La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona.

Bajo este marco, la capacitación busca básicamente:

Promover el desarrollo integraldel personal, y como consecuencia el desarrollo de la organización.
Propiciar y fortalecer elconocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mínimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitación organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

Análisis situacional de la organización

Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a ofreer al público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen

El éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración de los elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función específica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateneiendo a un objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su que hacer, éstos se refieren a las condiciones sociales, políticas, económicas, culturales, educativas y físicas del contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe representar para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda.

La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio ambiente y del mismo centro de trabajo.

Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar la situación real que en términos generales prevalece en el centro de trabajo.

El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la primera fase del proceso capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividad posteriores.

Por lo anterior, éste debe reflejar información sobre:

Misión, objetivos y metas laborales
Proceso productivo
Estructura organizacional
Funciones y líneas de autoridad
Recursos disponibles
Clientes y proveedores
Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la componen.

Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitación

La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser satisfechas con la misma.

Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en cuanto al desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción, formación, actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan indicadores que guiarán el curso de las acciones de capacitación; por lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnóstico de Necesidades

La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación son:
Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos
Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo, desperdicio.
Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.
Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización de máquinas y equipo.

La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las características del diagnóstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán sustancialmente de la veracidad de la información.

Factores que provocan necesidades de capacitación

· Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados

· Trabajadores transferidos o ascendidos

· Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo

· Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa

· Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la organización.

Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situación que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

Localización de necesidades reales a satisfacer
Determinación de perfiles depuesto y/o actualización de los mismos.
Identificación clara del universoa capacitar, número de trabajadores, áreas y puestos.
Definición de objetivos y metasconcretas factibles de alcanzar
Estructuración de un programa detrabajo con tareas definida
Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las acciones que se programen

Poner formularios

Elaboración del plan y programas

Constituida y registrada la comisión mixta, se procede a la estructuración del plan y programas de capacitación con base en los resultados obtenidos del diagnóstico de necesidades.

Constituyen en si el conjunto de acciones sistematizadas para orientar el proceso capacitador en un centro laboral o conjunto de ellos.

El plan permite tener una visión general acerca de lo que se desea realizar, por lo que considera:

Datos generales de laorganización. Nombre, dirección, registro ante el IMSS y RFC, etc.
Puestos de trabajo que involucra.
Número de trabajadores que seráncapacitados.
Perlado de tiempo en que serádesarrollado.
Prioridades de atención
Eventos a realizar.

Los programas como parte sustancial del plan son la descripción detallada de un conjunto de actividades de instrucción - aprendizaje tendientes a satisfacer las necesidades de capacitación de los trabajadores y que pueden estar constituidos por temas, subtemas y/o módulos.

Elementos de un programa

Relación de eventos a impartir por puesto de trabajo.
Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en los trabajadores
Contenido temático del evento.
Técnicas grupales e institucionales que facilitarán el proceso instrucción - aprendizaje.
Los recursos didácticos que apoyarán y facilitarán la asimilación de conocimientos a los participantes.
Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones.
Duración total en horas de cada uno de los eventos que se programen.
El instructor y/o institución capacitadora responsable de los eventos previstos.

Modalidades para impartir capacitación

Elaborados el plan y programas de capacitación, el siguiente paso es llevarlos a la práctica; es decir, operar las acciones de capacitación. Para ello se deben prever algunos aspectos antes, durante y después de la realización de los eventos.

1. Seleccionar la modalidad de capacitación más adecuada:

CURSO

Evento de capacitación formal.
Desarrolla la adquisición deconocimientos, habilidades y actitudes.
Puede combinar la teoría y lapráctica.
Su duración depende del tiempodisponible y contenidos, en promedio 20 horas.
Se emplea cuando se deseainvolucrar al trabajador en actividades más teóricas.

TALLER

Evento de capacitación que desarrolla temas vinculados a la práctica.
Es de corta duración (menor de 12 horas)

SEMINARIO

Tiene como objetivo la investigación o estudio de temas.
Los participantes fungen como investigadores.
Se conforman por grupos dediscusión y análisis de temas.
Su duración es corta (2 a 4 horas diarias aproximadamente).
Se utiliza para tener unconocimiento más profundo de determinados temas y/o situaciones.

CONFERENCIA

Su finalidades proporcionar información, datos,. temas, etc.
El ponente debe ser un experto que explique, ilustre, etc.
Su duración es relativa, depende de la prolongación de las sesiones.
Se lleva a cabo principalmente para capacitar a personal de nivel directivo y cuando se dispone de poco tiempo para el desarrollo de un tópico o grupo de ellos.

2. Los requisitos para su conformación son::

Revisar el programa de capacitación a fin e determinar con claridad los objetivos generales, particulares y específicos.

Análisis del contenido

Se revisan los temas y subtemas para establecer el manejo, orientación y metodología de instrucción.

Selección, ordenamiento deactividades y técnicas de instrucción
Asignación de tiempos (del instructor y participantes).
Selección de recursos ymateriales didácticos a emplear por evento.

Agentes capacitadores

Otro elemento importante a considerar para la operación de las acciones se refiere al papel de los agentes capacitadores, pues de ellos depende en gran medida los resultados que se obtengan de los eventos, son una parte a considerar en la planeación de los mismos y en las sesiones de instrucción así como un factor sustancial en la presentación del plan y programas de capacitación.

Existen diferentes tipos de agentes capacitadores de acuerdo a sus características y funciones así como por lo establecido en los artículos que determinan su fundamentación jurídica.

Recursos didáctiso

Audible

Grabación (disco y cintas)

Video

No proyectable: Pizarrón, carteles, rotafolio, franelógrafo, modelos, libros, maquinaria y equipo.
Proyectable: Transparencias, acetatos, proyección de cuerpos opacos

Audiovisual

Películasen cine y videotape, televisión, transparencias unidas a un guión grabado.

Criterios para seleccionar los recursos didácticos

Analice los objetivos para definir el área de dominio (cognoscitivo, afectivo, psicomotriz) que se trabajará.
Considere la madurez, interés y aptitud del grupo para evitar el uso de recursos infantiles, complicados y confusos.
Identifique las ventajas y limitacionesde cada uno de los recursos que se pretende elegir y opte por el que proporcione mayores ventajas.
Al elegir un recurso se debe pensar enmantener un equilibrio, con ello se evitará el abuso de uno solo, que puede provocar aburrimiento.
Considere la actividad particular deinstrucción, porque a pesar de que un recurso satisfaga los requerimientos para su utilización, puede no ser adecuado para un tema específico.
Identifique el dominio que tenga deltema y la habilidad como instructor para manejar los recursos.
Observe las instalaciones en donde sellevará a cabo la capacitación: la visibilidad, acústica, iluminación, ventilación, amplitud y recursos con que cuenta la empresa.