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10 reglas para una reunión exitosa

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En nuestra vida laboral asistimos a reuniones en las que somos una participante más y otras en que somos la líder. Puede ser que debas presentar un proyecto, o seas a quien se le presenta la información.

A veces las reuniones son una lluvia de ideas entre equipos multidisciplinarios acerca de un tema específico o puede ser que participes en una reunión de accionistas o de nivel ejecutivo.

Cualquiera que sea el motivo de la reunión, tu participación debe aportar positivamente a la construcción y reforzamiento de tu marca personal dentro de tu entorno laboral.

10 reglas para las reuniones éxitosas

1- Prepárate e infórmate Cuando recibes en tu Outlook una invitación para una reunión y el tema no te es familiar, comunícate con el organizador e infórmate. De esa manera, te puedes preparar para cualquier pregunta que puedan hacerte y participar de una manera activa y positiva en la reunión.

 

  1. Acuéstate temprano Si la reunión es a primera hora de la mañana, asegúrate de tener un buen descanso. Ocho horas de sueño es lo recomendado y para lograrlas debes acostarte temprano. Desayuna antes de salir para tener energía y llega 15 minutos antes de la hora indicada.

 

  1. Cuida tu apariencia personalTu imagen debe ser nítida. Cuida las uñas. Si las tienes pintadas, asegúrate que no estén peladas. Tu cabello debe estar bien peinado, si lo usas recogido utiliza gel o productos para mantenerlo controlado.

En la oficina, siempre debes estar maquillada, sin excesos. Utiliza tonos neutrales que favorezcan tu tono de piel para verte siempre bien arreglada.

 

  1. Manejo de colores y estilos Independientemente del rol que tengas en esta reunión, debes vestirte adecuadamente y de acuerdo al entorno laboral. Recomiendo utilizar colores neutrales pues te hacen ver siempre elegante. Toma en cuenta que el color rojo te hará ser el centro de atención. Recomiendo cautela con este color. Si eres la presentadora, debes tener conocimiento profundo del tema pues el rojo es un color que incentiva preguntas y cuestionamientos.

Cuida los escotes o abertura de tus camisas para no dar un mensaje equivocado. Un escote muy profundo o una camisa muy abierta y ajustada, que permite ver más de lo necesario, es un captador de atención que le resta a la imagen ejecutiva que deseas proyectar.

 

  1. Puntualidad Siempre debes estar a tiempo para todas las reuniones, independientemente de cual sea tu rol. Si vas a llegar tarde, informa al organizador que te retrasarás. Si eres quien debe presentar, debes organizar tu agenda para poder llegar a tiempo. Los asistentes a reuniones ejecutivas tienen agendas apretadas y valoran enormemente que se respete su tiempo.

 

  1. Equipos electrónicos Si bien vivimos en la era de los dispositivos electrónicos, es de mala educación leer mails, cha-tear y revisar nuestras redes mientras estamos en una reunión. El mensaje que estamos enviando es que no nos interesa el tema que se está tratando. Utiliza tus dispositivos únicamente para buscar información que te soliciten y sea relevante para la reunión.

 

7 Escuchar  Es importante escuchar a quien presenta y también las observaciones de los participantes. Estas podrían generar consultas o tareas para ti por lo que debes estar alerta.

 

  1. Preguntar o no preguntar  Bemard Roth, director académico del dschool de la Universidad de Stanford, plantea en su libro The Achievement Habit que las preguntas que inician con “¿por qué?” motivan una actitud defensiva en la persona a quien se le pregunta. Por otro lado indica que, generalmente, hacemos preguntas para ganar estatus con nuestros superiores y no porque realmente exista una duda. Las preguntas genui-nas y que generan análisis del tema promueven un diálogo en el cual se involucran todas las partes.

 

  1. Participa asertivamente  Si eres una persona muy extrovertida y necesitas dar tu opinión, antes de hacerlo, asegúrate que lo que quieres decir aporta positivamente a la reunión. Hazte las siguientes preguntas: ¿Puedo sustentar mi opinión racionalmente? ¿Cómo mi opinión mejorará esta situación específica? Si puedes responderte esas preguntas, tu opinión será valiosa para el equipo.

 

  1. Cumple con tus tareas Generalmente, luego de una reunión de trabajo, quedan tareas y fechas de entrega. Cumple con los compromisos que te fueron asignados en la fecha que corresponde. Si eres quien asignó estos compromisos, debes darles seguimiento para asegurarte que el trabajo se ejecute.

En ambos casos, este comportamiento construye una reputación positiva en términos de confianza, responsabilidad y generación de resultados.

 

 

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