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El uso del buzón de voz y el correo electrónico desde la perspectiva de los recursos humanos

Los avances tecnológicos ofrecen una amplia gama de ventajaspara las organizaciones en este mundo globalizado.  En especial, permite que personas separadas por largas distancias físicas y por diferencias de horarios puedan comunicarse de manera eficaz.  Dos de las más empleadas herramientas tecnológicas para la comunicación son el contestador automático/buzón de voz y el correo electrónico (e-mail).

En ocasiones, la gente lo utiliza para filtrar llamadas y evitar, así, a personas con las que no quieren hablar, simulando que no están en la oficina, pero filtrar demasiadas llamadas puede ser fuente de conflictos en la empresa. De allí que el departamento de recursos humanos deba establecer normas claras, como las siguientes, con el fin de contrarrestar esta situación.

• Asegurarse de que todo el mundo comprende el sistema.  Es importante que hasta los colaboradores  eventuales recién contratados conozcan cómo manejar el buzón de voz y qué normas existen en la empresa con respecto a su uso.

• Implementar la política de respetar al que llama. El departamento de recursos humanos debe implementar como procedimiento o política dentro de las organizaciones que cada vez que un empleado se va a ausentarse por cuestiones de negocios o por vacaciones,  deje un mensaje para que si alguien lo llama sepa cómo ponerse en contacto con él o con su reemplazo.

• Limitar la capacidad de los mensajes   Para evitar que los mensajes sean excesivamente largos se debe dar  un límite para cada mensaje individual en 60 segundos.  Igualmente, es recomendable programar el sistema de forma tal que no se deje llenar el buzón por demasiadas llamadas sino que sólo tenga capacidad de recibir cinco o seis mensajes distintos.

• Tomar medidas drásticas si continúa el problema.  Si se observa que la situación continúa, a pesar de las medidas que se han implementado, el departamento de recursos humanos puede prohibir el uso de los contestadores cuando los empleados están en la oficina.

El correo electrónico o e mail

El correo electrónico o e-mail permite a los empleados deuna empresa comunicarse, en forma rápida, entre si mediante el envío de mensajes electrónicos escritos desde las terminales de los ordenadores personales conectados a una red. Además, el correo electrónico permite comunicarse con personas que pueden estar ubicados en otros países. 

A pesar de sus muchas ventajas, el correo electrónico presenta algunos problemas dentro de las empresas que deben ser considerados. 

Uno de ellos es que los colaboradores, en ocasiones, abusan de esta tecnología, creando un exceso de información, ya que envían correos electrónicos innecesarios a listas de compañeros de trabajo que a veces incluyen hasta 100 o más lo que puede saturar el servidor de correo y hacerlo colapsar.

Otra situación surge por la tendencia de la gente a imprimir todos los mensajes que reciben, provocando un gasto excesivo de papel que es justo lo que se pretende evitar mediante el correo electrónico.

Igualmente, los empleados pueden recibir un correo electrónico desde fuera de la empresa con un virus, troyanos o gusanos que puede destruir información valiosa contenida en un ordenador o pueden recibir por medio de un correo un programa que permite que personas de afuera de la empresa obtengan  información confidencial de ella.

Otra problema se presenta cuando los empleados utilicen el correo de la empresa para extender rumores, información falsa y quejas en muy poco tiempo o para enviar o recibir todo tipo de información personal incluyendo documentos y fotos.

El departamento de recursos humanos debe manejar esta situación con cuidado, ya que al tomar medidas para evitar las situaciones antes descritas, los empleados pueden indicar que están invadiendo su privacidad.  Sin embargo, cruzarse de brazos tampoco es lo más conveniente.

En este sentido, es importante que el departamento de recursos humanos señale a los empleados que debido a que no se puede garantizar la confidencialidad de su correo electrónico y para protegerse contra posibles delitos que puedan cometer personas fuera de la empresa a través del ordenador, es necesario elaborar directrices para el uso del correo electrónico.

Algunos ejemplos de directrices que pueden implementar el departamento de recursos humanos para la mejor utilización del correo electrónico son lo siguientes:

• Formar un equipo de empleados, especialmente del área de informática, cuya misión sea obtener el máximo de productividad mediante la creación de protocolos de comunicación y, a la vez, establecer controles en el servidor de los correos electrónicos o la instalación de programas especiales para ello. 

• Recomendar la creación de ficheros electrónicos para los mensajes que tengan que guardarse y organizarlos en carpetas por temas para que su recuperación sea rápida.

• Crear una carpeta común o un tablón de anuncios electrónico, al que los emisores puedan enviar informes y memorandos dirigidos al conjunto del personal. Así, se puede ahorrar un espacio considerable en el sistema y mucho tiempo.

• Solicitar que, en los ordenadores de la empresa, se desactive la alarma que avisa al receptor que ha recibido un mensaje para evitar las constantes interrupciones del trabajo.

Las tecnologías, antes mencionadas, brindan un sinnúmero de posibilidades para las empresas modernas.  Sin embargo, es importante que el departamento de recursos humanos ayude a la gerencia con el fin de que el uso que se les den sean los mejores.

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