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Procedimiento para analizar la entrevista

en la selección de personal eficaz

 

Este documento es un modelo de un procedimiento para analizar la entrevista de forma tal que se logre desarrollar la habilidad para entrevistar y analizar los datos con el fin de seleccionar el personal más adecuado.

Es importante observar que el factor decisivo para el éxito de una compañía sigue siendo su recurso humano. 

Por tanto, el Gerente/ Supervisor de Departamento debe prepararse para la entrevista y así obtener información que conlleve a un pronóstico válido con el fin de tomar la mejor decisión en el proceso de selección de personal, conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos.

   

Una de las funciones de la entrevista es permitirnos ir más allá del conocimiento de lo que hicieron para saber cóm lo hicieron.  Eso es lo que “compramos” cuando contratamos a alguien.

 

La entrevista

Al efectuar una entrevista, usted debe dominar las siguientes sencillas, pero poderosas fases del proceso que permitirán crear una atmósfera adecuada.

1.    El saludo

2.    Charla informal

3.    Mantenimiento de la relación armoniosa

En la guía de entrevista que presentaremos en este procedimiento, se les explica el manejo de estos procesos esenciales para que el candidato sea espontáneo durante la entrevista y así lograr la mayor cantidad de  información  requerida.

Otro aspecto de importancia que se debe resaltar en una entrevista es el evitar la formulación de preguntas cerradas.  Una pregunta cerrada es la que puede contestarse con una sola palabra: “sí “ o “ no” y usualmente comienzan de la siguiente forma:

Está                     Hay

Puede                  Debe

Quiere                  Ya

Podría

Algunos ejemplos de preguntas cerradas son:

·         ¿Está todavía interesada en la posición?

·         ¿Hay formas alternativas de hacer eso?

Una pregunta abierta, por el contrario, es la que estimula a quien la contesta a responder de una forma más compleja y extensa (más allá de un simple sí o no).  

Algunos ejemplos de preguntas abiertas eficaces son:

·         ¿Cuáles fueron algunos de sus logros?

·         ¿Cómo hizo para resolver ese problema?  ¿Por qué lo hizo de esa manera? 

·         ¿Dígame algunas de las alternativas que consideró?

Hay que destacar que ningún componente del proceso de selección tiene una importancia tan decisiva como tener, desde el principio, una idea precisa de lo que se busca del cargo vacante (descripción del puesto y sus requerimientos), ya que esa es la verdadera razón que hay detrás de las preguntas que se le hará al candidato y lo que le dará sentido a las respuestas.  

Este es un factor de suma importancia que debe tomar en cuenta todo Supervisor/Gerente antes de  proceder a entrevistar.

 

Guía de la entrevista y preguntas de seguimiento

En esta guía se utilizan las sondas de paso único.  Ejemplos de palabras que introducen sondas de paso único: 

Qué

Cuéntame

Revise

Explique

Describa

Ëstas son utilizadas en las preguntas cuando se comienza la exploración de la superficie de un evento. Si la sonda de paso único revela algo de naturaleza relacionada con el cargo, debemos sondear más detalladamente. 

Para sondear detalladamente, se debe pasar a las sondas de dos pasos.  Ejemplos de palabras que introducen sondas de dos pasos:

Cómo

Por qué

Quién

Cuándo

Cuál

Déme un ejemplo

Siguiendo la guía de la entrevista, usted está preparado para contestarse:

·         ¿Puede el aspirante hacer el trabajo?

·         ¿Querrá hacer este trabajo? y

·         ¿Encajará en nuestro conjunto especial de circunstancias?

Estas tres amplias interrogantes es lo que, en definitiva, el Gerente/Supervisor tiene que poder contestar (adj. Hoja de análisis de entrevista), para así tomar decisiones con más precisión y permitirle hacer comparaciones más exactas, entre los diferentes candidatos, conllevando a una selección de personal eficaz.

 

Ejemplo de una entrevista

·         Saludo:  Sondee con  Qué...

