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Habilidades para conducirse en una reunión

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Para empezar, todos los profesionales necesitan contar con habilidades para conducirse en una reunión. Investigaciones realizadas indican que a medida que una persona avanza en el camino del éxito, asistirá a reuniones en forma regular.

Las habilidades requeridas para obtener el triunfo en las reuniones son una extensión de las empleadas en la interacción entre dos personas, con la diferencia de que en una reunión son aún más importantes.

La más sobresaliente habilidad para poner en práctica en las reuniones es aquella que le permite ejercer control sobre sus procesos mentales de manera tal que no corra el riesgo de revelar sus pensamientos a todos los presentes

Debe controlar sus palabras durante las reuniones, y lo que diga deberá trabajar en su beneficio.

Su eficacia en las reuniones depende no solamente de lo que usted dice y de cómo lo dice, sino también de cómo lo interpretan los demás. La verdad es que a menudo las cosas que usted dice son más importantes que las que hace.

La credibilidad de los demás en usted depende de lo que usted dice. Cuando dice algo, ¿se trata de la verdad? ¿Es la “verdad, toda la verdad y nada más que la verdad?” ¿O es una verdad a medias, una verdad parcial o solamente un asomo de verdad? ¿Sus colegas creen en usted? La credibilidad es difícil de encontrar en estos días.

Es muy escurridiza. La gente dice lo que los demás desean oír, dice lo que le conviene que oigan. En una reunión, pocas personas dicen lo que piensan. ¿Por qué es así? Muy probablemente se deba a que, por lo general, es arriesgado hacerlo y puede ser costoso para la reputación que se tiene dentro del grupo.

Durante una reunión algunas personas exageran sus aseveraciones, mientras que otras hacen gala de su maestría para subestimar la importancia de las cosas. No se necesita mucho tiempo para darse cuenta de quiénes son dignos de credibilidad y quiénes no lo son.

Si en una ocasión usted dice algo y resulta que no es cierto, a partir de entonces los demás le darán el beneficio de la duda. Si posteriormente expresa otra cosa, y ésa también resulta no ser cierta, entonces se verá en una situación doblemente desfavorable. Llegado ese momento, cualquier otra cosa que diga será puesta en duda. Lo que está en juego es su credibilidad.

Si desea que la gente crea en usted, es necesario que analice cuidadosamente lo que va a decir, a fin de asegurarse de que se ciñe lo más posible a la verdad. Esto significa que no puede hablar rápida y descuidadamente ni llenar los vacíos con conjeturas, como tampoco salirse por la tangente. No puede inventar algo y hacerlo pasar como un hecho real. Siempre debe hablar con la verdad o, si no puede hacerlo, debe emplear otras tácticas, tales como dar un rodeo al asunto o utilizar una o más de las técnicas que se expondrán en un capítulo posterior de este libro.

Su buen comportamiento en una reunión depende de sus habilidades para expresarse verbalmente. ¿Dice lo debido en el momento debido? ¿Las cosas que usted dice están acordes con lo que piensan sus compañeros de trabajo? En el curso -de una reunión de negocios, ¿reconoce usted quiénes son sus amigos y quiénes sus adversarios? ¿El tono y la inflexión de su voz y la elección que hace de las palabras corresponden a la situación en que se encuentra? De no ser así, tiene aún mucho por hacer a fin de mejorar sus habilidades para conducirse en una reunión. El siguiente es un caso pertinente.

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En el curso de una reunión de gerencia, se suscitó una acalorada controversia. Se discutían tres o cuatro asuntos, y el

equipo administrativo se había dividido en facciones. Las posiciones se habían polarizado y la discusión se enardeció, varios directivos perdieron los estribos, estallaron en cólera, empezaron a vociferar y uno de ellos amenazó a otro con agredirlo físicamente.

Meses después de la reunión, muchos de los participantes no podían recordar los asuntos que los había alterado tanto. En cambio, todos recordaban el comportamiento inmoderado de quienes habían tomado parte en ella. En el curso de dicha reunión, la reputación de varios directivos se vio seriamente perjudicada; la de uno de ellos en especial llegó a un nivel realmente bajo, y en todo el tiempo que trabajó en la empresa después del incidente, no le fue posible recuperarse de las consecuencias de lo ocurrido.

Después de la reunión, la “red informal de información” de la oficina se encargó de difundir los hechos, que rápidamente se conocieron en toda la empresa.

“Fulano de tal es un patán”.

“No vuelvo a creer ni una sola palabra de lo que dice”.

“¿Oíste lo que dijo de Rodolfo? Yo no tendría tratos con alguien de su calaña”.

“Ese tipo es de lo peor. No volveré a tratarlo como antes. Cómo puede una persona llegar tan bajo, es algo que está más allá de mi comprensión”.

Para ese directivo la reunión se convirtió en un desastre. ¿Recordaba alguien los asuntos que se habían discutido? Es probable que uno o dos de los asistentes los recordaran, pero el comportamiento de ese directivo eclipsó todos los demás aspectos e indudablemente un año más tarde nadie los recordaría, mientras que prácticamente todo el mundo se acordaría de la conducta de esa persona.

Es realmente importante que usted se mantenga en guardia a fin de asegurar que al menos tres de las siguientes cosas ocurran cuando se encuentre en una situación difícil. Ante todo, debe comprender que todos recordarán la manera como usted se comportó, y usted desea que ese recuerdo sea positivo y lisonjero para su imagen.

En segundo lugar, debe saber que su eficiencia como directivo se encuentra en juego y que su comportamiento es un factor importante para obtener el respeto de sus colegas, de manera tal que le permita desempeñar un papel de liderazgo dentro de la organización.

Por último, dése cuenta de que el logro de sus propios objetivos y el feliz cumplimiento de sus planes e ideas es el resultado de los dos factores antedichos. El éxito o el fracaso en alcanzar sus objetivos depende de su comportamiento, el cual, a su vez, influye para que sus colegas lo consideren un verdadero profesional

 

 

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