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¿Cómo exponer un problema?

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Nuestra cultura hace que muchos de nosotros podamos pecar de quejosos por cualquier asunto (con nuestra familia, en el supermercado al hacer una larga fila, con el Gobierno de nuestro país cuando no toma alguna medida que queremos, etc.)

Sin embargo, esta manía puede ser más visible a la hora de exponer problemas en nuestro trabajo.

Para evitar que nos afecte y podamos presentar de forma eficiente los problemas, se exponen, a continuación, algunas recomendaciones al respecto.

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Cómo exponer los problemas

Decirlo a quien concierna.   No es ético ni profesional hacer comentarios por allí, para que caigan en oídos de otras personas y éstas reaccionen con aquellos directamente involucrados en el problema   Por esa razón, se debe ir de forma directa a quienes además de afectar la situación -voluntaria o involuntariamente- pueden resolverla. Incluso antes de acudir a un superior, debería hablarlo con los compañeros.

No llegar con el problema, sino con la solución. Trabajar significa que le pagan por realizar una actividad en beneficio de una organización y sus clientes o usuarios, y que, por ello, debe estar en capacidad de resolver los problemas que aparezcan en el camino.

Así que ningún jefe quiere escuchar a un querelloso o quejoso, sino que quiere saber qué puede mejorarse, y usted está allí para ofrecer esas alternativas que lleven a la empresa a desarrollarse aún más. Así que ni se le ocurra hablar con el supervisor si no tiene claro cuál o cuáles podrían ser las soluciones.

Siempre de manera amable. Cuando se expone un problema, lo más probable es que sea necesario hacer una crítica, y esto, aunque sea constructivo, puede herir o incomodar a la otra persona.

Para evitar cualquier conflicto, se recomienda llevar la conversación en un tono amable. Se requiere de dos personas para pelear, así que mientras una toma una posición serena, profesional y justa, el otro, por muy enojado que esté, no creará conflicto, o si lo crea tendrá que retractarse enseguida, siempre que usted, del otro lado, no ofrezca golpes sino soluciones.

Poner por escrito. En ocasiones hay que exponer el problema por escrito, en reportes, informes, memorando e incluso con correos electrónicos, pues es importante dejar en papel (que debe archivarse) cuál era el problema, cómo apareció, qué daños causó y cómo se resolvió. Con esta información escrita se procura : a) Evitar la repetición de la falla y b) Tener una constancia que la anomalía fue resuelta y que uno, como trabajador eficiente, cumplió con su responsabilidad.

No empeñarse en buscar culpables. Realmente no se debe perder el tiempo buscando culpables entre sus compañeros para que éstos reciban un castigo (memorando de incumplimiento, amonestación, etc.) cuando en realidad la prioridad es encontrar soluciones. Tampoco resulta conveniente recordar al compañero cómo se equivocó. El trabajo es resolver, no condenar.

Recuerde que lo importante es el aporte soluciones, En otras palabras, no llegue con el problema, sino con la solución.

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