                                              Dígame...

                                        Reseñe...

                                        Explique...

                                        Describa...

                                        Déme un ejemplo...

Charla informal (Pasatiempos, intereses, viajes, cuidad de residencia, etc.)

    Preguntas de transición (Elija una)

    ¿Cómo llegó a interesarse en nuestra organización?

    ¿Cómo se enteró de la oportunidad de empleo?

    ¿Qué contacto ha tenido con nosotros en el pasado?

    ¿Qué sabe usted del cargo al cual aspira?

 

Visión general

Antes de empezar permítame darle una idea de lo que me gustaría tratar hoy.  Quiero revisar sus antecedentes y su experiencia para poder decidir si tenemos oportunidades apropiadas para sus talentos y para sus intereses en nuestra organización.  De manera que me gustaría tener información sobre los trabajos que ha desempeñado, su educación, sus intereses, sus actividades ajenas al trabajo y cualquier otro asunto que usted quiera contarme.  Y después de revisar sus antecedentes, quiero darle información sobre nuestra organización y sobre el cargo mismo y contestarle las preguntas que pueda tener.

 

Experiencia de trabajo Una buena manera de empezar sería con su experiencia de trabajo.   Estoy interesado en los cargos que usted ha desempeñado, cuáles fueron sus deberes y sus responsabilidades, qué cosas le gustaron o le disgustaron y lo que usted considere que ganó con su desempeño.   Empecemos con una breve reseña de sus primeras experiencias de trabajo, cuando haya trabajado por horas, durante su tiempo de estudios o durante el verano y luego nos concentraremos más detalladamente en sus cargos más recientes, ¿Qué recuerda de su primer empleo?

 

Comencemos tratando los primeros empleos incluyendo los de trabajo por horas, los de jornada completa y el trabajo voluntario.  Termine comentando planes futuros:

Pregunte:

ü Las cosas que le gustaron más

ü Las cosas que le gustaron menos

ü Los logros – cómo los obtuvo

ü Qué aprendió del cargo

ü Problemas difíciles que enfrentó – cómo los resolvió

ü Oportunidades de promoción y avance

ü Formas más eficaces con la gente

ü Tipo de retos – cómo los enfrentó

ü Razones para cambio de empleo

ü Frustraciones en el empleo – cómo las resolvió

ü Ambiente de trabajo preferido

ü Qué busca en el cargo – en una carrera

 

Educación Usted me proporcionó una buena reseña de su experiencia de trabajo. Ahora hablemos de su educación.  ¿Por qué no empezamos brevemente con la educación secundaria para tratar luego los estudios más recientes y cualquier capacitación especializada que usted haya recibido en el trabajo? 

Estoy interesado en las materias que le gustaron más, en sus calificaciones, en sus actividades extracurriculares y en cualquier otro asunto que considere de importancia. ¿Qué tal le pareció la escuela secundaria?

Empiece con la escuela secundaria y después revise la universitaria y cualquier educación adicional.  También revise la capacitación en el trabajo que sea especializado, cursos recientes y planes educativos futuros.

Pregunte:

ü  Qué materias le gustaron más

ü  Qué materias le gustaron menos – por qué?

ü  Reacciones ante los profesores

ü  Por qué escogió la universidad

ü  Cómo escogió área de concentración

ü  Los cursos más difíciles

ü  Los logros principales - ¿cómo los obtuvo?

ü  Actividades extracurriculares

ü  Relación de la educación con la carrera

ü  Satisfacción con la educación

ü  Capacitación especializada (en el trabajo)

ü  Cursos recientes

ü  Planes educacionales futuros

 

Actividades e intereses Volviendo al presente, me gustaría darle a usted la oportunidad de mencionar algunos de sus intereses y sus actividades ajenos al trabajo – pasatiempos, lo que usted hace para distraerse y relajarse y cualquier actividad comunitaria.  ¿Qué hace usted en su tiempo libre?

