convocar una   reunión   pueda   ser   el intercambio abierto de información, el objeto real es «buscar los culpables de los errores». Conocida esa implacable persecución, los participantes de una reunión estarán más preocupados por preparar sus justificaciones que por buscar y brindar soluciones haciendo de esta reunión sea un total fracaso.

Siete consejos para que las reuniones funcionen

A continuación se presenta una serie de recomendaciones que tiene como objetivo lograr que una reunión sea productiva y eficiente.

Determine si es necesaria una reunión:   Es importante preguntarse, antes de convocar una reunión, si se requiere verdaderamene, ya que, tal vez, con sólo enviar un par de correos electrónicos se puede encontrar una solución a un problema  

Seleccione la gente adecuada: Procure sólo convocar los expertos en la materia; los que tienen poder de decisión; los que tendrán la responsabilidad de ejecución y nadie más.

Establezca el objetivo y ajústese a él: No permita que los participantes se desvíen del tema principal.

Prepare la reunión Facilite previamente a los participantes toda la información necesaria.

Evite emitir su opinión primero si usted es el jefe.  Recuerde que nada que pueda influir más en un grupo que la decisión de su jefe.

Ajústese al horario: Empiece y termine la reunión en los tiempos previstos. De lo contrario, la reunión se dilatará hasta ocupar la totalidad de la jornada.

Revise los resultados sin demora: Conforme a los acuerdos tomados, asigne tareas a cada uno de los asistentes.

En resumen, el consejo más importante para que su organización no tenga el «síndrome de la reunionitis», consiste en realizar la menor cantidad posible de reuniones.  Es decir, entre menos, mejor. 

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