A continuación se proporciona una serie de recomendaciones para poder hacer uso correcto del dinero asignado y la posterior presentación de los gastos.

Verificación del viático asignado

Tan pronto la empresa señala que se debe realizar un viajede negocios hacia un determinado lugar, es necesario confirmar que el viático asignado corresponda realmente al costo de los servicios e insumos en el país al que se viajará.  Para ello, se puede confirmar vía Internet los  precios de comidas, hoteles, transporte, etc..

Siempre es mejor que sobre un poco de dinero a que falte, para no recurrir a los recursos propios o tarjetas de crédito. Tampoco conviene que sobre mucho, ya que la empresa puede, basado en esta experiencia, reducir los viáticos en el futuro.

Conocer las reglas

No todo lo paga la empresa, y, por ello, es bueno conocer, desde el primero momento, qué no entra en gastos laborales. Por ejemplo, algunas compañías cubren llamadas a casa, otras no.

Averiguar qué requiere la empresa para rembolsar los gastos

Es importante saber qué procedimiento tiene la empresa para rembolsar en especial en el caso que se haya gastado dinero de recursos propios.  Puede que sencillamente se tenga que presentar la factura o justificar el gasto extra de alguna otra manera.  Todo esto influirá en la manera como uses el dinero.

Llevar un diario de gastos

Cada mañana, al despertar, se debe anotar la fecha en una libreta pequeña, y luego apuntar durante el transcurso del día cada gasto que se haga, ya sea del dinero de la empresa o de recursos propios, pero destinados para asuntos relacionados con la compañía.  Es mucho más práctico y preciso que tratar de recordar tres días después en qué se usó el dinero.

Solicitar facturas de todo

Debido a que el dinero es de la empresa, se requiere justificar su uso, y esto se hace mediante facturas o comprobantes de algún tipo. En los casos que no exista como, por ejemplo, el de un valet parking, el tiquete del subterráneo o un taxi en algunos países, se requiere detallar en el diario de gastos mencionado arriba.

No invitar

Sólo si la empresa ha contemplado la realización de invitaciones a comer de clientes o socios,  se debe incurrir en estos gastos.  

No gastar de más

Resulta, en ocasiones, difícil poder mantenerse dentro de lo presupuestado para el viaje, pero no imposible. 

Por ejemplo, las llamadas desde el teléfono móvil o desde la habitación del hotel pueden ser prácticas, pero no ahorrativas, ya que cobrarán un monto adicional que puede resultar en una diferencia de cientos de dólares.  Una alternativa económica podría ser el usar tarjetas de teléfono en teléfonos públicos o fijos o incluso se puede realizar llamar vía Internet, los cuales pueden hasta resultar gratis.

En cuanto al servicio de taxis hacia el aeropuerto, éste resulta, por lo general, una opción costosa. La mayoría de las ciudades, dentro de su sistema de transporte público, brindan una o varias opciones para llegar al aeropuerto desde diferentes áreas. Se puede considerar tomar un taxi sólo hacia la estación de donde sale el transporte más directo al aeropuerto (bus o tren). También resulta conveniente averiguar si el hotel ofrece transporte al aeropuerto  a un precio más competitivo.

Presentar el reporte de gastos con prontitud

El profesionalismo también se mide en la claridad y prontitud con la cual se presenta el informe de gastos. Conviene realizarlo lo más exacto posible, ya que puede influir en el concepto que tenga la empresa sobre cuán bien se hace el trabajo.

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