 

Dé oportunidad para discusión de intereses, pasatiempos, compromisos cívicos y comunitarios, preferencias geográficas, y cualesquiera limitaciones personales que puedan impedirle satisfacer los requerimientos específicos del cargo.  Asegúrese de que las preguntas sean aplicables al cargo.  Evite las discusiones personales.

Pregunte:

ü  Actividades de tiempo libre

ü  Pasatiempos e intereses

ü  Compromisos comunitarios

ü  Qué aprendió de esas actividades

ü  Actividades que desea, pero a las cuales no se ha dedicado

ü Habiendo determinado todos estos compromisos, disponibilidad

para requerimientos específicos del cargo, tales como:

ü  Viaje

ü  Reubicación

ü  Tiempo extra

ü  Trabajo de fin de semana

ü  Trabajos nocturnos

 

Autoevaluación:

Aspectos positivos

Ahora tratemos de resumir nuestra conversación.  Reflexionando sobre todo lo que hemos tratado hoy, cuáles diría usted que son sus aspectos positivos – las cualidades tanto personales como profesionales que hacen de usted un buen candidato para cualquier empleador?

 

Pregunte:

ü  Qué contribuciones ha hecho

ü  Habilidades y talentos específicas

ü  Revisión de desempeño reciente (positivo)

ü  Las mejores cualidades, a juicio de otros

ü  Intereses significativos

Necesidades de desarrollo

Usted me informó sobre algunos aspectos realmente positivos, ahora me gustaría oír algo sobre las áreas que le gustaría desarrollar más.  Todos tenemos cualidades que nos gustaría cambiar o mejorar.  Dígame algunas de las suyas.

 

Pregunte:

ü  Areas de mejoramiento

ü  Cualidades que desea desarrollar más

ü  Consejo recibido de otros

ü  Areas de mejoramiento en el trabajo con otros

ü  Capacitación o experiencia adicionales necesarios

ü  Revisión de desempeño reciente (aspectos por mejorar)

 

Pregunta de transición (para la fase de suministro de información) Usted me proporcionó una buena reseña de sus antecedentes y su experiencia y he disfrutado conversando con usted.  Antes de iniciar mi reseña de nuestra organización y del cargo ¿hay algo más en sus antecedentes que le gustaría tratar?   ¿Tiene usted algunas preguntas o intereses específicos antes de que yo le dé información sobre el cargo y sobre las oportunidades que hay aquí?

 

Presentación de información y contestación de preguntas

Muy bien, ahora tengo alguna información que me gustaría darle:

(Reseñe la organización, el cargo, los subsidios, la ubicación, etc.)

(Adapte su presentación a su interés en el candidato)

 

Informe sobre:

ü  Oportunidades de carrera

ü  Movilidad

ü  Ubicación

ü  Capacitación

ü  Salario

ü  Subsidios

Terminación

¿Tiene usted algunas otras preguntas acerca de nosotros, del cargo o de alguna otra cosa? ¿Cuál es su nivel de interés en nosotros en este momento? (Explore cualesquiera dudas o reservas) Permítame reseñarle cuáles son los pasos siguientes (Termine la entrevista) Quiero agradecerle por haber venido hoy.  

El Departamento de Recursos Humanos realizará la entrevista inicial completa que cubra todas las categorías básicas de la estructura.  Sin embargo, se podrá concentrar en el factor que más conoce.  Por ejemplo: “puede hacer” -habilidad analítica, inteligencia, habilidad para redactar, liderazgo, etc.  Es decir, procederá a lo largo de la entrevista a concentrarse más en la experiencia de trabajo, educación, intereses y actividades y autoevaluación.

El Gerente/Supervisor de Departamento se concentrará más en evaluar  los factores “quiere hacer” y “encaja”.  Esto cubriría la estructura completa de la entrevista.  Para así, en la última etapa del proceso de selección,  contrastar impresiones entre los  entrevistadores y lograr una selección eficaz.

 

 

 

 

 

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