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El uso de los sistemas de información por parte de RRHH

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Debido a la globalizacion, muchas organizaciones están definiendo estructuras no tradicionales y diseñan el trabajo con la intención de romper las barreras existentes entre los empleados, para lo que utilizan una variedad de técnicas que garantizan la flexibilidad de la mano de obra.

Aunque estas estrategias resultan ser muy potentes para aumentar la eficacia de la organización, pueden dificultar el control de las personas que trabajan para la organización.

Afortunadamente, existen sistemas (hardware y el software) informáticos (conocido con las siglas de SIRH)  que facilitan la administración del personal. .

Éstos permiten mantener la información exacta de cada colaborador; incluyendo la actualización de capacitaciones que orienten al colaborador a un adecuado plan de carrera, el cual lo haga sentir como parte de la organización a la cual pertenece. Al mismo tiempo, permite que el especialista de recurso humano dedique el 100% de su tiempo a la elaboración de planes y estrategias que mejoren la calidad de vida de sus colaboradores.

Alguna vez se ha preguntado: ¿Cómo está la rotación del personal? ¿Cuál es el promedio de ingresos de su personal? ¿En qué áreas se necesitan más capacitaciones? ¿Estamos dentro del presupuesto? Estas preguntas son contestadas de manera rápida y sencilla después de un análisis minucioso utilizando herramientas que puedan proveer esta información. han facilitado en gran medida el control de los recursos humanos

 

Beneficios de los SIRH

Recordemos que en otras épocas los ingresos eran considerados el principal sustento de la organización. Este concepto ha cambiado, hoy día se considera que el principal activo de una organización (y el más valioso) son los colaboradores.

Las organizaciones están tomando medidas para la retención de este tan preciado recurso, el cual es tan difícil de conseguir y de retener.

Algunos de los beneficios que pueden brindar los SIRH son:

  • Incluir lo que se conoce como “Reglas del negocio”, es decir, las políticas y reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administración del personal.
  • Apoyar la toma de decisiones estratégicas respecto al recurso humano de la empresa, mediante la recolección de información estadística, indicadores de gestión y alertas de operación.
  • Generación de informes y consultas estadísticas para la toma de decisiones, entre otros.

 

Aplicaciones de los SIRH

Un SIRH informático contiene hardware informático y aplicaciones (progrmas) de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre RRHH.

El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente barato. El software puede ser un programa personalizado o un programa estándar (este último es el que probablemente se utilizará en un PC)

Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente están disponías en el mercado. Estos programas incluyen:

Información sobre empleados. Este programa crea una base de datos que ofrece información sobre los empleados como nombre, dirección, teléfono, fecha nacimiento, cargo y salario.

Seguimiento de candidatos. Este tipo de programa permite automatizar algunas de las actividades vinculadas con el reclutamiento y selección del personal que incluyen el almacenamiento de la información sobre posible candidatos, programar entrevistas con directivos, entre otros.

Inventario de cualificación. Éste es un inventario sobre la cualifícación del personal actual de la empresa lo que permite, si surge una vacante, observar si existe internamente alguna trabajador que, por sus destrezas, conocimiento y experiencia, pueda ocupar ésta.  Esto respalda una política de promoción interna.

Nómina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los empleados y el pago de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad social.   Igualmente, puede configurar la realización de otras deducciones del sueldo (el pago de seguros médicos, planes de jubilación y cuotas a sindicatos).

 

Seguridad y confidencialidad de los SIRH

Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar graves problemas a una empresa al tener acceso a información confidencial de su personal.  Por ello, es necesario que el departamento de RRHH deba crear políticas y procedimiento para proteger la integridad y la seguridad de estos sistemas que incluyan:

  • Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso al ordenador y a sus archivos de datos. Los despachos con ordenadores y bases de datos confidenciales deberían cerrarse con llave. Algunas veces se pueden codificar los datos, de forma que no sean accesibles para un usuario no autorizado.
  • Permitir el acceso mediante palabras clave (password) y códigos especiales a cada área. Por ejemplo, un directivo puede recibir la autorización y un código especial para entrar en la base de datos del inventario de cualificación, pero puede no tener autorización para acceder a información médica confidencial de la base de datos de prestaciones.
  • Desarrollar procedimientos y prácticas sobre el uso de la información de empleados e informar a los empleados el funcionamiento de éstas.
  • Permitir que los empleados verificar sus registros personales y permitir las correcciones que fueran necesarias.

 

 

 

 

 

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