Ahora sí, organice su espacio de trabajo

Publicado en Empleo y vida en el trabajo

Un espacio de trabajo organizado no sólo da una buena imagen profesional sino que también minimiza la sensación de estar abrumado de trabajo y ahorra tiempo a la hora de tratar de encontrar algún artículo o documento que se requiere.

Sin embargo, en ocasiones, la tarea no resulta fácil y puede que, arreglemos nuestro espacio y, de pronto, todo se desorganice al buscar un papel.

Existen algunas recomendaciones que se pueden seguir al momento de organizar el espacio de trabajo.

Tener un lugar para cada cosa. Algunas personas pueden, tras un vistazo, decir, “alguien ha estado en mi puesto”. Esto se debe al hecho que guardan o colocan los objetos en el mismo lugar y esto incluye desde las llaves hasta las tazas. Si una persona se acostumbra a poner las tijeras, la engrapadora, las tazas en un mismo sitio y a colocarlas allí luego de usarlas, la vida se simplifica y se deja de perder valiosos minutos buscando, por ejemplo, la tijera.

Botar a diario. Es necesario tomar unos minutos del día para despejar el escritorio. Hay quienes recomiendan hacerlo antes de teminar el día laboral, para en la mañana encontrar todo en orden. Hacer esta revisión diaria permitirá percatarse de algún papelito o carpeta con un asunto pendiente por resolver.

No dejar los papeles personales en la oficina. La oficina no es una sucursal de la casa. Es necesario mantener lo personal en el hogar. Es decir, en el puesto de trabajo no se debe acumular, y menos en forma desordenada, las facturas personales, los talonarios de pago, el regalo que el amigo secreto dio hace seis meses, etc. No se debe llenar el puesto de adornos que no se aprecian por estar acumulados unos sobre otros.

Tener sólo lo necesario sobre el escritorio Es necesario tener sobre el escritorio sólo lo que usa con frecuencia: agenda, documentos del proyecto en el que está trabajando y un lapicero organizado. Mantenga su teléfono a la derecha si es diestro, y al lado una libreta para apuntar mensajes y así mismo es necesario despejar la mesa de trabajo de lo que no se usa con frecuencia. Por ejemplo, cuando la engrapadora o la base del cinta adhesiva, es mejor mantenerlas en el gavetero. Se debe archivar los documentos con los que no se está trabajando en el momento y llevar una lista de tareas para que así no se olviden los proyectos pendientes. Recuerde que es mejor evitar el desorden, ya que éste resta inspiración y tiempo.

Romper ese papel. Si, debido al apuro, se tuvo que apuntar una dirección o un teléfono detrás de un papel o sobre un post it, es mejor asegurarse de romperlo tan pronto se termina de usar. Muchas veces se acumulan esos papeles y luego uno no recuerda ni sobre qué eran. A la hora de apuntar datos es mejor hacerlo en una agenda o en una libreta fija. No se debe olvidar apuntar al lado del teléfono el nombre y el cargo de la persona.

Llevar un directorio telefónico. Una manera de evitar tener números de teléfono pegados en papelitos o apuntados sobre el escritorio es disciplinarse y hacer un directorio telefónico propio. Hay quienes lo crean como un documento en la computadora o en el teléfono celular, aunque lo más seguro es hacerlo en una libreta o en uno de esos directorio que usan tarjetas para insertar. Se debe evitar apuntar teléfonos detrás de la agenda porque cuando se acaba el año la cambiará y es difícil encontrar el tiempo para transcribir todos los números.

Usar sólo una taza. Es un misterio cómo ocurre, pero, de pronto, se tiene sobre el escrtorio hasta cinco tazas, y como no se pueden usar todas a la vez, son un estorbo. Usar varias, como lapiceros, tampoco es buena idea. No se debe comprar más tazas, si no más bien regalarlas o llevarlas a casa las que sobran. Solo se necesita una para el té o el café.

Tener la canasta de la basura cerca. Si es necesario levantarse para ir a arrojar los papeles, se pensará dos veces hacerlo y se irá acumulando desperdicios en el escritorio. Tener el cesto de la basura a mano simplifica la acción de desechar y, a la vez, ayuda a organizar el espacio de trabajo