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Políticas y procedimiento de manejo de acciones disciplinarias

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Este documento es un modelo de procedimiento que tiene como fin la aplicación de medidas disciplinarias necesarias ante una falta por parte del trabajador para  el  cumplimiento de las políticas, procedimientos y expectativas de la compañía..

Puede ser redactado de la siguiente manera:

Para: Todo el personal que supervisa

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Política

-·   Todo Gerente/Supervisor siempre debe mantener informado al subalterno de las políticas, procedimientos y expectativas de la compañía.   No debe asumirse que el trabajador  sabe todo.  Debe dejarse claro cuándo una conducta conlleva a una acción disciplinaria.  Las sanciones inesperadas  son consideradas, por lo general injusto.

–   Todo trabajador, independientemente del cargo y/o tiempo de servicio, tiene derecho a que se le dé una      explicación sobre la falta en que ha incurrido, qué debe hacer para corregir y qué hará el Gerente/Supervisor para      la corrección de la conducta inadecuada y así alcanzar los objetivos deseados.

  • – La acción disciplinaria debe ser aplicada de forma inmediata para que el trabajador atribuya la misma a la falta en sí, y no como una acción caprichosa por parte del supervisor o gerente.  No es política de la compañía dejar pasar los problemas hasta que se acumulen, y que luego sea necesario aplicar una medida disciplinaria enérgica o inclusive llegar hasta el despido.
  • –   El Gerente/Supervisor debe dedicar tiempo para reunir todos los hechos y evaluar la situación. Debe preguntarse:
  • –          ¿Qué tan seria es la situación ocurrida?
  • –          ¿Cuáles fueron las consecuencias de la misma?
  • –          ¿Hubo otras personas vinculadas a la situación?
  • –          ¿Si ha ocurrido antes, cuándo y con qué frecuencia? 
  • –          ¿Qué consecuencia futura se prevé?

–  De surgir un problema, en primera instancia, el trabajador debe ser informado de cualquier deficiencia que tenga en    su desempeño o falla para así ceñirse a las reglas de la compañía.  Debe dársele toda la información y la    oportunidad para corregir el problema.

  • – En la aplicación de cada política, todos los trabajadores deben ser tratados por igual. La consistencia ayuda a establecer limites y evita problemas futuros como acusaciones de trato injusto o discriminado.
  • –   Todo Gerente/Supervisor tiene la responsabilidad de hacer cumplir las políticas y procedimientos de la compañía por parte de sus subalternos.

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Procedimiento:

Toda falta disciplinaria y/o violación de las políticas y procedimientos establecida por la empresa,  a criterio de los Gerentes/Supervisores,  ameritará una sanción.

Las acciones disciplinarias, ante una falta determinada por parte del trabajador, serán sancionadas de la siguiente manera:

  • –   La primera vez amonestación verbal:

Contactar y/o consultar con el Departamento de Recursos Humanos de considerarlo  necesario.  Dependiendo de la seriedad de la falta, Recursos Humanos podrá realizar la reunión con el trabajador para la amonestación verbal.   Si la amonestación es realizada por el Gerente/Supervisor, es necesario que éste notifique la falta del trabajador a Recursos Humanos a través del formulario adjunto,  para que conste por escrito en el expediente  lo suscitado. Por tanto, es deber  del Gerente/ Supervisor o Recursos Humanos  completar siempre el   formulario en mención  al dar una amonestación verbal. Este requerimiento tiene  como  propósito que conste firma del trabajador que se ha realizado dicha acción,  en búsqueda de mejoría de actitud, conducta y/o políticas y procedimientos.

  • La segunda vez, amonestación escrita:

     Notificar al trabajador, por medio de memorándum, que ha sido amonestado y cuál ha sido la conducta      inadecuada.  Se realizará una reunión con el trabajador para la amonestación y quedará copia en su expediente      personal, firmada por el trabajador. Dicha reunión será efectuada por el Supervisor/Gerente del Departamento y/o      la Gerente de Recursos Humanos, según se estime conveniente de acuerdo con el caso.

La tercera vez, suspensión de trabajo:

    Suspender al trabajador de sus funciones, sin goce de salario por uno ohasta por tres días proporcionales a la     gravedad de la falta.  Se comunicará por escrito al trabajador de esta medida.  Dicha suspensión será emitida por     el Departamento de Recursos Humanos.

Cualquier medida disciplinaria que se aplique se hará después de haber escuchado al trabajador.

Las amonestaciones o suspensiones deben estar firmada por el trabajador.  En el caso que el trabajador se niegue a firmar, el Gerente/Supervisor explicará la situación a dos testigos, quienes deberán firmar en el lugar del trabajador.

Estas sanciones se aplicarán  siempre y cuando dicha  falta no constituya causal de despido (Código de Trabajo).                       

Sin embargo, la  reincidencia en las faltas y/o la repercusión que puede tener en la empresa requerirá de la acción inmediata de despido.  Es decir, si la mejoría necesaria no ocurre, el Gerente General o Gerente del Departamento del trabajador en conjunto con la Gerente de Recursos Humanos coordinarán  el proceso de despido.  La terminación de la relación laboral la efectuará  el Departamento de Recursos Humanos. 

Igualmente si el trabajador incurre en alguna causal de despido, de acuerdo con lo estipulado en el Código de Trabajo, se dará por terminada  la relación laboral con el trabajador.

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Reglas para el manejo disciplinario positivo

  • Concéntrese en la conducta que debe cambiarse.
  • Comuníquese en privado.
  • Involucre al trabajador en encontrar soluciones.
  • Establezca una fecha de revisión de seguimiento y cumpla la misma.
  • Reconozca los avances o mejorías.
  • Demuestre confianza en el trabajador.

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