Tomar notas durante una entrevista de trabajo: para qué sirven y cómo se toman

Sin notas, una entrevista de cuarenta minutos se reduce a los dos o tres momentos que la memoria retiene, y esos son los que confirmaron la primera impresión. Tomar nota no es una formalidad administrativa: es lo que permite puntuar por lo que se dijo y no por lo que se recuerda.

Para qué sirven las notas

Tres funciones distintas, y conviene tenerlas separadas porque determinan qué hay que anotar.

Sostener la puntuación. Una escala de valoración sin el hecho al lado es un número sin fundamento. La nota es lo que convierte «4 en análisis de procesos» en algo defendible: «documentó las causas de parada durante un trimestre y propuso el cambio de secuencia; redujo el tiempo de parada de 47 a 12 minutos».

Permitir comparar. Cuando un proceso tiene ocho entrevistas repartidas en tres semanas, la comparación final se hace sobre lo escrito o no se hace: se compara la última con la penúltima y las seis primeras se resuelven de memoria.

Dejar constancia. Poder explicar seis meses después por qué se eligió a quien se eligió. Importa por una razón profesional elemental y por otra jurídica: si la decisión se cuestiona —en materia de igualdad, o como criterio de selección en un despido posterior— lo escrito es lo único que existe.

Las tres funciones apuntan en la misma dirección: hechos. Ninguna se cumple con impresiones. El resto de la preparación de la entrevista está en qué hacer cuando se es el entrevistador.

Lo que la memoria pierde

A las dos semanas de una entrevista se conserva el tono —si resultó agradable, si hubo tensión, si la persona pareció segura— y se ha perdido el contenido: qué respondió exactamente, con qué cifra, en qué situación.

Eso tiene una consecuencia que conviene mirar de frente, porque explica por qué la entrevista sin estructura predice tan poco el desempeño posterior: lo que sobrevive en la memoria es precisamente lo que confirmó la primera impresión. La impresión se forma en los primeros minutos, orienta las preguntas siguientes y después se convierte en el recuerdo de la conversación entera.

La nota tomada en el momento es lo único que interrumpe ese circuito. No porque quien entrevista sea mal observador, sino porque la memoria no está diseñada para almacenar cuarenta minutos de respuestas comparables. El mecanismo completo está descrito en la entrevista de trabajo.

Qué se anota y qué no

Se anota: cifras, fechas y magnitudes —cuántas personas, cuánto presupuesto, cuánto tiempo—; nombres de sistemas, procesos o herramientas mencionados; la frase literal cuando es reveladora, entre comillas; la respuesta a las preguntas de seguimiento, que es donde se ve si la situación era real; lo que la persona no supo responder, que es información y se olvida especialmente rápido; y las preguntas que hizo ella, que dicen bastante.

No se anota: impresiones sobre la persona. «Parece organizada», «da buena sensación», «encaja con el equipo» son juicios que se convierten en dato al quedar escritos, y a partir de ahí nadie puede verificarlos ni discutirlos.

No se anota nunca: nada relativo a circunstancias protegidas. Edad aparente, situación familiar, embarazo, estado de salud, acento u origen, aunque la información haya surgido sola en la conversación. Anotarlo es la manera más rápida de convertir un proceso correcto en un problema demostrable, y no hay ninguna finalidad legítima que lo justifique: preguntas de entrevista de trabajo.

Un formato que resuelve casi todo: la propia guía de entrevista impresa, con espacio bajo cada pregunta. Anotar dentro de la estructura obliga a registrar por requisito y no por impresión general, y al terminar la puntuación ya está hecha.

Cómo se toman sin romper la conversación

La objeción habitual —que anotar distancia— es real cuando se hace mal y desaparece con cuatro cosas.

Decirlo al empezar. «Voy a ir tomando notas para no perder detalle» resuelve el asunto en cinco segundos, y además es parte de la información sobre el tratamiento de datos que hay que dar de todos modos.

