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El uso correcto de los sistemas de mensajería instantánea en la empresa

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Existen muchas empresas que utilizan los sistemas de mensajes instantáneos (messenger) como recurso de comunicación valioso dentro de la organización.

Sin embargo, existen empresas que se han visto en la obligación de desactivarlos o prohibir su uso debido a que los empleados no supieron manejarlo de forma adecuada, ya que redujo drásticamente la productividad y afectó el ambiente laboral.

Es importante recordar que el sistema de mensajeríainstantánea, así como el correo electrónico del trabajo, son propiedad de la empresa y todo lo que un empleado escriba allí puede ser leído por otras personas y/o supervisado, y si lo que dice es inapropiado o rompe con las normas de la compañía, el empleado puede terminar despedido.

Con el fin de evitar esta situación, existen ciertas normas que todo empleado debe seguir:

 

Recomendaciones en el uso de la mensajería instantánea

Sólo por trabajo. Si te estás comunicando por el “chat” o desde la computadora de la empresa, la conversación debe ser estrictamente laboral. El messenger de la oficina no es para chismear o para preguntar “¿cómo te fue en la cita médica?” o contarle a tu amiga en otro departamento sobre tu novio.  Despidos se han dado, y de personas con altos cargos, por intercambiar mensajes románticos o sexuales.

 

Con quien hablas. Ten muy en cuenta a quién le estás hablando en el mensaje y regula tu lenguaje según la confianza que tengas con esa persona, su cargo dentro de la empresa y su personalidad. Por ejemplo, mientras a algunos les gustará recibir una carita feliz, otros lo encontrarán infantil y poco profesional.

 

No seas insistente. En ocasiones la persona no puede contestar enseguida el mensaje porque está en reunión o atendiendo a alguien más. En lugar de insistir enviando una y otra vez el mismo mensaje, espera un rato antes de volver a escribir, pasa por su oficina o dale una llamada telefónica.

 

Abordar al compañero de trabajo en persona es una actitudmás cortés.

 

No todo se puede decir por “chat”. Así como es de pésima educación terminar una relación por teléfono o mensaje de texto, así también en las relaciones laborales hay cosas que no se deben decir por mensaje de texto por diferentes razones, primero, este no es un espacio privado, otras personas pueden estarlo monitoreando; porque las cosas pueden sonar diferentes, más frías y duras por no ir acompañadas por voz o gestos.

Por ejemplo, el “chat” no es el medio para llamarle la atención a alguien o establecer puntos clave de un proyecto (esto debe quedar expresado de una manera más formal).

Recuerda que el mensaje instantáneo no se puede usar como constancia de “sí se le comunicó” o “sí le respondí”.

 

Despídete. El problema con los mensajes instantáneos es que uno no sabe cómo acabar la conversación. Por eso algunas personas sencillamente no responden en un momento.

No lo dejes en el aire, di un “gracias por todo, ahora voy a una reunión o seguiré trabajando en el reporte”, de manera que dejes claro que te despides.

 

Evita el humor y el sarcasmo. Puede no ser evidente por escrito que es broma, y termine malinterpretándose o incluso hiriendo a las personas.

Si no lo dirías en voz alta, tampoco lo escribas. Esos detalles que sabemos son incómodos para escucharlos o de mala educación decir, y que te daría pena expresarlos en persona, tampoco los digas por “chat”.

 

No olvides las reglas de cortesía. Así como una sonrisa puede obrar maravillas para animar a alguien, para establecer una relación o para conseguir algo, asimismo lo es el “gracias” y “por favor” por “chat”.

Nada de “necesito”, “quiero”, mejor sería un “podrías por favor” o “te agradeceré si…”.

 

 

 

 

 

 

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