Anotar en las pausas, no mientras la otra persona construye una respuesta. El momento natural es justo después de que termine, que es también cuando conviene dejar dos segundos de silencio.

Escribir poco: palabras clave y cifras, no frases completas. Una nota de tres palabras reconstruye una respuesta si se escribe en el momento; una de veinte impide escuchar la siguiente.

Levantar la vista. El problema nunca fue anotar: es anotar sin mirar nunca a quien habla. Y hay un efecto en sentido contrario que se subestima — la persona que expone una situación durante tres minutos y ve que nadie apunta nada concluye, con razón, que no se la está evaluando en serio.

En entrevista por vídeo hay una precaución añadida: el teclado se oye y la mirada se desvía de forma más visible. Anotar a mano o avisar de que se está escribiendo evita la lectura de que se está atendiendo a otra cosa: la entrevista telefónica trata el caso sin imagen.

Marco legal en España

Las notas de una entrevista son datos personales y de ahí se derivan cuatro obligaciones concretas.

Información previa. Hay que informar del tratamiento en el momento de la recogida: responsable, finalidad, base, plazo de conservación, destinatarios y ejercicio de derechos. Mencionar que se toman notas forma parte de eso, y el conjunto está tratado en solicitud de empleo.

Pertinencia. El contenido debe limitarse a lo necesario para evaluar la idoneidad. Las circunstancias protegidas quedan fuera con independencia de cómo hayan aparecido en la conversación.

Derecho de acceso. La persona candidata puede solicitar acceso a sus datos, y eso incluye lo anotado sobre ella. Es la razón práctica más contundente para que las notas contengan hechos: lo escrito puede tener que mostrarse.

Conservación y acceso limitado. Se conservan el plazo declarado —doce meses es el criterio habitual— y solo accede quien participa en la decisión. Una carpeta compartida con las notas de tres años de procesos es un tratamiento sin finalidad.

Sobre grabar en lugar de anotar: exige consentimiento explícito, con finalidad y plazo declarados, y la negativa no puede perjudicar la candidatura. En la práctica añade obligaciones sin resolver el problema, porque nadie vuelve a escuchar cuarenta minutos. Las disposiciones que van modificando esta materia se recogen en seguimiento de la normativa laboral.

Qué se hace con ellas después

Puntuar el mismo día, mejor durante la propia entrevista, respuesta a respuesta. Dejarlo para el final de la semana produce lo que la nota venía a evitar: una puntuación de memoria con las notas al lado como decoración.

Puntuar antes de deliberar cuando hay panel. Si se comenta primero, las puntuaciones dejan de ser juicios independientes y el panel pierde su única ventaja.

Pasar en limpio lo que sostiene la decisión y descartar el resto. Lo que queda en el expediente son las puntuaciones con su hecho; el cuaderno con anotaciones sueltas no debería sobrevivir al proceso.

Guardar el motivo del descarte, en una línea. Es lo que permite responder si la persona pregunta y lo que sostiene la decisión si se cuestiona.

Y una práctica que casi nadie aplica y mejora el proceso siguiente: a los seis meses de una incorporación, releer las notas de su entrevista y comprobar si anticipaban lo que se ve en el puesto. Es la única forma de saber si la guía de entrevista sirve para algo: evaluación del desempeño.

Los errores frecuentes

Anotar impresiones. Se convierten en dato al quedar escritas y nadie puede verificarlas después.

Anotar sólo lo negativo. Ocurre con frecuencia porque lo que llama la atención es lo que choca. El resultado es un expediente que describe defectos de todas las candidaturas y no permite compararlas por lo que aportan.

Anotar circunstancias protegidas. Ya tratado, y es el único error de esta lista con consecuencia sancionadora.

Anotar tanto que no se escucha. El indicio es simple: si al terminar hay dos páginas por candidatura, se ha transcrito en lugar de anotar.

No anotar nada. El más común. Produce lo que produce siempre: la persona que mejor cayó en los primeros cinco minutos resulta ser la mejor candidata seis semanas después, y nadie puede reconstruir por qué.